Стандартизация лексики. 
Основы делопроизводства. 
Язык служебного документа

Точность, однозначность и необходимость машинной обработки официального документа предполагает использование в нем слов только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи. Необходимо также, чтобы каждому понятию соответствовал только один термин.

• Термин — это слово или устойчивое словосочетание, являющееся названием определенного понятия, употребляемого в различных областях специальной деятельности, а понятие — это логически оформленная общая мысль о предмете.

В языке документа имеет большое значение использование специальной лексики, или терминологии.

Термины и специальные слова, активно используемые в управленческой документации, можно разделить на несколько групп.

Специальная лексика, свойственная только канцелярской речи

Специальные канцелярские слова, которые употребляются только в языке документа, укрепились в сфере административного управления за многие столетия существования официально-делового стиля речи. Это такие слова, как: надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный, должный, препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т. п. Некоторые из этих слов постепенно устаревают и заменяются современными эквивалентами: сего года (текущего года), уведомлять (сообщать), незамедлительно (срочно), на предмет рассмотрения (для рассмотрения) и др.

Специальная терминологическая лексика, выраженная отглагольными существительными

Большое количество специальных слов-терминов, слов официально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов: исполнение, нахождение, подписание, решение, установление, обеспечение и др.

Среди группы специальных слов, образованных от глаголов, особое место занимают существительные с префиксом «не»: невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. Эта группа терминов постоянно пополняется неологизмами. Однако не следует использовать неологизмы, образуемые по традиционным моделям, если они не имеют терминологического смысла и легко могут быть заменены формами общелитературного языка. Иногда, например, в деловой речи употребляется слово неимение, которое легко заменить в документе на общепринятое слово отсутствие.

Специальная отраслевая терминологическая лексика

В языке документов существует большое количество терминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области. Той предметной области, которой посвящен документ. Эта терминологическая лексика точна и однозначна, поэтому она употребляется как в языке науки, так и в языке документов. Имеются в виду, прежде всего, юридические, финансовые и дипломатические термины, используемые в документах. Например, для заключения договора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс, правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а для составления, например, финансового документа — терминология из этой предметной области: финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютор, клиринг, лизинг и др. Дипломатическая сфера также «поставляет» свои слова для языка документа: соглашение, консенсус, саммит и др.

Все эти специальные слова-термины удобны в употреблении, поскольку не предполагают различных толкований и способствуют точному выражению содержания служебного документа.

Специальные обозначения людей по какому-либо признаку или действию

Эти специальные слова обозначают определенные социальные роли, которые играет конкретный человек в конкретной деловой ситуации: свидетель, наниматель, сотрудник, доцент, арендатор, заказчик, посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных ситуациях обозначается разными словами. Он может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем; заказчиком и исполнителем.

Данные слова используются в языке документа с целью наиболее точного обозначения характера деловых отношений между конкретными людьми: продавец — покупатель, руководитель — сотрудник, арендодатель - арендатор и др.