Состав документов. 
Изучение работы местного архива

В ведомственном архиве на хранении находятся:

— законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение;

— документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;

— документы по личному составу;

документы постоянного хранения и по личному составу учреждений — предшественников администрации и ее структурных подразделений;

документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных подразделений;

документы личного происхождения видных деятелей отрасли, поступившие в архив;

служебные и ведомственные издания;

научно-справочный аппарат к документам архива.

Основные задачи и функции архива

Основными задачами ведомственного архива являются.

1)комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 Положения;

2) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3) подготовка и своевременная передача документов ведомственного архива на государственное хранение с соблюдением правил, устанавливаемых Управлением по делам архивов при Правительстве РБ;

4) методическое руководство работой архивов подведомственной сети;

5) осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений;

В соответствии с возложенными на него задачами ответственное должностное лицо за ведомственный архив осуществляет следующие функции:

1) разрабатывает графики представления описей и передачи документов в архивный отдел; составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной службе Управления по делам архивов при Правительстве РБ;

2) в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, в течение 2-х лет после завершения их делопроизводством;

3) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел, находящихся на ведомственном хранении;

4) организует использование документов:

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

выполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

ведет учет использования документов, хранящихся в ведомственном архиве;

5) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, составляет описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе ЭК;

6) оказывает структурным подразделениям методическую помощь в составлении номенклатуры дел, службе делопроизводства — в составлении сводной номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их, подготовку дел к передаче в соответствующий государственный архив;

7) участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т. п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве по подведомственности;

8) проводит мероприятия (совещания, семинары и т. д.) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях и других учреждениях его системы;

9) осуществляет проверки деятельности ведомственного хранения документов в учреждениях системы. Обобщает опыт работы ведомственного хранения документов;

10) ежегодно представляет в архивный отдел сведения о составе и объеме документов по установленной форм.