Программные средства поддержки ВРМ

В рамках управления бизнес-процессом используются различные инструментальные средства, позволяющие существенно облегчить выполнение той или иной задачи управления. Такие программные продукты условно можно разделить на несколько групп, а именно:

• • текстовые и табличные редакторы (используются для описания процессов и их регламентации);
• • графические средства моделирования;
• • системы бизнес-аналитики;
• • системы управления бизнес-процессами (BPMS).

Текстовые и табличные редакторы в рамках реализации работ по управлению бизнес-процессами могут использоваться для написания документов и различных таблиц, схем и графиков, т. е. использоваться ровно так же, как и в любом процессе деятельности. В рамках данного курса они особенного интереса не представляют.

Графические средства моделирования бизнес-процессов представлены на рынке довольно широко. Наиболее распространены из них «Microsoft Visio», «Business Studio», «ARIS Express» .

С помощью продукта " Microsoft Visio" можно разрабатывать модели бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0. Кроме того, он позволяет на базе созданной BPMN-диаграммы сгенерировать рабочий процесс, который впоследствии может быть загружен в среду «Microsoft SharePoint» для дальнейшей реализации процесса в соответствии с разработанной моделью.

Программный продукт " Business Studio" также позволяет разрабатывать модели бизнес-процессов в соответствии с нотацией BPMN 2.0 и имеет инструменты, позволяющие передавать BPMN-модели в системы класса BPMS (системы управления бизнес-процессами) для преобразования в реальные процессы в целях последующего их выполнения. А также предоставляет возможность контроля реализации бизнес-процессов на основе данных, полученных из других информационных систем (ERP, CRM, BPMS и т. д.). Даная функциональность позволяет на базе полученных данных выполнить анализ и внести изменения в модели бизнес-процессов в целях их улучшения.

Программный продукт " ARIS Express" детально рассмотрен в главе 6. Поскольку он предоставляется на бесплатной основе, то имеет довольно сильно урезанную функциональность относительно его «родителя» ARIS 9.0. Поэтому с его помощью можно построить модели процессов в нотации BPMN 2.0, но экспортировать из него в систему управления бизнес-процессами не представляется возможным. При этом данный программный продукт является отличным средством разработки диаграмм процессов.

Системы бизнес-аналитики (Business Intelligence — BI) используются для анализа данных и различных источников информации. В данном случае, речь идет об анализе данных о ходе реализации бизнес-процессов, в целях определения их производительности, эффективности и результативности. Результатом их работы являются сгенерированные отчеты, но запросу пользователей. Как правило, данные системы не покупаются специально для анализа реализации бизнес-процессов, а используются модули систем управления ресурсами предприятия.

Система управления бизнес-процессами (Business Process Management Suite/System — BPMS) предназначена для моделирования, проектирования, разработки бизнес-процессов и контроля выполнения работ и приложений в ходе реализации соответствующих бизнес-процессов. Подробнее информационные системы этого класса будут рассмотрены в следующем параграфе.

Это интересно В последнее время наблюдается тенденция перехода крупных игроков в области разработки информационных систем для бизнеса на использование BPMS-систем, в основе которых лежат модели BPMN, например, IBM приобрел BPMS-систему «Lombardi», сделал ее своим флагманским ВРМ-продуктом, Oracle приобрел ВЕА (AquaLogic BPMS) и сделал ее флагманским ВРМ-продуктом, SAP объявил о разработке SAP ВРМ, отодвинув в сторону NetWeaver.

Система управления бизнес-процессами (Business Process Management System — BPMS) — это программный комплекс, обеспечивающий моделирование, проектирование, разработку процессов и контролируемое выполнение работ и приложений. BPMS автоматически генерирует процессное приложение из процессных моделей и бизнес-правил, что позволяет осуществлять изменения очень быстро и под полным контролем.

ВРМ-системы создавались в качестве средства для решения проблем, связанных с крайне плохой гибкостью таких корпоративных информационных систем, как ERP, ЕСМ, CRM и т. п., поскольку в подавляющем большинстве программных продуктов, автоматизирующих деятельность предприятий, внесение изменений в бизнес-процессы довольно трудоемкое и затратное мероприятие. Как правило, данные программные продукты даже не успевают обновляться так быстро и часто, как того требуют внешние факторы и внутренние потребности бизнеса.

Системы управления бизнес-процессами, напротив, позволяют описывать их в виде моделей, которые могут исполняться соответствующей специализированной программой, в результате чего автоматизированный процесс может обновляться более оперативно, практически по требованию компании.

Кроме того, они выступают в роли посредника между бизиес-моделыо компании и специализированными программными приложениями за счет управления бизнес-процессами и поддержки возможности интеграции на уровне приложений и информации.

К сведению Модули системы управления бизнес-процессов существовали в виде отдельных программных приложений уже в начале 1990;х гг. Они использовались отдельно. С помощью одной системы разрабатывалась модель. На основе этой модели программисты писали код для другой системы, с помощью которой предполагалось управлять бизнес-процессом. Результаты управления переносились также с помощью программиста в третий программный продукт, где осуществлялся анализ выполнения процесса.

Кардинальные изменения произошли, когда в 2003 г. различные программные средства были объединены на базе методологии ВРМ в рамках одной системы управления бизнес-процессами. Это позволило повысить эффективность управления и оперативность изменения бизнес-процессов и их составляющих элементов.

Таким образом, типовая BPMS обеспечивает выполнение таких задач, как проектирование и реализация бизнес-процессов, а также мониторинг реализации бизнес-процессов.

Для проектирования (моделирования) бизнес-процессов используются графический редактор (дизайнер) для создания схем бизнес-процессов и репозиторий для хранения моделей бизнес-процессов и организации совместного доступа к ним. Графический редактор позволяет бизнес-аналитику или бизнес-пользователю, владеющему знаниями о BPMN-нотации, разработать модель процесса без участия программиста, а затем загрузить ее в приложения для непосредственной реализации бизнес-процесса.

Реализация бизнес-процесса осуществляется в BPMS в соответствии с загруженной в нее моделью процесса. Для этого используется так называемый движок, позволяющий запустить выполнение бизнес-процесса, отследить ход его реализации, хранить значения и статусы реквизитов бизнес-процессов и использовать различные интерфейсы для интеграции с другими бизнес-приложениями.

Мониторинг реализации бизнес-процессов в BPMS реализуется в нескольких видах. Во-первых, в виде отчетов о ходе или результатах выполнения бизнес-процессов. Они генерируются системой по запросу пользователя. Могут создаваться также отчеты по выполнению различных показателей, в том числе и KPI (подробнее о KPI см. главу 9). Во-вторых, в виде предоставления сервиса отслеживания хода реализации процесса в режиме реального времени. Как правило, данный сервис представляет собой визуализацию маршрута выполнения операций бизнес-процесса с указанием, какая операция сейчас выполняется, кем и сколько по времени.

По мнению специалистов ведущего российского разработчика ВРМсистем — компании ELM А, организация, внедряющая ВРМ-систему может существенно повысить эффективность своей деятельности за счет следующих процессов^[1]:

• 1) использования возможности непрерывного совершенствования бизнес-процессов и, соответственно, улучшения достижения стратегических целей с помощью:
  • • идентификации и формализации ключевых бизнес-процессов в рамках единого формата описаний;
  • • задания ключевых показателей продуктивности и эффективности бизнес-процессов, автоматизированного сбора и анализа статистики, но их выполнению;
  • • внесения корректирующих изменений в реализацию бизнес-процессов в BPMS и моментальное принятие их в работу;
  • • непрерывного повторения этих шагов в рамках классического цикла Деминга — Шухарта (см. главу 2);
• 2) сокращения времени выполнения процессов с помощью их регламентации и автоматизации отдельных шагов;
• 3) уменьшения доли ошибочных операций за счет того, что бизнес-процесс «направляется» системой, соответственно, уменьшается доля брака, повышается качество производимых продуктов и оказываемых услуг;
• 4) обеспечения соответствия требованиям, но предоставлению сервиса (для каждой задачи каждого процесса могут быть определены временные ограничения для соответствия конкретным показателям, а ВРМ-система будет автоматически их контролировать, выдавать предупреждения при срыве сроков и (или) предлагать выполнить предопределенные корректирующие воздействия);
• 5) существенного повышения прозрачности операционной деятельности;
• 6) «оживления» описания бизнес-процессов, гораздо более гибкой организации (для того чтобы внести корректировки в бизнес-процессы, описанные на бумаге, требуются дни, недели или даже месяцы, а в ВРМ-системс они могут быть внесены за считанные минуты);
• 7) улучшения качества корпоративной информации (в ходе выполнения бизнес-процессов появляется информация, которая должна найти отражение в различных информационных системах, используемых в организации — ВРМ-решение обеспечивает интеграцию этих систем на уровне бизнес-процессов и гарантирует, что необходимая информация попадет в требуемые системы в требуемом виде и в требуемое время, чего достаточно сложно добиться при ручном внесении информации в системы).

• [1] Практический курс BPMN // ELM А. 2013. 14 марта. URL: elma-bpm.ru/ journal/1119/