Сортовой (аналитический) учет ПЗ

Для оперативного управления, а также управления производственным процессом характеристики состояния и движения ПЗ в показателях по данным синтетического учета недостаточно, т.к. они дают информацию о движении каждого вида материальных ценностей.

Наиболее полно о МЦ можно судить по данным сортового аналитического учета, который призван обеспечивать контроль за наличием, движением и сохранностью материальных ресурсов по каждому наименованию, складу и материально-ответственному лицу. Методика ведения учета ПЗ предусматривает группировку показателей по складам и материально-ответственным лицам по группам, подгруппам и номенклатурным номерам МЦ, по источникам поступления и направления расхода и использования материальных ресурсов.

Основой служит исходная информация приходных и расходных документов, подвергнутых тщательной проверки, как с точки зрения правильного оформления, так и с точки зрения правильно отраженных операций. Итоговые данные сортового аналитического учета и контроля МЦ соответствуют показателям синтетического учета.

Информация о поступлении и расходовании материальных ресурсов на склад, формируется на этих складах. Структура складского хозяйства на каждом предприятии определяется объемом ПЗ и порядком их хранения. На предприятиях могут быть различные склады, где хранятся МЦ или ПЗ. С использованием средств механизации и ВТ облегчается ведение складского учета и контроля за запасами. В отдельных структурных подразделениях могут быть созданы кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Приказом каждому складу дается номер, что должно быть указано во всех документах.

Правильная организация учета ПЗ на складах зависит от роли различных материалов по секциям. Применение различных ярлыков, содержащих информацию о материалах, предупреждает ошибки, ведущие к пересортице и помог. быстро найти нужные материалы.

Учет наличия и движения ПЗ ведут кладовщики или заведующие складами. Учет ведется по номенклатурным номерам в количественном выражении. Именно такой учет и называется сортовым.

Сортовой учет ПЗ на складах предприятия ведется на карточках складского учета. При этом, в случае небольшой номенклатуры допускается использование книг сортового учета.

На каждую номенклатурно-учетную позицию МЦ бухгалтерия открывает отдельную карточку, где указывается номер склада, наименование материала, его номенклатурный номер, размер, сорт, учетная цена и норма запаса. Оформленные карточки передаются на склад, где кладовщик указывает место хранения материалов в соответствии с ярлыками. Карточки размещаются в картотеке в порядке номеров.

Вся информация, полученная по первичным документам, отраженная в карточках складского учета в день совершения операции по приемке/выдаче материалов с обязательным выведением остатков после каждой операции.

Сопоставление остатка материалов с нормой запасов позволяет осуществить оперативный контроль за состоянием запасов. На основе этих данных отдел снабжения предприятия осуществляет контроль за поставками и выполнением договоров и контрактов. В установленные сроки кладовщик все приходные и расходные документы передает в бухгалтерию по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. К этому же времени все отделения передают вторые экземпляры карт. На сдачу приходных и расходных документов кладовщики составляют реестры в двух экземплярах: первый — в бухгалтерию, а второй с распиской бухгалтерии остается на складе.

Складской учет отличается трудоемкостью, т.к. велики затраты труда на ведение карточек. Использование средств вычислительной техники позволяет отказаться от ведения карточек складского учета, а вместо них составлять машинограммные ведомости, где полностью получают отражение все данные оборота и итоговые данные по каждому номенклатурному номеру.

В бухгалтерии ведется также аналитический учет. Бухгалтерия осуществляет контроль за состоянием сортового учета:

• — проверка правильности заполнения первичных документов;
• — проверка записи остатков в карточках;
• — проверка фактического наличия производственных запас

Итоговые данные контролируют соответствием показателей аналитического и синтетического учета.

Аналитический учет ПЗ на предприятиях может вестись различными методами:

• — количественно-суммовой;
• — сальдовый (оперативно-бухгалтерский).

Количественно-суммовой метод имеет два варианта. При первом варианте в бухгалтерии на каждый вид МЦ открываются карточки аналитического учета, которые в основном идентичны карточкам складского учета, но остатки МЦ в них ведутся не только в натуральном выражении, но и в денежном. Записи производятся на основании приходных и расходных документов. Карточки хранятся по номенклатурным номерам. В карточках подсчитываются итоги прихода, расхода и выводят остатки на начало следующего месяца. Ежемесячно составляются сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости.

Итогово-суммовые данные сверяются с данными синтетического учета, а натуральные показатели сверяются с данными складского учета. Недостаток: дублирование данных в карточках сортового и аналитического учета. Этот вариант применяется, на отдельных предприятиях с ограниченной номенклатурой.

При втором варианте в бухгалтерии карточки не ведутся. Сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости составляются непосредственно на основе первичных документов по номенклатурным номерам, видам, группам материалов по каждому цеху в отдельности. Суммовые итоги сверяются. с сальдо синтетического учета, а натуральные показатели сверяются по каждому номенклатурному номеру в карточках складского учета. Этот вариант тоже условный.

Наиболее распространенный метод — сальдовый, обеспечивающий единство оперативного, складского и бухгалтерского учета (оперативно-бухгалтерский метод). При этом методе учета на складе учет в карточках ведется только в натуральном выражении, а в бухгалтерии — выражаются в разрезе групп по каждому складу индивидуально.

Контроль осуществляется бухгалтерией. Работник бухгалтерии систематически проверяет правильность оформления первичных документов, полноту и своевременность записей.

Остатки МЦ, выводятся в карточках складского учета, подтверждаются подписью бухгалтера и производится приемка бухгалтером первичных документов.

Количественные остатки в карточках складского учета по окончании месяца переносятся материально-ответственными лицами в ведомость учета остатков материалов на складе — сальдовую книгу, после проверки которой производится таксировка ПЗ по учетным ценам для получения стоимости по каждой группе МЦ и общего итога по складу.

Регистрами аналитического учета движения ПЗ при этом методе являются накопительные ведомости по приходу и расходу материалов и групповые оборотные ведомости, которые ведутся в стоимостном выражении. Ведомости ведутся по каждому из складов в разрезе субсчетов и групп МЦ. В конце месяца они используются для составления групповых оборотных ведомостей по каждому складу. Правильное ведение складского учета проверяется путем сопоставления стоимостных итогов по каждой группе материалов в сальдовой книге с аналитическими остатками в групповой оборотной ведомости.

При обнаружении расхождений составляется сортовая оборотная ведомость по тем материалам, по которым выявлено расхождение.

Периодически итоговые данные накопительных ведомостей по приходу и расходу записываются в соответствующие разделы ведомости движения МЦ. Для выявления поступления ПЗ (включая материалы собственной выработки) в конце месяца составляется справка, в которую переносятся дебетовые обороты из других учетных регистров. Данные этой справки о фактической себестоимости ПЗ переносятся в приходную часть ведомости о движении МЦ. Сюда же из ведомости предшествующего месяца переносятся остатки на начало месяца по учетным ценам и фактической себестоимости.

По окончании месяца в ведомости движения МЦ выводятся конечные остатки ПЗ по учетным ценам и фактической себестоимости. Остатки МЦ выводят в итоговые данные сальдовой книги (ведомости). А те же остатки по фактической себестоимости должны соответствовать счету материала главной книги. Так увязываются данные сортового аналитического учета и синтетического бухгалтерского учета ПЗ.

Сальдовый метод получил широкое распространение и является наиболее рациональным в различных условиях. Применение этого метода дает возможность ликвидировать параллелизм в БУ. В условиях использования современной ВТ этот метод учета дает наиболее точные данные о наличии, использовании и движении МЦ.