Перечень нормативных документов, носящий локальный характер деятельности бюджетного учреждения

Основным документом бюджетного учреждения является Устав учреждения.

На основание Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», можно выделить основные виды документов:

• · Договоры;
• · Инструкции;
• · Планы;
• · Положения;
• · Правила;
• · Приказы;
• · Программы;
• · Расписания;
• · Распоряжения;
• · Решения;
• · Графики.

Также все документы можно классифицировать на 6 групп:

1. Документация по личному составу.

Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.

К тому виду документации относятся:

• * распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
• * информационно — расчетные документы;
• * официальная внутренняя переписка;
• * журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

2. Распорядительные документы.

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.

Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).

Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.

Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

3. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника К таким документам относятся:

• — трудовая книжка,
• — трудовой договор,
• — справка о трудовой деятельности,
• — копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

4. Информационно — расчетные документы Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.

К их числу относятся:

• — личная карточка работника,
• — штатное расписание,
• — табель учета рабочего времени,
• — личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

5. Внутренняя служебная переписка Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

6. Журналы учета и контроля Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:

• — журнал регистрации трудовых договоров;
• — журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
• — журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
• — журнал регистрации приказов о командировках работников;
• — журнал регистрации командировочных удостоверений;
• — журнал регистрации служебных заданий;
• — журнал регистрации локальных нормативных актов;
• — приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• — журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
• — журнал выдачи справок по личному составу;
• — журнал учета больничных листов;
• -журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.