Оформление результатов экспертизы ценности документов

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Опись дел? это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел (21, с. 200) Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке. Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер описи согласовывается с этим архивом.

Количество единиц хранения в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру? 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер. При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп «Выбыло». Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется), приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, не востребованные трудовые книжки (Приложение 2). В опись дел постоянного хранения заносятся в следующей последовательности: устав, протоколы общих собраний, приказы по основной деятельности, отчеты, контракты, годовые планы (Приложение 3).

В архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел электронных документов). Описи дел постоянного, временного хранения, по личному составу и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2005 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматривается на заседании ЭК организации одновременно с описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и логическому составу. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения. С этого момента организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты (Приложение 4) Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Таким образом, оформление результатов экспертизы ценности документов является неотъемлемой частью проведения экспертизы ценности документов. По результатам создаются описи дел постоянного хранения, временного и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, который подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель организации.