Перечень требований для проведения внутреннего аудита процесса «Закупки»

1. Управление документацией и записями.

В процессе проверок по разделам 2−7, изложенным ниже, убедиться в наличии соответствующих документов, записей и управлении ими.

• 2. Определение потребностей в приобретении материалов, инструмента, спецодежды.
• 2.1 Выполнение требований СТП404−021 в части определения потребностей в приобретении материалов, инструмента, спецодежды.
• 2.2 Регистрация, выполнение заявок на приобретение материалов, инструмента, спецодежды (п. 3 СТП404−021)
• 2.3 Расчет потребности в запасных частях и комплектующих на квартал (п. 5.3 «Положение о порядке учета запасных частей и забракованных деталей» от 12.05.2003).
• 2.4 Контроль остатков поступающей продукции инженерами ОСК (п. 6.1 СТП404−020)
• 2.5 Соответствие процесса закупки материалов требованиям стандарта СТП404−024:
  • — наличие плана-графика выпуска основной продукции в соответствии с приложением П (п. 11.1 СТП404−021);
  • — наличие сводной заявки на изготовление ДСЕ; (п. 11.5 СТП404−021)
  • — наличие плана закупки материалов. (п. 11.6 СТП404−021)
• 3. Оценка деятельности поставщиков в 2012 г. и выбор поставщиков на 2013 г.
• 3.1 Первичная и периодическая оценка и одобрение поставщика (в т.ч. посредника) с целью определения его способности выполнять предъявляемые требования к поставляемой продукции и услугам перед заключением договора (п. 6.1 СТП404−019)
• 3.2 Дополнительные условия при выборе в качестве поставщика продукции дилера или предприятия — посредника:
  • — наличие в договорах с поставщиками-посредниками требований по прослеживаемости фактического изготовителя продукции в сопроводительной документации;
  • — наличие в документах на поставку продукции возможности просмотра маршрута движения продукции от предприятия-изготовителя до ОАО «УЗГА»;
  • — способность дилера — изготовителя или предприятия-посредника к соблюдению требований предприятия-изготовителя по обеспечению условий транспортировки и хранения.
  • — возможность проводить ОАО «УЗГА» аудиторские проверки.
• 3.3 Учет при оценке наличия у Поставщиков-посредников полномочий (доверенности) на право реализации компонентов АТ от их изготовителя.
• 3.4 Порядок выбора и утверждения соисполнителей (субподрядчиков) и других поставщиков услуг (п 6.8 СТП404−019).
• 3.5 Наличие:
  • — анкет по оценке поставщиков;
  • — реестра новых поставщиков;
  • — протоколов утверждения поставщиков;
  • — утвержденного генеральным директором Перечня одобренных поставщиков (изготовителей, посредников) и субподрядчиков (в соответствии с требованиями СТП404−019);
• 3.6 Полнота утвержденных перечней по всей номенклатуре материалов и комплектующих изделий, применяемых при ремонте.
• 3.7 Наличие ответственных за ведение перечня.
• 4. Анализ договоров
• 4.1 Порядок заключения договоров на поставку продукции и выполнения работ по кооперации.
• 4.2 Порядок согласования условий договора.
• 4.3 Обеспечение условий экономической безопасности интересов УЗГА (п. 7.4 СТП404−057).
• 4.4 Наличие ответственных лиц за ведение договорной работы.
• 4.5 Наличие подписей:
  • — согласующей подписи директора по качеству в договорах поставки комплектующих, материалов для ремонта АТ;
  • — согласующей подписи технического директора в спецификациях на материалы.
• 4.6 Наличие типовых форм договора на закупки и услуги, утвержденных приказом генерального директора.
• 4.7 Наличие в типовой форме договора и в договорах (с приемкой продукции ОАО «Авиатехприемка») приложения с номенклатурой продукции, подлежащей приемке.
• 4.8 Наличие в листе согласования договора, полученного от контрагента, записи ответственного исполнителя об анализе на предмет существенного отличия договора от типового.
• 4.9 Порядок действий в случае отсутствия на предприятии типовой формы или типовых условий договора.
• 4.10 Наличие в оформленных договорах на поставку всех необходимых требований:
  • — по обеспечению качества и комплектности поставляемой продукции и услуг (в т. ч. при выполнении работ по кооперации);
  • — по комплектности сопроводительной документации;
  • — по обеспечению условий транспортировки и хранения (п. 6.8.2 СТП404−019).
• 4.11 Контроль исполнения договоров:
  • — ведение электронного журнала исполнения заключенных договоров;
  • — подача ежегодно в СВК реестров договоров, действие которых прекращается и действие которых пролонгируется;
  • — передача в бухгалтерию в течении двух рабочих дней после подписания соответствующих документов о выполнении договоров (накладные, акты приема-передачи работ и др.).
• 5. Контроль за соответствием закупаемых материалов и комплектующих изделий установленным требованиям.
• 5.1 Аттестация рабочих мест проведения входного контроля.
• 5.2 Наличие необходимых средств измерения, свидетельств о их поверке.
• 5.3 Порядок учета, маркировки и изоляции продукции забракованной по результатам входного контроля.
• 5.4 Наличие следующих помещений:
  • — изоляторов брака для окончательно забракованной продукции;
  • — мест для изоляции некондиционной продукции до принятия решения об ее использовании;
  • — мест для продукции не прошедшей входной контроль;
  • — для продукции, прошедшей входной контроль.
• 5.5 Способы идентификации продукции (в т.ч. формы бирок), хранящейся на складах.
• 5.6 Порядок взаимодействия служб завода (ОСК, ССХ, ОТК) при проведении входного контроля.
• 6. Обеспечение сохранности закупаемых материалов и комплектующих изделий на складах. Идентификация. Выдача в подразделения.
• 6.1 Организация хранения продукции на складах.
• 6.2 Организация транспортирования и погрузочно-разгрузочных работ.
• 6.3 Номенклатура складских помещений.
• 6.4 Наличие журналов учета поступающей продукции (приложение Д СТП404−022).
• 6.5 Соответствие установленным требованиям, регистрация параметров производственной среды в складских помещениях. (СТП404−028)
• 6.6 Выполнение процедур, определяющих порядок дальнейшего использования материалов и изделий при нарушении условий их хранения.
• 6.7 Наличие бирок годности на материалах при выдаче со склада. Установление ответственности за соблюдение порядка и контроль получения и выдачи материалов и изделий со складов.
• 6.8 Хранение на складе изготовленных деталей.
• 7. Результативность выполнения корректирующих мероприятий.
• 7.1 По замечаниям внешних комиссий.
• 7.2 По замечаниям комиссии по внутренней проверке.