Организация рабочего места и рабочего дня

Организацию рабочего места надо начинать с оборудования и оснащения рабочего кабинета.

Стены кабинета принято оклеивать обоями или окрашивать в голубой, бежевый, и другие так называемые «стандартные» цвета.

Оборудуя и обставляя кабинет по своему вкусу и надобностям, предприниматель не должен забывать о том, что излишне «роскошный» кабинет не только не способствует созданию деловой атмосферы, но и может противоречить историческим, социальнонравственным и психологическим принципам и идеалам становления и развития бизнеса и на этой почве вызывать у посетителей определенное недоверие к хозяину кабинета и его фирме. Интерьер и стильная мебель кабинета (письменный стол, шкафы, телефоны, компьютер и т. п.) должны отражать сущность бизнеса и имидж предпринимателя, как бы «призывающих» посетителей только к деловым и сугубо кратким переговорам с целью обсуждения и принципиального решения наиболее важных вопросов на основе взаимной выгоды.

Решительно «очищайтесь» от излишних бумаг и прочего «эстетического» и канцелярского «хлама», отвлекающего внимание хозяина кабинета и его посетителей от предстоящих деловых разговоров. На столах, в тумбочках и шкафах должны находиться, что называется «под рукой», заранее подготовленные и подобранные деловые бумаги, документы, образцы продукции и т. п., необходимые для использования в запланированных беседах.

Секретарь, как правило, готовя встречу предпринимателя с клиентом, должен знать, что может дополнительно потребоваться шефу для приема конкретных лиц, где это взять и как быстро доставить в кабинет.

Предпринимателю желательно иметь в кабинете, хотя бы небольшой, но свой коммутатор с факсом или два телефонных аппарата. Первый аппарат, номер которого известен тем, с кем всегда связь должна осуществляться, и второй аппарат, спаренный с аппаратом секретаря, по звонкам которого первым берет трубку секретарь и, согласно уже имеющимся указаниям шефа, соединяет клиентов с ним или переадресует их на телефонные переговоры или личные встречи по интересующим вопросам с соответствующими помощниками руководителя по сферам бизнеса.

Чтобы не погрязнуть в мелочах «текучки» и иметь больше времени для плановой и творческой работы, предприниматель должен приобретать и совершенствовать свои навыки по культурному и тактичному уменьшению числа своих посетителей, собраний, заседаний и бесплодных, схоластических дискуссий. Учить своих подчиненных разрабатывать краткие тезисы (содержания, выводы, рекомендации) и выступать по ним на совещаниях или деловых беседах с другими предпринимателями. При этом если тезисы удовлетворяют присутствующих, то их автору должно быть предоставлено дополнительное время для подробного изложения своей концепции или конкретных решений и рекомендаций по затронутой проблеме.

Любой предприниматель обязан внимательно и терпеливо выслушивать своих подчиненных и клиентов, а также решительно прерывать и останавливать их выступления, когда они говорят или предлагают что-то неприемлемое, но тактично, не оставляя при этом у выступающих чувств горечи, обиды и т. д.