Учетная политика и практика учета расчетов с подотчетными лицами

Первичный учет расчетов с подотчетными лицами. Учетная политика по расчетам с подотчетными лицами.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами. Документ — это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Чернянский сахарный завод» подразделяются на три вида. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер. Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9), где указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) (приложение№ 11) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10) (приложение № 12). Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание (приложение № 13). Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении. При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа — кассовый и товарный чеки (или накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима. Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т. п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца (23). В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров (работ, услуг). Третий вид — итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию — авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств (приложение № 14). Для ввода в информационную базу программы 1С: Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца. Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках. На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники». Если предоставляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс. На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Закладка «Оборотная сторона» диалога позволяет ввести данные в табличную часть документа. В ней нужно указать: —дату или интервал дат совершения расходов; -выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета; -указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные); -сумму НДС; -назначение расходов (кому, за что и по какому документу).Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1) и дебету счета, на которые списываются затраты данного наименования. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки. Согласно приказа руководителя организации ЗАО «Чернянский сахарный завод""№ 83 от 08.12.2011года работник был направлен в служебную командировку с 08 по 09 декабря 2011 г. (включительно) в г. Москва. На командировочные расходы 07 декабря 2011 г ему было выдано под отчет из кассы 9 715 рублей согласно расходного ордера № 478 от 07.12.2011 г. 09 декабря 2011 г. работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов: — командировочное удостоверение; - авиабилеты до пункта назначения и обратно на сумму 6720 руб., в том числе НДС (сумма НДС не выделена отдельной строкой); - квитанция сборов при авиаперелете на сумму 600 руб.; Авансовый отчет был утвержден 09 декабря 2011 г. Таким образом, общая сумма возмещения командировочных расходов работника составила 12 320 руб. (2000 руб. + 6720 руб. + 600 руб. + 3000 руб.). Условно примем, что других командировок в апреле 2005 г. не было. Документально подтвержденные расходы на проезд, произведенные работником, составляют 7320 руб. (6720 руб. + 600 руб.).В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ сумма НДС, уплаченная по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, подлежащая вычету, исчисляется обратным ходом путем умножения на 18 и деления на 118 суммы указанных расходов. Сумма НДС, уплаченная по расходам работника на проезд, принимаемая к вычету, составляет 1025,08 руб. ((6720 руб. x 18/118)).Расходы на проезд без НДС — 6294,92 руб. (7320 руб. — 1025,08 руб.) (Приложение№ 16). Учетная политика по расчетам с подотчетными лицами. В конце года бухгалтер составляет план проверки расчетов с подотчетными лицами и проверяют бухгалтерского учета составляет методика, которая включает: — Перечень основных нормативных документов; - Приказ об учетной политике предприятия; - Источники информации (первичные документы по разделу учета, регистры синтетического и аналитического учета подотчетных лиц); - Положения, на которые бухгалтеру следует обратить внимание при проведении проверки; - Методы сбора доказательств, применяемые при проверке; - Классификатор возможных нарушений. Перечень основных нормативных актов включает законы, приказы по ведению бюджетного учета, методические указания, инструкции финансовых и налоговых органов и другие документы, которыми руководствуется ревизор при проверке соответствующего раздела учета. В конце года бухгалтер прописывает на следующий год в учетной политике, уделяют внимание разделу подотчетными лицами, устанавливающему порядок выдачи денежных средств под отчет, а именно: — списку материально ответственных лиц, имеющих право на получение денег под отчет, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности; - предельному размеру подотчетных средств; - периоду, в течение которого полученные средства должны быть использованы; - срокам представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, а неизрасходованные остатки денежных средств сданы в кассу, ограничен тремя рабочими днями. В учетной политике прописывает проверка расчетов бухгалтера с подотчетными лицами: — наличии оснований для выдачи денежных сумм под отчет (приказов руководителя, заявлений работников с разрешительной подписью); - отсутствии выдачи подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее выданные под отчет суммы; - правильности оформления авансовых отчетов и своевременности представления их в бухгалтерию; - полноте приложенных к авансовым отчетам первичных документов и соответствии их нормативным требованиям; - наличии командировочного удостоверения с отметками прибытия-выбытия и правильности его оформления; - правильности возмещения командировочных расходов (суточных, затрат по проезду и проживанию); - полноте, своевременности и правильности возврата в кассу неизрасходованных подотчетных сумм; - ведении аналитического учета в разрезе каждого подотчетного лица; - правильности отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам с подотчетными лицами; - правильности отражения операций с подотчетными лицами в бюджетном учете и применения бюджетной классификации (24,25).