Инструменты планирования времени

Существует множество различных средств, используемых для планирования времени. Выбирая наиболее подходящее для себя средство, необходимо ориентироваться на собственные склонности и предпочтения.

Так, например, людям зрительно-осязательного типа обычно больше нравятся бумажные планировщики. Скорее всего, вы относитесь именно к этому типу, если вас характеризует следующее описание.

• • «Вам легче всего думать, когда под рукой есть перо и бумага, записывая свои основные мысли.
• • Вы легче запоминаете, если излагаете информацию в письменном виде.
• • Вам нравится перелистывать страницы записной книжки или блокнота взад-вперед, чтобы увидеть или восстановить последовательность развития событий во времени.
• • У вас есть привычка помнить, в каком именно месте страницы вы записали нужные данные. („Я записывал номер телефона справа внизу, на уголке страницы“ .)
• • Вы составляете списки дел в соответствии со своими ассоциациями или группируя их по темам (что надо купить, кому необходимо написать, куда позвонить), а не в соответствии с их очередностью, приоритетом и хронологическим порядком.
• • Вы храните свои старые записные книжки и любите просматривать их много лет спустя.
• • В целом вы считаете компьютерные технологии планирования времени неуклюжими, громоздкими и требующими слишком много времени»^[1].

В зависимости от того, насколько значительный объем информации подлежит разместить в вашей системе планирования, вам может подойти либо вариант настольных/ настенных календарей, либо планировщик.

Настольные/настенные календари представляют из себя сетку, разбитую по дням — неделям — месяцам. Их удобно использовать тогда, когда перечень дел, которые должны быть отражены в планировщике, достаточно невелик и когда нет необходимости носить планировщик с собой в течение дня (или же когда вата работа не подразумевает покидания своего рабочего места).

Настенный календарь, помимо прочего, может использоваться и совместно — например, когда один сотрудник имеет необходимость отслеживать планы другого.

Ключевые недостатки такой системы планирования сводятся, с одной стороны, к малому количеству информации, которое может вместить календарь, а с другой — к отсутствию мобильности и ввиду этого — необходимости дублировать записи, чтобы иметь возможность унести составленный план с собой.

Ежедневники, органайзеры, блокноты. Существует огромное количество вариантов этих инструментов, содержащих самые различные виды страниц, бланков, формуляров, которые могут быть легко приспособлены к любой деятельности. Они могут иметь совершенно разные конструкции, позволяющие гибко подстраивать содержимое под индивидуальные потребности (кольцевые зажимы, раскрывающаяся обложка и пр.). Благодаря этому органайзер можно наполнять только необходимыми видами бланков и форм.

Их безусловным плюсом является абсолютная простота использования, наглядность, мобильность — вы можете всегда иметь их под рукой, чтобы в любой момент открыть, внести запись или проверить свой план, а также поставить пометки о выполнении или же промаркировать приоритетные дела.

Вместе с тем этот инструмент имеет и свои недостатки. Объем вносимой в него информации хотя и больше, чем у настольного или настенного календаря, но все же и он ограничен. При обилии вносимой в него информации ежедневник или органайзер постепенно «распухает» и теряет в своих мобильных качествах. Кроме того, невелики возможности редактирования, изменения записей и пр. (как известно, «что написано пером — не вырубишь топором»). Также этот инструмент исключает возможность совместного доступа к нему, а следовательно, не может использоваться для согласования планов, графиков, расписаний и пр. Наконец, при отсутствии дублирующего носителя информации потеря такого планировщика может обернуться полнейшей катастрофой.

Людям линейно-цифрового типа больше нравятся электронные планировщики. Вы относитесь к этому типу, если вас характеризуют следующие пункты.

• • «Вам легче думать, набирая текст на клавиатуре компьютера или на пишущей машинке.
• • Вы, скорее всего, будете искать нужное слово по имени, по первой букве или по цифре, чем пытаться вспомнить, где вы записали информацию, которую ищете.
• • Вам достаточно посмотреть на лист или на экран, отображающий день или неделю, чтобы увидеть перспективу и представить себе события в хронологической последовательности.
• • Вы чаше всего запоминаете запланированные задачи по дате, дням недели, времени суток. („Концерт состоится во вторник, через два дня после дня рождения моего мужа, в воскресенье, двадцать шестого числа“ .)
• • Вы думаете и группируете предметы в соответствии с их очередностью, приоритетом и хронологическим порядком, а не в соответствии с ассоциациями или с определенными общими тематическими свойствами.
• • У вас нет необходимости оглядываться на то, что вы сделали за прошедшие несколько дней, чтобы планировать, что делать сегодня или в течение предстоящей недели; вы держите в уме те дела, которые нужно перенести на следующий день.
• • Вы не чувствуете никаких неудобств при обращении с компьютерами или электроникой»^[2].

Вам будет удобно использовать либо программные решения, либо портативные электронные устройства.

На сегодняшний день существует множество компьютерных программ, которые позволяют осуществлять составление списка дел, расставлять приоритеты и иным образом проводить планирование. Такого рода программы (как платные, так и бесплатные) можно установить на компьютер либо использовать их online-версии (это позволит пользоваться своим планировщиком в любом месте, где есть компьютер с доступом в Интернет, и, помимо прочего, при желании предоставлять доступ к вашему расписанию третьим лицам).

Компьютерные программы предоставляют практически неограниченные возможности по количеству записей, которые необходимо сохранить. Другим их безусловным плюсом является возможность автоматизировать добавление периодически повторяющихся дел (например, если каждый понедельник у вас проводится совещание с определенным составом участников, то соответствующую запись вы делаете один раз, поставив пометку о регулярности повторения и сроке окончания этого события). Также вы можете воспользоваться функцией поиска по своим записям, что в принципе невозможно при работе с бумажными планировщиками.

Правда, если вы используете стационарный, а не мобильный компьютер, то при работе за пределами своего офиса вам будет необходимо все равно каким-то образом копировать записи, чтобы унести их с собой, или распечатывать их. Кроме того, время загрузки компьютера может быть значительным и получение элементарной информации из вашего календаря может занять много времени. Наконец, необходимо учитывать, что ввиду таких неприятностей, как компьютерные сбои, информация может оказаться утраченной, поэтому необходимо ввести в привычку периодически делать ее резервные копии. Нельзя забывать и о таком явлении, как хакерские атаки, в результате которых ваша информация может быть украдена.

Доступные сегодня портативные электронные устройства (многофункциональные мобильные телефоны и планшетные компьютеры) практически полностью затмили таких своих предшественников, как электронные секретари, карманные органайзеры, портативные компьютеры и пр., которые еще недавно казались верхом совершенства. У этих устройств есть свои дополнительные плюсы.

• 1. Мобильность. Вы всегда можете носить их с собой и пользоваться своим планировщиком везде.
• 2. Интеграция с программным планировщиком. Абсолютное большинство устройств поддерживают возможность синхронизировать записи в вашем мобильном устройстве с записями в вашем настольном или on-line дневнике. Таким образом, вы можете работать с ними в любой обстановке.
• 3. Предыдущий пункт связан с еще одним преимуществом — с большей надежностью. При сохранности данных достаточно лишь периодически проводить их синхронизацию, и шансы утерять информацию становятся ничтожны.

Хотя без минусов, разумеется, тоже не обходится; ключевой — ограниченное время работы от аккумулятора. Впрочем, с учетом стремительности технического прогресса можно ожидать, что и этот недостаток будет вскоре преодолен.

Подводя итог, можно ориентироваться на следующий список «за» и «против» (табл. 2.8).

Таблица 2.8

Процедура обработки и систематизации ваших ежедневных задач состоит из пяти этапов.

• 1. Сортировка возможных задач по категориям.
• 2. «Зачистка» расписания, или удаление задач, которые не представляют для вас важности.
• 3. Назначение определенного времени для тех задач, которые вы решили выполнить.
• 4. «Уплотнение» времени для завершения задач в отведенные для них периоды.
• 5. Гармонизация — постоянное совершенствование и обновление вашего расписания, а также его адаптация к изменяющимся обстоятельствам жизни^[2].

• [1] См.: Моргенстерн Дж. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью.
• [2] См.: Моргенстерн Дж. Указ. соч.
• [3] См.: Моргенстерн Дж. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью.
• [4] См.: Моргенстерн Дж. Указ. соч.