Документооборот кадровой службы

Основа документооборота кадровой службы определяется положением о документообороте организации. Процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до полного его исполнения, помещения в дело или отправки, называется документооборотом. В общем документообороте организации можно выделить следующие этапы:

• 1) первичная (экспедиционная) обработка поступающей документации;
• 2) регистрация документов и предварительное их рассмотрение соответствующей службой;
• 3) внутриорганизационное движение (исполнение) документа;
• 4) обработка отправления документов.

По аналогичной схеме обрабатывается документация в кадровой службе.

Документопоток и структура документооборота кадровой службы предприятия.

Под документопотоком понимается совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут; соответственно документопоток кадровой службы — это совокупность документов кадрового подразделения.

Документопотоки различаются по направлению:

• а) горизонтальные (связывают организации одного уровня управления);
• б) вертикальные (восходящие и нисходящие).

В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяют следующие документопотоки:

• 1) поступающая документация (входящая);
• 2) отправляемая документация (исходящая);
• 3) внутренняя документация.

Количество документов, обрабатываемых кадровой службой за единицу времени, называется плотностью документооборота кадровой службы.

Каждая организация стремится оптимизировать количество документов. Однако под повышением экономичности документооборота следует понимать не столько уменьшение количественной составляющей, сколько повышение качества содержащейся в документах информации. Таким образом, целью оптимизации документооборота должно быть приведение его в соответствие с потребностями кадровой службы при одновременном снижении затрат на ведение документооборота. При этом важно понимать, что потеря части информации из экономических соображений способна привести к отрицательному эффекту для компании в целом. Процесс оптимизации документооборота может включать следующие этапы:

• 1) сбор и детальное описание существующего документооборота;
• 2) анализ качественного содержания информации;
• 3) оптимизация документооборота;
• 4) создание стандартов (инструкций, положений).

Документооборот в компании в целом должен быть организован таким образом, чтобы он способствовал оптимизации информационного обеспечения принятия управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.