Работа секретаря — это творчество, без которого, как это не странно звучит, не продержится бизнес руководителя. Становится очевидным, что секретарь нужен в любой фирме или организации.
Опытный секретарь обеспечивает устойчивую связь между руководителем и внешним миром, и прочими сотрудниками фирмы, организует приём будущих партнёров и посетителей, ведёт телефонные переговоры и принимает звонки, организует совещания, оформляет и хранит необходимые документы, организует сбор и обработку информации, необходимой для руководителя.
Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.
Качество работы приёмной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приёмной в частности. От того, где расположена приёмная, как она оснащена, каков дизайн её интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у её клиентов, заказчиков, партнёров по бизнесу.
«Приёмная — это и стойка информации, и маленькая зала ожидания. Здесь секретарь знает и обо всех перемещениях сотрудниках, и о последних событиях в жизни компании. Поэтому умные люди понимают, что с секретарём надо дружить и лучше не портить ему настроение на рабочем месте. Приёмная, наполненная цветами, помещение, где посетителей всегда встречают с искренней благожелательной улыбкой, становится самой лучшей „обложкой“ любого офиса».
Итак, на основе всего сказанного, можно сказать, что компания начинается с секретаря. А «царство» секретаря — приёмная. Да, работа — второй дом, и в офисе должно быть максимально комфортно, ведь это заметно сказывается на производственных показателях и внутреннем коммуникативном микроклимате.
Приёмная — это, пожалуй, важнейшее помещение любого офиса. Тут зарождаются деловые отношения, начинаются проекты, реализуются многие ступени производственной цепочки, кипит общение. В приёмной пересекаются все звенья офисной иерархии: от слесаря до генерального директора.
Независимо от того, какая приёмная, большая или маленькая, принадлежит ли крупной богатой компании или предваряет мелкий развивающийся офис, в ней должно быть удобно. Всем и всегда.
