Ревизия торговой деятельности

инструмент ревизия правовой торговый Учет товарных операций в сфере торговой деятельности регламентируется как общими нормативными документами по организации бухгалтерского учета, так и специальными, отражающими особенности этой сферы деятельности.

1. Нормативная база К основной нормативной базе регулирующей порядок ведения кассовых операций и проведения ревизии можно отнести:

• 1. Положения Центрального Банка России за № 318-П от 24.04.2008 года «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»
• 2. Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
• 3. Разъяснения ЦБР от 22 октября 1997 г. О некоторых вопросах, связанных с проведением кассовых операций
• 4. Письмо ЦБР от 14 мая 1997 г. № 02−14/213 О порядке ведения кассовых операций
• 5. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40)
• 6. Указ Президента РФ от 22 декабря 1993 г. № 2263 «Об аудиторской деятельности в Российской Федерации» (с изм. и доп. от 26 ноября 2001 г.)

При ревизии материальных ценностей ревизор руководствуется Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально — производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденным приказом МФ России от 09.06.01 № 44н.

2. Источники проверки Аудит учредительных документов торговой организации предполагает ознакомление аудитора с Уставом, Учредительным договором и другими необходимыми учредительными документами. При проверке учредительных документов аудитор выясняет — к розничной, к оптовой или обеим формам торговли относится проверяемая организация.

Аудит наличия лицензий подразумевает — лицензирована ли деятельность данной организации.

При аудите кассы и кассовых операций аудитор руководствуется Законом РФ «О денежной системе РФ», решением совета директоров Банка России, утвердившим «Порядок ведения кассовых операций в РФ», применяемый всеми предприятиями, организациями и учреждениями независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности.

При аудите кассы и кассовых операций в качестве методического пособия следует использовать рекомендации Центрального банка России по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями «Порядка ведения кассовых операций в РФ».

Аудитору следует пользоваться нормативными документами, утвержденными соответствующими министерствами и ведомствами, которыми регулируются кассовые операции, имеющие отношение к торговле; первичными документами по приему и выдаче наличных денег; кассовыми книгами; книгами аналитического учета ценностей, хранящихся в кассе; актами ревизии кассы; учетными регистрами по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», прочих денежных средств (на счетах 55, 56, 57) и др.

В соответствии с ним в качестве источников ревизии выступают материально-производственные запасы (МПЗ):

• — используемые при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), предназначенной для продажи (сырье и основные материалы, покупные полуфабрикаты и др.);
• — предназначенные для продажи (готовая продукция, товары);
• — используемые для управленческих нужд организации (вспомогательные материалы, топливо, запасные части и др.);

Основная часть материально-производственных запасов используется в качестве предметов труда, обслуживающих один производственный цикл и полностью переносящих свою стоимость на вновь созданную готовую продукцию.

На большинстве предприятий операции с материально-производственными запасами осуществляются систематически и отличаются разнообразием.

3. План проверки.

Два основных этапа — разработка программы и плана ревизии.

Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая содержит:

цель ревизии;

вопросы, подлежащие проверке;

средства и условия, необходимые для проведения ревизии;

сроки и место исполнения;

состав участников ревизии;

формы документального оформления ревизии.

Программа разрабатывается на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик.

Согласно Стандарту аудиторской деятельности, Стандарт аудиторской деятельности. Комиссия по аудиторской деятельности при Президенте РФ, 25.12.1996, протокол № 6 аудиторская организация, осуществляющая аудит, должна спланировать аудит до написания письма-обязательства и до заключения договора с проверяемой организацией. Планирование состоит в разработке аудиторской организацией общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита, а также в разработке аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур.

План ревизии должен обладать определенными характеристиками. Действенность, конкретность, реальность, гибкость и мобильность.

4. Метод проверки.

Отдельное контрольно-ревизионное действие принято называть методом. К таким методам могут быть отнесены сверка, сличение. Документальный контроль основан на нескольких методах.

Экономический анализ работы организации.

Технико-экономические расчеты.

Нормативная проверка.

Формальная проверка.

Логическая проверка.

Арифметическая проверка.

Встречная проверка.

Взаимный контроль.

Анализ ежедневного или пооперационного изменения остатков товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Восстановление количественно-суммового учета.

Проверка правильности корреспонденции счетов.

Проверка регистров бухгалтерского учета.

Исследование неофициальных материалов.

Исследование и проверка объяснительных записок, полученных в процессе ревизии.

Правильность совершения хозяйственных операций не всегда можно проверить методами документального контроля. Часто возникает необходимость провести проверку наличия денежных средств, материальных ценностей и основных фондов в натуре. С этой целью вместе с методами документального контроля в ходе ревизий применяются методы фактического контроля.

Самый распространенный метод фактического контроля — инвентаризация. С ее помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.

Инвентаризацию проводят в общеустановленном порядке, подсчитывая остатки готовых изделий на производстве. Фактические остатки сырья записывают в инвентаризационную опись: готовую продукцию; невыработанное сырье.

Инвентаризация кассы проводится немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия недостачи денег в одной кассе за счет денежной наличности других касс. Одновременно кассир составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и несписанных денег не имеется. Отчет визирует главный (старший) бухгалтер предприятия (фирмы). Затем начинается подсчет денег и других ценностей, находящихся в кассе. Сначала это делает кассир, потом аудитор. В период инвентаризации в кассе могут находиться частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и на другие выплаты. Выплаты по частично оплаченным платежным ведомостям аудитор принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. Далее фактическое наличие денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском учете. После этого аудитор оформляет результаты инвентаризации актом, который кроме него подписывают еще кассир и главный (старший) бухгалтер.

При ревизии кассы аудитору необходимо также выяснить:

имеется ли обязательство кассира о материальной ответственности установленной формы, предусмотренной порядком ведения кассовых операций;

соответствует ли помещение кассы нормальным условиям работы кассира, обеспечена ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка;

не находится ли в кассе на отдельные даты денежная наличность, значительно превышающая установленные лимиты;

проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты таких проверок.

В некоторых бухгалтериях последнее требование часто не выполняется, и проверки кассы проводятся формально на отчетные даты, причем кассир знает о них и заранее готовится.

Установление недостачи или излишков денежных средств у кассира на начало аудиторской проверки — не самоцель. Эти данные необходимы и в дальнейшем при проверке полноты оприходования и эти правильности списания денежных средств по кассе.

Аудитор должен тщательно проверить полноту, своевременность оприходования денег и правильность их списания в расход по кассе. Кассы предприятий и фирм принимают наличные по приходным кассовым ордерам. Эти деньги могут поступать из банков, от работников в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками, неиспользованных авансов и др. Особое внимание следует обращать на полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка. Некоторые аудиторы допускают ошибку, когда просматривают только корешки чеков.

Необходимо проверять также выписки банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Если на выписках есть следы подчисток, исправлений, а также обнаружены расхождения остатков, аудитор должен получить в банке выписку из текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии ревизуемой организации с данными выписки. Нужно тщательно проверять не только полноту оприходования сумм, полученных из банка, но и другие поступления. Проверяя выдачу наличных денег из кассы предприятия (фирмы), аудитор должен знать, что наличные из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или другим, надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными.

Кассовые операции по списанию денег в расход изучают по документам, приложенным к кассовым отчетам, по возможности за весь период, подлежащий проверке. При аудите используют следующие формы учетной документации по кассовым операциям: №КО-1 «Приходный кассовый ордер», №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 и КО-За «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», №КО-4 «Кассовая книга», №КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денег», документы безордерного оформления приема и выдачи денег, регистры по счету 50 «Касса», главную книгу, балансы на соответствующие даты и др.

Необходимо обращать внимание на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей, погашаются ли кассовые документы (приходные — штампом «получено», расходные — «оплачено») с указанием даты, нет ли на них следов подчисток или исправлений.

5. Основные нарушения.

В процессе ревизии, аудитор проверяет следующие данные организации и выявляет нарушения:

• — как оформлены первичные документы, на основании которых принимаются на склад товары (счет-фактура, товарно-транспортная накладная, грузовые квитанции — если груз принимается от железной дороги);
• — приложены ли к накладным, если это необходимо, сертификаты качества или анализы;
• — правильно ли ведется аналитический учет товаров в бухгалтерии;
• — имели ли место претензии поставщика в случае расхождения фактического наличия с указанным в сопроводительных документах, в случае товаров несоответствующего качества;
• — весовое хозяйство в соответствующих специализированных предприятиях;
• — правильно ли учитываются товары в розничной торговле (стоимостное выражение, кроме товаров, которые должны учитываться по количеству, цене и сумме);
• — правильно ли списывается естественная убыль;
• — правильно ли установлены розничные цены на реализуемые товары;
• — правильно ли отражены операции с тарой;
• — не нарушен ли порядок применения контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением;

Наличные деньги пересчитываются полистно по купюрам, пачки распечатать и проверить прямым счетом. Ревизор проверяет наличие в кассе денежных документов (марок, проездных билетов), бланков строгой отчетности, ценных бумаг. Фактические остатки сопоставляются с остатками по данным бухгалтерского учета. Если обнаружены недостатки или излишки, то у кассира берется письменное объяснение о причинах выявленных расхождений. Если недостача или излишки по кассе образовались в результате нарушения правил ведения кассовых операций или злоупотреблений, ревизор может потребовать отстранения кассира от занимаемой должности или передачи материалов на виновных лиц в правоохранительные органы. При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте ревизии указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Недостача взыскивается с кассира. Излишки кассы зачисляются в доход предприятия.

• — сроки проведения инкассации наличных денег;
• — своевременность проведения инвентаризации и выявление результатов;
• — составлены ли товарные счета материально ответственными лицами;
• — порядок ведения кассовых операций;
• — полноту оприходования выручки от реализации товаров, правильное начисление НДС;
• — соблюдаются ли сроки реализации продовольственных товаров;
• — правильно ли отражены операции при реализации товаров на комиссию;
• — законно ли создан резерв естественной убыли по продовольственным товарам;
• — правильно ли произведены уценка, дооценка, переоценка товаров.

Чаще встречаются нарушения:

Выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

Выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;

Несвоевременное предоставление отчета об израсходованных подотчетных суммах.

Описание фактов нарушений должно содержать обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер ущерба и другие последствия этих нарушений.