Особенности проектирования таблиц

Таблица — это совокупность записей одинакового формата, расположенных в произвольном порядке. Таблица содержит набор данных по конкретной теме. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных. Данные в таблицах хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столбцов). Формат каждой записи определяется структурой таблицы.

Современные СУБД допускают возможность создания таблицы в нескольких режимах: конструктора, мастера, путем ввода данных. Удобнее и более логично создание новой таблицы в режиме конструктора — команда в открытой базе данных ТАБЛИЦЫ/СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА. В этом случае сначала определяется структура таблицы, а именно, количество полей, которое будет содержать каждая запись, и характеристики этих полей Характеристики поля включают в себя: имя поля, тип данных, свойства поля и описание.

Имена полей могут иметь не более 64 символов и могут содержать буквы, цифры, пробелы, некоторые служебные символы. Имя поля не может начинаться с пробела, два поля в одной таблице не могут иметь одинакового имени. Имя поля уникально в пределах таблицы. Необходимо избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access. Например, имена полей «Name» или «Type» совпадают с соответствующими именами свойств поля.

Допустимые типы данных:

Текстовый, он может содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля 255 символов;

Поле MEMO, используется для хранения текста большого объема (до 65 535 символов). Обычно в этих полях хранится, например, информация о служащих, фрагменты отчетов или историй болезни;

Числовой, содержит значения, над которыми нужно будет выполнять математические операции (1, 2, 4 или 8 байт). Если поле содержит почтовый индекс или номер телефона, то для его хранения следует использовать текстовое поле;

Даты/Времени (8 байт), может содержать любую дату и время от 1.01.100 до 31.12.9999. Дату и время можно хранить и в текстовых полях, но в этом формате Access автоматически проверяет правильность ввода (например, 13/41/97 или 25:12 недопустимы);

Денежный, аналогичен числовому типу (8 байт), но дополнительно автоматически добавляется фиксированное количество десятичных знаков после запятой, чтобы предотвратить ошибки округления;

Счётчик, используется для автоматической нумерации (идентификации) добавляемой записи, после добавления записи значения полей такого типа изменить нельзя;

Логический, используется для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений (да/нет, вкл/выкл, 1/0), его размер 1 бит;

Объект OLE, содержит документ другого приложения Windows (фрагмент электронной таблицы, звукозапись, фотография сотрудника и т. д.), его размер ограничивается только объемом диска;

Гиперссылка — адрес информации, содержащейся в другом файле;

Мастер подстановок, служит для выбора значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Каждый из типов данных наделен своими собственными свойствами (характеристика «свойства поля»). Определение свойств полей упрощает ввод данных в таблицу, например, можно задать маску ввода в поле или указать значение, которое автоматически вводится в поле при создании новой записи. Наиболее часто используется свойство поля формат, позволяющее выбрать формат представления поля или создать его заново.

Каждое поле может сопровождаться описанием (это необязательный, справочный параметр), текст описания появляется в строке состояния, когда курсор находится в соответствующем поле.

Новая таблица может быть создана в нескольких режимах работы: конструктора таблиц, мастера таблиц, импорта таблицы из другого приложения, создания таблицы по умолчанию. Работа в режиме конструктора таблиц дает наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы, этот же режим используется и для последующей модификации структуры.

При сохранении структуры таблицы (команда ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ) Access предложит создать первичный ключ, содержащий информацию, однозначно идентифицирующую запись: это не может быть фамилия, имя, город и т. п. Иногда наилучшим решением проблемы является создание поля «Код» с типом данных «Счётчик», и если не указать иного, Access это делает стандартно при сохранении структуры таблицы.