База данных — это некий «склад» для хранения информации.
Работа с базой данных начинается с ее создания.
При большом документообороте в памяти ПЭВМ может скапливаться значительное количество документов и сведений о них.
Секретарю-референту сложно ориентироваться в разросшемся дереве каталогов и файлов.
ПЭВМ успешно справляется с большим количеством однотипных данных при помощи систем управления базами данных (СУБД).
Существует большое количество готовых программ («карточка +.
документ", «Дела в порядке» и т. д.) в среде СУБД, при помощи которых можно организовать работу с документами: их учет, регистрацию, контроль исполнения, хранения, поиск, редактирование, уничтожение, выполнение необходимых расчетов и вывод данных на экран в виде отчетов, справок, таблиц.
СУБД позволяет относительно просто создавать самостоятельно базы данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения.
СУБД позволяет хранить данные в одном или более файлах.
Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга.
Данные в БД хранятся в матричной (табличной) форме.
Каждый файл данных состоит из записей (строк) и полей (столбцов).
Например в файле БД, созданном для регистрации входящих документов:
полями будут служить графы «Журнала регистрации входящих документов», а записями — сведения о документах, внесенные построчно в графы журнала.
При работе с большим массивом документов БД имеют неоспоримые преимущества:
- — при внесении сведений о документе в БД (при их регистрации) формируется единая справочная система по документам предприятия;
- — БД позволяет отсортировать документы или найти один или группу документов по различным признакам (ключам): дате, автору или исполнителю, предмету или вопросу, номеру дела, названию вида документа;
- — ежедневно можно производить выборку документов с заданными сроками исполнения, поставленных при регистрации на контроль;
- — по истечении года можно получить выборку в виде «Акта о выделении документов к уничтожению», сроки хранения которых истекли;
Широкое распространение получает СУБД Microsoft Access 2.0 — универсальная, проста и удобна в эксплуатации.
