Учет движения материально-производственных запасов на складе и в бухгалтерии. 
Документальное оформление этих операций

Основными первичными учетными документами на оприходование поступающих МПЗ являются приходные ордера с прилагаемыми к ним товарно-транспортными накладными, квитанциями и спецификациями счетами-фактурами.

Формы первичных учетных документов по материально-производственным запасам утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а и применяются с 1 ноября 1997 года.

Организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать первичные учетные документы, формы которых отсутствуют в типовых альбомах. В этих случаях такие документы должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Материалы поступают в организацию от поставщиков через доверенное лицо. Для получения материалов со склада поставщика работнику организации выписывают доверенность.

Документы, связанные с получением товарно-материальных ценностей:

1. Доверенность М-2. (Приложение № 12).

Этот документ применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Порядок выдачи и оформления доверенностей содержится в Инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 года № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности».

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза ТМЦ, но, как правило, не более чем на 15 дней. Согласно статьи 148 ГК РФ действие доверенности прекращается вследствие истечения срока доверенности.

Выданные доверенности регистрируются в корешке книжки доверенностей. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию на следующий день после истечения срока доверенности, о чем делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета. Доверенность выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, выдается под расписку получателю. Доверенность должна быть обязательно полностью заполнена, подписана руководителем и главным бухгалтером организации и иметь в обязательном порядке образец подписи лица, на имя которого выписана.

Доверенное лицо должно сдать материалы на склад на основании следующих документов: ф. М-4 «Приходный ордер», ф. М-7 «Акт о приемке материалов», М-8 «Лимитно-заборная карта», а также товарно-транспортных накладных.

2. Приходный ордер М-4. (Приложение № 13).

Применяется для учета поступления материалов от поставщиков или их переработки в случае соответствия фактического их количества данным документа поставщика. Приходным ордером оформляется хозяйственная операция по оприходованию ТМЦ. Приходный ордер составляется на насколько наименований материальных ценностей, поступивших единовременно от одного поставщика по единым товаросопроводительным документам. Если товары поступают от одного поставщика в течение дня несколько раз, то составляется один приходный ордер в целом за день. Приходный ордер составляется материально ответственным лицом в день поступления ТМЦ на склад в одном экземпляре, который хранится в бухгалтерии вместе с первичными документами поставщика Правильно оформленный документ приходный ордер форма № М-4 с приложенной товарной накладной форма №ТОРГ-12 (приложение № 14) является основанием для принятия ТМЦ к бухгалтерскому учету, при этом делаются следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 10.

Кредит 60,71- оприходование поступивших ТМЦ.

Дебет 19.

Кредит 60,71,76 — НДС по поступившим ТМЦ.

3. Акт о приемке материалов М-7. (Приложение № № 15).

Применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Составляется также при приемке материалов, поступивших без документов, при предъявлении претензии поставщику, служит доказательством несоответствия фактических данных товаросопроводительных документов.

В случае несоответствия фактически поступивших на склад материалов комиссия с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации составляет акт ф. М-7 в двух экземплярах с указанием количества, качества материалов, содержащихся в документах поставщика. Этот документ составляют и в случае, если материалы поступили без документов.

После приема материалов с приложением документов один экземпляр акта о приеме материалов передают в бухгалтерию принимающей материалы организации для их учета по количеству и сумме, указанным в акте; второй направляют поставщику вместе с претензионным письмом.

Надлежащим образом оформленный акт является основанием для принятия ТМЦ к бухгалтерскому учету и уточнения взаиморасчетов с поставщиками. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика в двух экземплярах. После приемки ценностей акты с приложением документов передают: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой в отдел снабжения или юридический отдел для предъявления претензионного письма поставщику.

На недостачу материалов покупатель предъявляет поставщику претензию. К претензии должен быть приложен акт о недостаче со следующими приложениями:

копии сопроводительных документов или сличительной ведомости фактического наличия материалов с данными, указанными в документах поставщика; квитанции железнодорожной станции, пристани назначения о проверке массы груза; других документов (коммерческих актов, свидетельствующих о причинах возникновения недостачи).

При этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60,76 — оприходование поступивших ТМЦ;

Дебет 19 Кредит 60,76 — НДС по поступившим ТМЦ;

Дебет 76 Кредит 60 — предъявлены претензии поставщику в случае количественного, качественного, ассортиментного расхождения поступивших ТМЦ с договорными условиями;

Дебет 76 Кредит 91.1 — расчеты по штрафным санкциям за несоблюдение договорных обязательств в размерах, признанных плательщиками или присужденных арбитражем.

4. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений М-35. (Приложение № 16).

Форма применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных к использованию. Эта форма составляется комиссией, включающей в себя представителей подрядчика в трех экземплярах: первый и второй экземпляры остаются у заказчика, третий — у подрядчика. Акт подписывается материально ответственным лицом, ведущим учет материальных ценностей, а также членами комиссии, состоящей из представителей заказчика и подрядчика и утверждается руководителем организации — заказчика.

При использовании формы М-35 в бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 10 Кредит 91.1 — оприходование ТМЦ, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Нефтепродукты приходуются на основании товарно-транспортных накладных и паспорта качества нефтепродуктов, где указывается их наименование, марка, плотность, стандарт или другие технические условия.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и т. п. оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Документы, связанные с перемещением материалов внутри предприятия.

5. Карточка учета материалов М-17. (Приложение № 17).

Применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру.

Карточка заводится на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции. Карточка заполняется материально ответственным лицом в одном экземпляре, после закрытия сдается в бухгалтерию. Карточка является сводным учетным документом, составляемым на основании первичных учетных документов, которыми оформляются хозяйственные операции и в соответствии с которыми эти операции принимаются к учету. Таким образом, карточка служит для обобщения информации первичных учетных документов и не является основанием для совершения записей в бухгалтерском учете.

6. Лимитно-заборная карта М-8. (Приложение № 18).

Применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Отпускаются материалы со складов, обозначенные в карте. Лимитно-заборная карта заводится лицом, устанавливающим лимит, и ведется материально ответственным лицом в двух экземплярах на одно наименование материала: один экземпляр — потребителю материалов, другой — на склад. Вместе с отчетом о движении материальных ценностей лимитно-заборные карты после использования лимита, но не реже одного раза в месяц, сдаются работником склада в бухгалтерию и являются основанием для отражения в учете передачи ТМЦ в производство. По карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. В бухгалтерском учете операции, оформляемые с использованием формы М-8 делаются следующие записи:

Дебет 20.

Кредит 10 — материалы в пределах лимита переданы в производство;

Дебет 10.

Кредит 20 — возврат неиспользованных в производстве материалов.

7. Требование — накладная М-11. (Приложение № 19).

Применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Накладную оформляет материально ответственное лицо структурного подразделения, затребовавшего ТМЦ в двух экземплярах: по одному для сдающего материальные ценности и для принимающего материальные ценности [24]. Вместе с отчетом о движении материалов требование-накладная по окончании месяца сдается в бухгалтерию материально ответственным лицом каждого подразделения. В бухгалтерском учете операции, оформляемые с использованием формы М-11 отражаются следующим образом:

Дебет 20, 23, 25, 26 Кредит 10 — материалы переданы в производство;

Дебет 10 (субсчет «Склад А») Кредит 10 (субсчет «Склад Б») — материалы, переданы с одного склада предприятия на другой склад;

Дебет 10 Кредит 20, 23, 25, 26 — неиспользованные материалы возвращены из производственного подразделения на склад;

Дебет 10 Кредит 28 — отходы и брак сданы на склад по цене возможного использования.

Например:

Материальные ценности, оприходованные по приходному ордеру М-4, были списаны в производство в количестве 100 шт. Отражение хозяйственной операции по списанию материалов в производство, приведено в таблице № 6.

Таблица 6. Журнал хозяйственных операций.

8. Накладная на отпуск материалов на сторону М-15. (Приложение № 20).

Применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.

Накладная выписывается работником структурного подразделения на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке, в двух экземплярах. Накладная на отпуск материалов на сторону должна оперативно передаваться в бухгалтерию не только для проверки правильности составления документа, заполнения соответствующих разделов и отражения хозяйственной операции в учете, но и для предъявления счета покупателю.

В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дебет 79 Кредит 10 — материалы переданы в филиалы, представительства и иные территориально обособленные подразделения предприятия, имеющие самостоятельный баланс;

Дебет 91.2 Кредит 10 — продажа материалов сторонним организациям.

Вместо первичных документов по расходу материалов можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в карточках складского учета, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. В карточках проставляются шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), которого принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером. С кладовщиком заключают по установленной форме договор о полной индивидуальной материальной ответственности. При отсутствии должности заведующего складом его обязанности могут быть возложены на любого работника с его согласия с обязательным заключением договора о полной индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передаче их по акту.

Учет движения и остатков материалов кладовщик осуществляет в карточках складского учета. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. В результате склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы, заведующий складов обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение складского учета материалов допускается также в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

Первичные документы сдают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца.

Поступившие со склада первичные документы по движению материалов в бухгалтерии подвергают проверке, а затем фиксированию по твердым учетным ценам. После этого они служат основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета.

Ежедневно или в другие установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в ведомость учета остатков материалов (без оборотов расхода и прихода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Материально ответственные лица ежемесячно составляют отчет о движении материальных ценностей, в котором отражают наличие и движение материалов на начало месяца. После проверки приходных и расходных документов бухгалтер подтверждает правильность остатков на конец отчетного месяца. В связи со спецификой показателей и особенностями движения по нефтепродуктам составляется специальный отчет о движении горючего и смазочных материалов в двух экземплярах. Приходную часть отчета составляют на основе счетов фактур, лимитно-заборных ведомостей, накладных внутрихозяйственного назначения. На основании учетных первичных документов о выдаче материалов составляется расходная часть отчета.