Современные способы и средства документирования
Знак имеет внешнюю и внутреннюю структурные стороны. Внешняя сторона — это материальная оболочка знака. Предмет, который выступает в роли знака, обязательно обладает определенной формой, чтобы быть воспринимаемым, способным фиксировать и передавать информацию в пространстве и времени. Жест, свет светофора, морской флажный код, звук речи не могут служить знаками для документа. Документоведение… Читать ещё >
Содержание
- Введение
- Глава 1. Методы и способы документирования
- 1. 1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
- 1. 2. Общие положения и понятия документирования
- 1. 3. Понятие о языках
- 1. 4. Знаковый метод фиксирования информации
- Глава 2. Способы и средства записи информации
- 2. 1. Запись информации
- 2. 2. Текстовое документирование и стенография
- Заключение
- Использованные источники и
- литература
Главной составляющей документа выступает информация, т. е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «информация»: «Информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.
Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность — это задача, которая решается с помощью системного подхода — методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов — систем (греч. sistema — целое, составленное из частей, соединение).
В связи с вышеизложенным, выбранная мною тема «Современные методы и средства документации», является, несомненно, актуальной, теоретически и практически значимой. Тема работы в настоящее время является достаточно изученной.
Цель работы рассмотреть особенности современных методов и средств документации.
Задачи:
1. Проанализировать сущность, генезис и развитие понятия «документ»;
2. Рассмотрть общие положения и понятия документирования, а также понятие о языках;
3. Рассмотреть знаковый метод фиксирования информации;
4. Показать способы и средства записи информации.
При написании работы была использована такая
литература, как Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы, Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления), Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В. А. Кудряева, Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практич. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия, Санкина Л. В., Быкова Т. А. Делопроизводство в коммерческой организации.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.
Глава 1. Методы и способы документирования
1.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.
Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
В документоведении применяется следующее определение документа: «Документ — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».
Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Названные в определениях признаки документа предполагают: наличие информации, смыслового содержания;
стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т. е. для использования в социальных коммуникационных каналах.
Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось.
Слово документ (лат. documentum — образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» — учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.
По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» — учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» — ученый, «doctrina» — учение, «documentum» — то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.
В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, — в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения :
a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);
б) вообще любое письменное свидетельство.
Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация — в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный — относящийся к документу.
В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем — как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.
С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации — науки о совокупности документов и области практической деятельности — Поль Отле (1868−1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», введенные научный оборот П. Отле: а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты — носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;
б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;
в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).
Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т. д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий — приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.
Список литературы
- Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе ГОСТов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 2004. С. 230.
- Артёмов О.Ю. и др. Фирма: управление, кадры и документы. — М.: Атлант-центр, 2006. С. 235.
- Дегтярев В. А. Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия // Главбух, № 24, декабрь 2005.
- Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. С. 201.
- Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. С. 153.
- Средства документации / Дудкин А. В. // Журнал «Делопроизводство», -М., 2007, N 4. С. 12.
- Иритикова В.С. Делопроизводство//Секретарское дело. 2007. — № 1 С. 20−27
- Кудряев В.А. «Организация работы с документами» В.А. Кудряев и др. М.:ИНФРА-М, 2006. С. 213.
- Кадровое делопроизводство: вчера и сегодня /И. Мурнина //"Кадровое дело", N 2, февраль 2006 г. С. 16.
- Кузнецова Т.В., Лосев В. И. Управленческая документация: учебное пособие. — М.: Экономика, 2005. С. 324.
- Кузнецова Т.В., Илюшенко М. П. Основы документоведения: учебное пособие. — М.: МГИАИ, 2001. С. 253.
- Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. С. 247.
- Комментарий законодательства о трудовом договоре. М.: Юрид. Лит-ра, 2004.
- Кузнецова Т.В. и др. Секретарское дело /Т.В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. М.: журн. «Секретарское дело», 2006. С. 490.
- Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В. А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2007. С. 152.
- Поляков И.И. О делопроизводстве, документообороте и электронном архиве общества // Акционерное общество: вопросы корпоративного управления, 2006, № 6 (25) (июнь). С. 12.
- Пустозерова В.М., Соловьев А. А. Прием и увольнение работников. М.: Приор, 2006. С. 241.
- Савушкина Н.А. Средства и методы документации. М., Мир. С. 324.
- Соколов А.В. Документационное обеспечение управления. — М., 2006. С. 56.
- Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. — М.: Приор, 2006. С. 52.
- Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы. Сб. 70. — М., 2005. С. 24−40.
- Санкина Л. В., Быкова Т. А. Делопроизводство в коммерческой организации. М.: Издательство: Международный центр финансово-экономического развития, 2005. С. 271.
- Шиткина И.С. О понятии и правовой природе внутренних документов.//Юрист. 2002. Октябрь. № 41. С. 98.
- Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия /Дегтярев В.А.// Главбух, № 24, декабрь 2005 г. С. 32.