Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации

В данной главе будет рассмотрен научно-справочный аппарат к документам архивного фонда Российской Федерации на примере федеральных архивных учреждений.

Описи дел

В данном разделе будет рассмотрена одна из описей дел Российского государственного исторического архива.

Ф. 13 Оп. 3. 1798−1811 гг., 53 eд.xр. Журналы входящих и исходящих бумаг.

Фонд 13: Департамент министра коммерции Опись начинается с титульного листа и переводной таблицы.

Далее идет перечень дел, который включает в себя следующие графы: порядковый номер, делопроизводственный номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечание.

Заверительная надпись (лист-заверитель) составляется на отдельном листе-заверителе и подшивается в конце описи.

Данная опись составлена верно, однако с 1984, года ее составления, изменилась форма листа-заверителя (приведена в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).

Каталоги

Архивные каталоги являются неотъемлемой частью научно-справочного аппарата любого современного архива. В классическом понимании представляют собой картотеку с необходимыми поисковыми данными.

Развитие информационных технологий не прошло мимо архивных учреждений, и научно-справочный аппарат постепенно начинает дублироваться в электронном виде. Это позволяет быстро и, что важно, удаленно, находить необходимые архивные документы.

В декабре 2011 года был создан программный комплекс «Центральный фондовый каталог», доступный по адресу: http://cfc.rusarchives.ru/CFC-search/. Основное его предназначение — представление пользователям информации об архивных фондах. На настоящий момент содержит информацию о части фондов всех федеральных архивов и архивов 27 субъектов Российской Федерации.

Программная оболочка Центрального фондового каталога представлена в следующем виде:

Попробуем найти архивные фонды о конструкторских бюро машиностроения с помощью данной системы. На странице результатов поиска отобразилась информация о найденных фондах и о принадлежности каждого фонда к определенному архиву. Откроем первый по списку результат поиска.

В окне информации о фонде можно получить следующие данные: номер фонда, название фонда, крайние даты, аннотация и историческая справка.

На данный момент система показывает себя как эффективная, постоянно комплектуется и совершенствуется.

В рамках данной работы также рассмотрим электронную систему каталогов в Российском государственном историческом архиве. Ее особенность заключается в разделении каталога на именной, географический и предметный.

В именном каталоге информация классифицируется по фамилиям лиц, которые являются авторами документов.

Особенность электронного именного каталога в Российскос государственном историческом архиве заключается в том, что документ, на который ссылается указатель, не содержит биографические материалы, а лицо, которое служило основой поиска, лишь упоминается в тексте документа.

В географическом каталоге информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов.

В предметном каталоге информация классифицируется по теме документа, по его заголовку.

Запущенный в тестовом режиме электронный каталог Российского государственного исторического архива представляется удобным поисковым средством. Однако, нужно понимать, что в данном каталоге представлена информация лишь о 2,5% архивных материалов, хранящихся в РГИА. Представленная система — первые шаги к созданию полноценного электронного каталога.