Контроль учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Контроль расчетов с подотчетными лицами проводился на основе составленной программы аудита (рабочий документ аудитора).

Проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» начинается с проверки наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами. Проверяется правильность составления приказов руководителя предприятия. Также проверяется, выполняются ли все распоряжения руководителя подотчетными лицами.

03 февраля 2014 г. в ООО «РИФ-Терминал» была осуществлена аудиторская проверка. При проверке было выявлено, что в ООО «РИФ-Терминал» список работников, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя предприятия. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае на основании заявления работника и служебной записки главного бухгалтера. Также в ООО «РИФ-Терминал» установлено, что новый аванс выдается работнику предприятия при условии, что он отчитался за ранее полученный аванс. Что соответствует существующему на сегодняшний день законодательству.

Таблица 2.9.

Этапы аудита, проводимого в ООО «РИФ Терминал» 03.02.2014 г.

Следующим этапом проверки является: проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы проверили:

• — оформление авансовых отчетов;
• — оформление командировочных расходов;
• — своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций. При проверке авансовых отчетов по форме было изучено следующее:

• — соответствие типовой форме № АО -1 «Авансовый отчет»;
• — наличие номера и даты составления;
• — указание подотчетного лица;
• — указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
• — указания назначения аванса;
• — наличие подписей;
• — заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами. При этом 3 февраля 2014 было проверено соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц проверили путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. Также проводилась сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете. В ООО «РИФ-Терминал» при поступлении материалов через подотчетное лицо к авансовому отчету прикладывается платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). Было выявлено нарушение в заполнении товарных чеков и накладных. В некоторых товарных чеках и накладных не были приведены наименования приобретенных материалов. При проверке оформления авансовых отчетов в ООО «РИФ-Терминал» было выявлено, что на некоторых авансовых отчетах отсутствует название предприятия и назначение аванса. Также на некоторых командировочных удостоверениях отсутствует подпись генерального директора, а служебных заданиях отсутствует подпись работника, которому выдается аванс. Еще было выявлено, что на предприятие отсутствует график документооборота по счету 71.

Затем проверялась правильность корреспонденции счетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласно рабочему плану счетов учет кассовых операций в ООО «РИФ-Терминал» осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», к которому открыто три субсчета. Проверили учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. При проверке корреспонденции счетов в ООО «РИФ-Терминал» по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», аудитором не было выявлено нарушений.

Следующим этапом контроля является формирование регистров синтетического и аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Формирование регистров аналитического учета в ООО «РИФ-Терминал» происходит автоматически в программе, разработанной на основе 1С: Бухгалтерия. На основании первичных документов (авансового отчета и документов, прилагаемых к нему) происходит формирование анализа счета 71.

Затем проверили правильность отражение данных по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности организации. В ООО «РИФ-Терминал» по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» каждый месяц автоматически в программе формируется оборотно-сальдовая ведомость.

На конец 2013 г. дебетовый остаток по счету 71 в ООО «РИФ-Терминал» составил — 248 145 руб., который находит отражение в бухгалтерском балансе по строке «Дебиторская задолженность». Вероятность ошибки исключена, так как отчеты формируются автоматически.

Контроль планировался и проводился таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что финансовая (бухгалтерская) отчетность компании не имеет существенных искажений в части учета расчетов с подотчетными лицами. Контроль проводился с целью подтверждения правильности и своевременности отражения в первичных документах и учетных регистрах операций по учету расчетов с подотчетными лицами за 2013 г.

При проведении контроля учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом организации по прочим операциям были выявлены незначительные нарушения организации учета на данном участке. Отрицательным моментом, является то, что в некоторых авансовых отчетах отсутствует название предприятия и назначение аванса. Было выявлено нарушение в заполнении товарных чеков и накладных. В некоторых товарных чеках и накладных не были приведены наименования приобретенных материалов.

В целях исключения фальсификации учетной информации рекомендуется заполнить все необходимые реквизиты документов.

Выявленные в ходе контроля расчетов с подотчетными лицами и с персоналом организации по прочим операциям нарушения отражены в таблице 8 и были оформлены в рабочем документе.

Таблица 2.10.

Нарушения, выявленные в процессе проведения аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом организации по прочим операциям в ООО «РИФ-Терминал» в 2013 г.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» ведется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, обеспечивает сплошное, непрерывное, полное, документально обоснованное и взаимосвязанное отражение и контроль хозяйственных операций.

По результатам контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» выдано заключение в части учета расчетов с подотчетными лицами не влияющее на достоверность отчетности.

В ходе проверки учета расчетов с подотчетными лицами установлено:

• — по состоянию на 1 октября 2012 года по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебиторская задолженность составляла 381 202 руб. 83 коп., на 31 декабря 2013 года — 452 758 руб. 39 коп.;
• — по состоянию на 31 декабря 2013 года за уволенными сотрудниками числилась непогашенная дебиторская задолженность по счету 71 в сумме 95 766,6 руб., по счету 73 — в сумме 74 165,54 руб.

В организации для водителей и менеджеров, постоянная работа которых осуществляется в пути, с 01.02.13 г. года применялся особый порядок начисления суточных. На основании приказа по организации для этих категорий работников был установлен дифференцированный размер суточных в зависимости от марки автомобиля и маршрута служебной поездки. В размер суточных были включены суммы стоянок и компенсаций водителям за проживание в кабине автомобиля. Указанный порядок в Учетной политике не закреплен.

В ходе выборочной проверки авансовых отчетов выявлено:

• — к зачету принимались товарные чеки и квитанции без кассовых чеков (а/о №№ 283 от 03.02.13 г. на сумму 130 руб., 2059 от 10.11.13 г. на сумму 2970 руб. и 7800 руб., 124 от 22.01.13 г. на сумму 25 руб., 1263 от 21.07.13 г. на сумму 110 руб. и т. д.);
• — к зачету принимались кассовые чеки без расшифровки приобретенных товаров (а/о №№ 2050 от 01.11.13 г. на сумму 440 руб., 1093 от 25.06.13 г. на сумму 4319,93 руб., 304 от 25.03.13 г. на сумму 8050 руб. и т. д.);
• — отсутствие авансовых отчетов, которые отражены в бухгалтерском учете по счету 71 (а/о от 01.04.13 г. №№ 802 на сумму 260 руб., 831 на сумму 130 руб., 846 на сумму 300 руб., 847 на сумму 250 руб.);
• — выявлены факты переплат по авансовым отчетам (а/о № 3 от 14.01.13 г. приложен фискальный чек на сумму 529,20 руб., к зачету приняли 588 руб., № 17 от 19.01.13 г. отсутствовал оправдательный документ на сумму 495 руб.);
• — выявлены случаи нарушения п. 6 Учетной политики по срокам отчета по выданным под отчет суммам (а/о № 1381 от 01.07.13 на сумму 3100 руб. приложены фискальные чеки от 07.11.07 г., № 1371 от 01.07.13 г. на сумму 5872 руб. приложены оправдательные документы от 30.11.12 г. и т. д.);
• — нарушение п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденных ЦБ РФ от 22.09.93 г. № 40 лицам, не отчитавшимся за ранее полученные подотчетные суммы, выдавались новые авансы (Григоренко А.П., Аристархову Е. Г., Гаврилову Г. В. и др.).

В ходе проверки командировочных удостоверений установлены нарушения требований инструкции МФ СССР № 62 от 07.04.08 г. «О служебных командировках» и Постановления Госкомстата РФ № 1 от 05.01.04 г.:

• — отсутствие служебных заданий на командировки (а/о №№ 145 от 09.01.13 г., 30 от 14.01.13 г., 152 от 24.12.13 г., 1228 от 01.07.13 г. и т. д.);
• — отсутствие отметок и печатей о прибытии в командировочных удостоверениях (а/о №№ 42 от 14.02.13 г., 46 от 14.02.13 г., 44 от 14.02.13 г., 40 от 14.02.13 г., 45 от 14.02.13 г., 37 от 14.02.13 г., 43 от 14.02.13 г., а/о №№ 35 от 22.01.13 г., 36 от 22.01.13 г., 1145 от 01.07.13 г., 1381 от 01.07.13 г. и т. д.);
• — отсутствие приказов на продление командировок (а/о №№ 1302 от 10.07.13 г., 728 от 21.04.3 г. и т. д.).