Помощь в учёбе, очень быстро...
Работаем вместе до победы

Электронные документы

КурсоваяПомощь в написанииУзнать стоимостьмоей работы

Гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette) — это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Он широко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации или программного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обмена программными продуктами и данными. Электронные документы… Читать ещё >

Содержание

  • Введение
  • 1. Носитель информации
    • 1. 1. Магнитный документ
    • 1. 2. Оптический документ
  • 2. Копия, дубликат и подлинник электронного документа
  • 3. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации
  • 4. Организация хранения документов
    • 4. 1. Систематизация документов
    • 4. 2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме
    • 4. 3. Архивное хранение
  • Заключение
  • Список источников
  • Список использованной литературы

Электронные документы (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

Электронный документ — это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в организации.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня:

1. Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.

2. Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 — 30 одновременно работающими сотрудниками.

3. Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе РС, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса — на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN, Intergraph AIM.

Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

• средства для создания и обработки информации в электронной форме;

• средства для хранения данных — архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);

• система передачи данных между пользователями;

• средства для получения твердой копии архивных данных;

• собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс подкреплен законодательной базой. А также выпускается много литературы по этой проблеме. Среди которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимые программы самостоятельно. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации.

В литературе по данному вопросу освещены положения современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.

1. НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ

Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.

1.1 МАГНИТНЫЙ ДОКУМЕНТ

К магнитным носителям информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск (жесткий и гибкий).

Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.

Магнитная лента — носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием. Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудиои видеотехнике.

Магнитная карта — носитель информации в виде гибкой пластины с магнитным покрытием.

Магнитный диск — носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

Магнитные диски делятся на жесткие и гибкие (дискеты).

Гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette) — это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Он широко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации или программного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обмена программными продуктами и данными.

Показать весь текст

Список литературы

  1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.
  2. Федеральный закон от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ № 2, 2002.
  3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. 359 с.
  4. Т.М., Денисова М. В. Делопроизводство на компьютере. Издание второе, дополненное М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002. 304 с.
  5. Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. 2003. — № 1. С. 43−52.
  6. Г. И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. — М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. 256 с.
  7. Н.Н. Документоведение: Учебник. 4-е изд., испр. К.: О-во «Знання», КОО, 2003. 459 с.
Заполнить форму текущей работой