Понятие автоматизированного документооборота

В современном обществе, где преобладают компьютерная техника и информационные технологии, большое значение имеют электронные документы.

Автоматизированный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Преимущество электронного над бумажным документооборотом:

• — многокритериальный поиск документов;
• — контроль исполнения документов;
• — регистрация документов;
• — ввод резолюций к документам;
• — распределенная обработка документов в сети;
• — распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;
• — ведение нескольких картотек документов;
• — работа с проектами документов;
• — распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;
• — формирование стандартных отчетов;
• — обмен документами по электронной почте;
• — списание документов в дело;
• — отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;
• — ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;
• — редактирование шаблонов выходных печатных форм.

Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.

Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных.