Как хранить документы разных структурных подразделений?

В вашей ситуации можно прописать правила хранения документов в Положении о департаменте по управлению персоналом. Например, в разделе Положения «Хранение документов» определить правила хранения документов департамента в целом и правила хранения документов в структурных подразделениях департамента (в отделе кадров и в отделе персонала).

Также следует определить порядок разработки и использования номенклатуры дел и указать, кто несет ответственность за сохранность документов департамента в целом и в структурных подразделениях в частности. Обратите внимание, что уже исполненные кадровые документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел, но до момента передачи в архив должны храниться в том структурном подразделении департамента, где созданы. Когда срок оперативного хранения истечет, и придет время сдавать дела в архив или на уничтожение, лицо, ответственное за хранение документов структурных подразделений департамента, должно передать их в экспертную комиссию для экспертизы ценности. Этот момент также следует зафиксировать в Положении о департаменте по управлению персоналом. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, разработанный специалистом, ответственным за организацию документооборота, и утвержденный руководителем организации.