Характеристики системы. 
Информационные технологии управления в деятельности современных организаций

На основе платформы выбрана система управления организационно-распорядительной документацией Documentum.

Система предназначена для использования в области управления организационно-распорядительной документацией (ОРД) с целью:

повышения эффективности работы сотрудников организации за счет сокращения времени, трудозатрат на подготовку, поиск необходимых документов, повышения качества документов;

повышения исполнительской дисциплины сотрудников за счет сокращения сроков доставки поручений до исполнителей и улучшения контроля их выполнения;

повышение информационной безопасности за счет повышения надежности хранения и упорядочивания работы с ОРД;

повышения эффективности управленческой деятельности руководства организации за счет повышения качества и своевременности предоставления исходной документации, необходимой для принятия управленческих решений.

Система обеспечивает автоматизацию всех деловых операций, связанных с созданием ОРД, движением между структурными подразделениями организации, учетом и хранением. Система облегчает и ускоряет доступ к информации, ее использование, изменение и распространение.

Система предназначена для использования всеми сотрудниками организации в процессе своей производственной деятельности. Основные категории пользователей системы:

руководители структурных подразделений и организации в целом — рассмотрение (подписание, утверждение) ОРД, принятие управленческих решений, формирование поручений подчиненным сотрудникам и контроль их исполнения;

сотрудники, ответственные за делопроизводство подразделений — учет (регистрация) и обработка входящей, исходящей и внутренней документации;

специалисты подразделений — подготовка проектов ОРД, исполнение поручений руководства.

Система предназначена для автоматизации следующих видов деятельности:

работа с организационно-распорядительными документами — создание и размещение в хранилище проектов документов, согласование и визирование ОРД с использованием типовых маршрутов прохождения документов, рассылка документов между подразделениями и филиалами, хранение и архивирование ОРД;

делопроизводство — регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции с автоматическим присвоением документам регистрационных номеров, контроль процесса согласования, формирование структурированного оперативного хранилища документов, контроль целостности документов и сохранности реквизитов документов, поиск документов в хранилище, формирование отчетов по движению и исполнению документов по заданным формам, списание документов в дело;

работа с поручениями (заданиями) — формирование поручений и назначение на них исполнителей, маршрутизация поручений (с использованием шаблонов маршрутов), автоматическая доставка исполнителям уведомлений о поручениях, контроль исполнения поручений и резолюций по документам, формирование и доставка отчетов исполнителей и т. п. [26].