Правила контроля «управленческая пятерня», документация по контролю

В практике управления существует так называемая технология контроля, которая состоит из пяти групп:

• 1-я группа представляет собой процесс выбора концепции контроля и включает систему, процесс или частные проверки; определение предмета и цели контроля; определение контролирующего органа.
• 2-я группа представляет собой процесс определения норм контроля и содержит этические, правовые, производственные и другие нормы.
• 3-я группа представляет собой процесс определения объема и области контроля, который может быть полным, сплошным, эпизодическим, выборочным, финансовым и т. п. Контролю может подлежать качество продукции, производительность труда и т. д. Контроль качества продукции называют инспекцией качества и относят к контролю в узком смысле.
• 4-я группа объединяет в себе методы или виды контроля, например, предварительный (диагностический, терапевтический), текущий, заключительный и др.
• 5-я группа представляет процесс определения цели контроля, в который входят: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.

Немецкий специалист по менеджменту Г. Шредер выявил следующие негативные проявления контроля: тот факт, что сотрудник находится под наблюдением, вынуждает его наблюдать за собой, но при этом человек начинает задумываться над своими автоматически протекающими действиями и теряет уверенность в себе.

Контроль является признаком разницы в статусе. Он идет вразрез с человеческой потребностью в признании и высокой оценке (тот, кого контролируют, является в большинстве случаев подчиненным);

Контроль особенно неприятен, когда наблюдаемый не знает точно, что именно контролируют, так как контроль узаконен, никто не может от него защититься; возникающее по этой причине раздражение «выливается» где-нибудь в другом месте;

Контроль зачастую субъективно воспринимается как придирки, хотя руководитель об этом не думает;

Контроль может восприниматься как недоверие, в этом случае он препятствует хорошим отношениям между руководителем и подчиненными.

Г. Шредер также разработал правила, или рекомендации, которых необходимо придерживаться при проведении контроля, для того чтобы уменьшить его возможные негативные проявления:

• · сотрудник должен видеть, что контроль направлен не на его личность, а на рабочий процесс;
• · сотрудник должен знать, что именно контролируется;
• · контролировать следует открыто;
• · осуществлять контроль надо за результатом, а не за действиями;
• · при организации контроля следует ограничиваться существенными моментами — показателей контроля не должно быть много;
• · осуществляя контроль, необходимо придерживаться товарищеского тона при общении;
• · при доведении рабочих указаний особое внимание следует уделять изложению признаков контроля.
• · надо постоянно иметь в виду целевую установку контроля, не позволять ему превратиться в самостоятельную функцию;
• · контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса;
• · необходимо обосновывать контроль, делать понятной его цель;
• · следует делегировать ответственность.

Метод контроля «Управленческая пятерня». В деятельности менеджера большое значение имеет совершенствование стиля и метода управления персоналом. Руководителю предприятия должны быть присущи управленческая ответственность, справедливость и объективность в оценке каждого сотрудника. Наблюдения показывают, что многие руководители в своей жестикуляции используют преимущественно указательный палец, как бы констатирующий виновность подчиненных. В практическом менеджменте существует понятие «Управленческая пятерня», которое дает наглядное представление об оптимальном выборе стиля работы с персоналом.

Рассмотрим функции, которые выполняют пальцы в «Управленческой пятерне» .

Указательный палец обычно показывает на того, кого менеджер хочет обвинить в недобросовестности, недисциплинированности, недостаточной подготовленности, неаккуратности и т. д. Однако применять этот прием можно только в том случае, если менеджер положительно ответил сам себе на следующие вопросы, «ответственность» за которые несут три пальца, указывающие назад:

" Кто выбрал этого человека для выполнения работы, которая выполнена неудовлетворительно?" (средний палец);

" Кто инструктировал работника, как это было сделано?" (безымянный палец);

" Был ли соответствующий контроль за его работой? Как мог получиться плохой результат в работе сотрудника при хорошем управлении?" (мизинец).

Если за все ответы получены положительные оценки, можно разогнуть «обвиняющий» указательный палец и обвинить работника в провале задания.

Большой палец напоминает, что слишком строгое взыскание (излишний нажим) не позволит достичь успеха и отрицательно влияет на деятельность работника.