Требования к документообороту и регламентирующие нормативнометодические акты

В инструкции по делопроизводству компании в соответствии с п. 3.4.1 Методических рекомендаций Росархива в разделе «Организация документооборота» рекомендуется изложить положения, устанавливающие порядок:

• 1) приема и первичной обработки поступающих документов;
• 2) предварительного рассмотрения документов;
• 3) регистрации поступающих документов;
• 4) рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей;
• 5) регистрации отправляемых документов;
• 6) отправки документов;
• 7) обработки и учета иностранной корреспонденции;
• 8) регистрации и прохождения внутренних документов;
• 9) учета и анализа объемов документооборота;
• 10) организации работы с документами в структурных подразделениях.

При установлении требований к организации документооборота следует исходить из принципов:

• а) централизации операций по приему и отправке документов;
• б) распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
• в) организации предварительного рассмотрения поступающих документов;
• г) исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
• д) однократности регистрации документов;
• е) устранения необоснованных согласований проектов документов;
• ж) регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;
• з) выбора наиболее целесообразных способов доставки и отправки документов. Для этих целей могут использоваться любые средства связи по выбору организации: почта, электронная почта, курьерские службы и т. д.