В процессе управления предприятием возникает необходимость в создании различных видов документов:
приказов, инструкций, указаний, распоряжений, удостоверений, писем, отчетов, телеграмм и т. д.
Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т. е. создании документов.
Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование в течении определенного времени.
Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, производится на основе Классификатора участков и вопросов конкретной деятельности учреждения.
Такой классификатор составляется на основе положения об учреждении, положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
Комплексы видов и разновидностей документов определяется в соответствии с назначением каждого документа.
В основных положениях Единой государственной системы делопроизводства приведен примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов, который включает названия таких документов как: положения, устав, постановление, решение, распоряжение, приказ, инструкция, указание, протокол, извещение, акт, заключение, докладная записка, справка, сводка, письмо, телеграмма, телефонограмма, личная карточка, договор, доклад, предложение, объяснительная записка, отзыв, план, отчет, список, перечень и т. д.
Секретарю, как правило, приходится оформлять самые разнообразные документы.
Важно помнить, что в основе каждого документа должны строго соблюдаться требования государственных стандартов к размерам площадей и размещению реквизитов, наличию всех необходимых для данного вида документа реквизитов.
