Документальное оформление движения товаров и тары в розничной торговле и отчетность материально ответственных лиц

На объекты розничной торговли товары поступают от изготовителей, оптовых баз и других посредников. На поставку товаров организации розничной торговли заключают с поставщиками договоры и контролируют их выполнение.

Документальное оформление поступления и приемки товаров и тары на объектах розничной торговли зависит от способа их доставки, вида используемого транспорта, применяемых форм расчетов, от места приемки товаров, состояния транспортной тары.

От местных поставщиков товары поступают, как правило, в порядке централизованной доставки по предварительным заказам (заявкам) объектов розничной торговли. Для ритмичного снабжения товарами торговые организации составляют графики и схемы завоза товаров в магазины и согласуют их с поставщиками. От иногородних поставщиков товары могут поступать железнодорожным или автомобильным транспортом в порядке централизованной доставки или самовывозом. Экспедиторы торговых организаций получают товары от перевозчика (станции железной дороги, водной пристани) или от поставщика (при самовывозе) по доверенности на получение товарно-материальных ценностей. Они принимают их: по количеству мест или массе, если товары находятся в исправной опломбированной таре; по количеству единиц и качеству, если товары находятся в открытой или поврежденной таре. Работники торговых объектов приемку товаров от экспедитора своей организации, экспедитора поставщика или перевозчика осуществляют на основании товаросопроводительных документов поставщика. Приемку товаров по количеству и качеству осуществляют в установленные договором сроки в соответствии с нормативно-технической документацией и Положением о приемке товаров по количеству и качеству.

В случае выявления при приемке товаров расхождений по количеству и качеству с данными товаросопроводительных документов поставщика создается комиссия, которая составляет акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей в трех экземплярах. Комиссию при приемке товаров формируют с учетом требований договора на поставку товаров: обязательный вызов представителя поставщика при одногородних поставках, привлечение представителя общественности или незаинтересованной организации (при иногородних поставках). Акт может быть составлен в двух экземплярах по форме, предусмотренной в договоре, если между их представителями при приемке груза на объекте розничной торговли достигнуто согласие о количестве недостающих товаров, их стоимости, характере недостачи, выявленных дефектах и причинах их возникновения. Фактически поступившие товары и тару работники розничной торговли приходуют по продажным ценам на основании товарных (товарно-транспортных) накладных поставщиков (Приложение Т). В товарно-транспортной накладной обязательно указывают номер и дату доверенности, по которой получен товар экспедитором; номер и дату составленного акта об установленных расхождениях по количеству и качеству; сведения о разгрузке товаров и др. Доверенность может заменять штамп объекта торговли, если это предусмотрено договором.

К товарной (товарно-транспортной) накладной поставщик прикладывает документы, удостоверяющие их качество и безопасность для здоровья потребителей: сертификат качества, удостоверение о государственной гигиенической регистрации и др., в которых указывают дату выпуска (а по скоропортящимся товарам — час выпуска), температуру хранения, срок годности (дату конечной реализации) и т. п.

Приемку товаров и тары, поступивших без сопроводительных документов поставщика, осуществляет комиссия, назначенная руководителем торговой организации из представителя администрации и материальноответственного лица. Комиссия составляет приемный акт в двух экземплярах, на основании которого материально ответственное лицо приходует фактически поступившие товары и тару на ответственное хранение. Тара, не включенная в счет поставщика, оценивается по ценам возможной реализации. На ее оценку комиссия составляет отдельный акт.

Поступившие от поставщиков колбасные изделия и другие мясопродукты, на которые установлены нормы отходов при подготовке к продаже (шпагат, нитки, металлические скобы, концы оболочек, оберточная бумага и т. п.), подлежащие очистке при продаже, материально ответственные лица приходуют чистой массой за вычетом отходов по нормам. Расчет количества и стоимости нормируемых отходов при подготовке к продаже производят непосредственно в товарной (товарно-транспортной) накладной поставщика и списывают на расходы по реализации по покупным ценам без налога на добавленную стоимость. В последующем такие товарные потери не актируются. Копченые колбасы импортного производства приходуют и реализуют с дополнительной упаковкой из полимерных материалов без ее удаления, так как нормы отходов на них не установлены.

Приемку тканей, поступивших в продажу в кипах (кусках), осуществляет комиссия, так как они часто имеют больший метраж, чем указано в фабричном ярлыке. Результаты перемеривания тканей оформляют актом в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается у материально ответственного лица, второй прилагается к товарным (товарно-транспортным) накладным поставщика и вместе с отчетом передается в бухгалтерию. На фабричном ярлыке каждой кипы ткани комиссия указывает фактическую меру ее длины, дату и номер составленного акта перемеривания и подписи всех членов комиссии. Выявленные излишки тканей приходуют.

Внутренний отпуск товаров из одного торгового объекта в другой производят по письменному распоряжению руководителя организации, а из одного отдела (секции) торгового центра (магазина) в другой — по распоряжению директора магазина и оформляют товарной накладной типовой формы.

Продавцы мелкой розницы и выездных пунктов розничной продажи товаров, в том числе на ярмарках, получают товары со складов магазинов по товарной (товарно-транспортной) накладной типовых форм, выписываемой материально ответственным лицом, отпустившим товар, в двух экземплярах. Принятые под реализацию товары продавцы мелкой розницы приходуют по их фактическому наличию и производят записи в товарно-денежном отчете. Указанные документы подтверждают поступление товаров под отчет материально ответственного лица и должны находиться в пункте реализации товаров в течение смены. В конце смены остатки нереализованных товаров возвращаются в магазин. Возврат оформляют выпиской товарной (товарно-транспортной) накладной.

В Перечень документов, которые должны находиться в месте реализации товаров, утвержденный Постановлением Министерства торговли Республики Беларусь № 10 от 22 марта 2003 г., включены оригинал или копия лицензии на право розничной торговли, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск или оприходование товаров, копия справки к таможенному разрешению на использование товара в соответствии с таможенным режимом, оригиналы или копии документов, удостоверяющих качество и безопасность товаров, и другие документы.

Реализацию товаров населению производят, как правило, за наличный расчет. Безналичные расчеты за товары могут производиться чеками сберегательного банка, платежными поручениями со счетов вкладчиков, а в отдельных торговых объектах — банковскими пластиковыми карточками. Контроль и учет торговой выручки, документальное оформление отпуска товаров зависит от способов организации их продажи (через прилавки, методом самообслуживания, продажи по предварительным заказам, по образцам и т. п.) и оснащенности торговых объектов соответствующими техническими средствами.

Подлинность банковских купюр, принимаемых от покупателей в оплату за товары, кассиры объектов розничной торговли проверяют, как правило, визуально по установленным признакам защиты.

Разовые расчетные чеки и чековые книжки установленного образца вкладчикам выдают коммерческие банки для расчетов за товары и услуги в пределах имеющегося остатка денег на их лицевых счетах или после внесения необходимой суммы в кассу банка. Банки также выдают кредитные чековые книжки по ссудам на потребительские нужды. При приеме чеков в оплату за товары, как правило, непродовольственные товары, работники торговли по паспорту проверяют принадлежность чека (чековой книжки) покупателям, наличие разовой доверенности чекодателя на распоряжение чеком из чековой книжки другому лицу; правильность и достоверность всех заполненных реквизитов; срок действия чека или чековой книжки; отсутствие подчисток и помарок, а в чековой книжке — правильность выведения остатка по корешку оплачиваемого чека. Если в корешке предыдущего чека имеется надпись «Испорчен», а сам испорченный чек отсутствует, то оплата за товар не производится.

После проверки правильности оформления чек принимают в оплату за товары и на его обороте (корешке чека чековой книжки) работник торгового объекта проставляет дату оплаты, штамп торгового объекта (печать организации) и заверяет своей подписью. При получении от покупателя чека доплата наличными деньгами может производиться до 20% стоимости покупки, сдача наличными — не более 5% от суммы чека. Обмен чеков банков на наличные деньги не допускается. В тот же день полученные чеки материально ответственные лица сдают в бухгалтерию.

Бухгалтер оформляет поручение-реестр на имя каждого банка-чекодателя не менее чем в двух экземплярах и не позднее третьего рабочего дня после получения чеков передает их с поручением-реестром в обслуживающие отделения банка для оплаты. С обслуживающим отделением банка может быть заключен договор на инкассацию банковских чеков его инкассаторами.

Для оплаты за товар платежным поручением вкладчика с его счета в банке работники торговой организации выписывают на его имя счет-фактуру в трех экземплярах с указанием наименования, количества и стоимости реализуемого товара. Два экземпляра счета выдают покупателю на руки для совершения предварительного платежа. Отпуск товаров покупателю осуществляют только после предъявления платежного поручения с отметкой банка об оплате товаров.

При безналичных расчетах за товары банковскими карточками работники торговли произведенные платежи фиксируют в карт-чеке с указанием платежной системы, наименования и адреса торговой организации, номера карточки, суммы и валюты платежа, даты и времени совершения операции. Один экземпляр выдают держателю карточки. Участники расчетов карточками могут применять документы на бумажных, магнитных носителях, электронные банковские сообщения.

Хозяйствующие субъекты, осуществляющие реализацию товаров (работ и услуг) через стационарные торговые (обслуживающие) пункты, производят прием денежных средств с использованием кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, предварительно зарегистрированных в районной инспекции Министерства по налогам и сборам по месту нахождения организации. В перечень таких торговых объектов Министерством торговли Республики Беларусь включены магазины, павильоны, другие стационарные торговые (обслуживающие) пункты, за исключением расположенных в сельской местности с численностью продавцов 1−2 человека, пунктов общественного питания, расположенных в образовательных учреждениях, и т. п.

К регистрации принимают технические средства, включенные в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь. Регистрацию кассового оборудования производят на основании заявления организации и предъявленного списка наличия кассовых аппаратов и компьютерных систем по установленной форме в двух экземплярах, при наличии у владельца договора с соответствующей организацией на их техническое обслуживание и ремонт. Одновременно на каждый кассовый аппарат (компьютерную систему) регистрируют книгу кассира-операциониста (оператора), которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью организации. Регистрация последующих книг кассира-операциониста производится только после представления в инспекцию Министерства по налогам и сборам предыдущей законченной книги.

Требования к работе кассира и порядок эксплуатации кассового оборудования установлены Типовыми правилами эксплуатации кассовых суммирующих аппаратов и компьютерных систем. Перевод на нули накапливающих суммирующих счетчиков, по которым определяют сумму принятых денежных средств, производят при вводе кассовых аппаратов в эксплуатацию, при их ремонте и в случаях, предусмотренных законодательством (например, при деноминации денежных средств). Комиссия с участием специалистов по техническому обслуживанию кассовых суммирующих аппаратов и представителей районной инспекции Министерства по налогам и сборам составляет акт о переводе накапливающих суммирующих счетчиков кассовых аппаратов на нули в двух экземплярах. Одни экземпляр передают в налоговую инспекцию, а второй — остается у владельца кассового аппарата. Показания счетчика кассового аппарата с активизированной фискальной памятью не переводят, а лишь актируют при ремонте (до ремонта и после ремонта), при смене владельца такого аппарата.

Работники торговых объектов на кассовом суммирующем аппарате (специальной компьютерной системе) регистрируют все суммы, полученные за товары наличными, чеками, по банковским карточкам, по перечислениям со счетов владельцев с выдачей кассового чека на получение приобретенного им товара.

При возврате покупателями чеков в случае отказа от товара комиссия с участие администратора, кассира и продавца составляет акт на возврат денежных средств покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Как правило, такой акт составляют при отсутствии возможности погашения возвращенных чеков при обслуживании покупателей до конца рабочего дня (смены). Аналогично оформляют и ошибочно выбитые кассовые чеки. Все возвращенные и ошибочные чеки прилагают к акту.

К концу рабочего дня (смены) ответственный администратор в присутствии кассира снимает показания счетчиков кассового аппарата и подписывает конец снятой контрольной кассовой ленты с указанием типа и номера кассового аппарата, показания суммирующих кассовых счетчиков на конец рабочего дня (смены), дневную (сменную) выручку. В книгу кассира-операциониста (оператора) производят записи показаний суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) и начало следующего дня (смены), а также суммы возвращенных денег покупателям, ошибочно пробитых чеков, на которые составлены акты. Записи в книгу производят чернилами, в хронологическом порядке, аккуратно и разборчиво. Все ошибочные записи исправляют корректурным способом с оговоркой исправления за подписями кассира, руководителя торгового объекта или его заместителя.

Сумму выручки магазина (секции, отдела) за день (смену) определяют как разность показаний суммирующих счетчиков кассовых аппаратов на начало и конец рабочего дня (смены), а также заактированных сумм возврата денежных средств покупателям по возвращенным, ошибочно пробитым чекам и не погашенным до конца рабочего дня (смены). Полученную сумму сравнивают с суммой наличных денег в кассе. Расхождений, как правило, не должно быть.

Использованные контрольные ленты кассовых суммирующих аппаратов, ежедневные фискальные отчеты специальных компьютерных систем материально ответственные лица передают в бухгалтерию вместе с отчетом, где они хранятся 5 лет или до завершения налоговой проверки.

Торговая организация представляет в налоговый орган отчет о суммах наличных денег, принятых с использованием кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным. В отчете по каждому торговому объекту показывают остатки товаров на начало и конец отчетного месяца, поступления и реализацию товаров в отчетном месяце, денежный оборот по каждому кассовому аппарату с указанием его заводского номера и всего по организации.

На торговых объектах, осуществляющих прием денежных средств от покупателей без кассовых суммирующих аппаратов, в конце рабочего дня выручку от реализации товаров за день (смену) оформляют приходным кассовым ордером формы № КО-1 и фиксируют в кассовой книге (Приложение Ы). По требованию покупателя в момент совершения покупки продавец должен оформить талон формы № 20-ФС и выдать ему квитанцию. В конце рабочего дня в приходный кассовый ордер такие суммы не включаются. Бланки типовых форм денежных документов имеют учетную серию, порядковую нумерацию и являются бланками строгой отчетности. Торговые организации приобретают их в уполномоченных организациях «Белпочта», «Белбланквыд», «Светочь» по предварительно оформленной заявке с разрешения районной инспекции Министерства по налогам и сборам.

Торговая организация, как правило, один раз в год утверждает в обслуживающем банке график сдачи торговой выручки, представляет в банк заявку на установление лимита остатка кассы организации и операционных касс торговых объектов, порядка и сроков сдачи выручки и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки в срок, установленный обслуживающим отделением банка. В обратном случае лимит остатка операционных касс считается нулевым, сроки сдачи наличных денег торговыми объектами считаются ежедневными, а не сданные в банк наличные деньги являются сверхлимитными. Лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки для торговой организации, не представившей заявку, или по результатам проверки банк может установить самостоятельно.

Материально ответственные лица сдают выручку инкассаторам банка, в отделения связи или сберегательного банка, в кассу торговой организации или кассу банка. В каждом случае документальное оформление сдачи выручки имеет свои особенности. При несовпадении дней работы торгового объекта и банка (отделения связи) срок сдачи наличных денег не считается нарушенным при условии сдачи наличных денег в первый рабочий день банка (отделения связи). Наличные деньги, полученные от продажи товаров в конце рабочего дня после заезда инкассаторов, сдачи выручки самостоятельно, не являются сверхлимитными в случае документального подтверждения времени продажи товаров и сдачи их на следующий рабочий день банка (отделения связи).

При сдаче выручки в банк через инкассаторов каждому торговому объекту обслуживающий банк выдает две и более (но обязательно четное количество) инкассаторские сумки с учетов разграничения материальной ответственности работников. К моменту инкассации выручки кассир (продавец) оформляет под копирку препроводительную ведомость в трех экземплярах (Приложение Э). Первый ее экземпляр вместе с деньгами он вкладывает в инкассаторскую сумку и пломбирует ее. Второй экземпляр (накладную к препроводительной ведомости) вручают инкассатору банка вместе с инкассаторской сумкой с выручкой в обмен на свободную сумку под его роспись в третьем экземпляре (копии препроводительной ведомости), заверенную личной печатью инкассатора банка, которая остается у материально ответственного лица для отчета и подтверждает сдачу выручки. Кассир банка пересчитывает наличные деньги, вложенные в инкассаторскую сумку. Установленные расхождения оформляют актом на обороте препроводительной ведомости. Бухгалтер производит встречную сверку сумм инкассированной выручки по выписке банка и по препроводительной ведомости, преложенной к отчету материально ответственного лица.

При сдаче выручки в кассу банка материально ответственное лицо оформляет объявление на взнос наличными, ордер и квитанцию к нему и получает к отчету квитанцию, заверенную подписями контролера и кассира и штампом банка.

При сдаче выручки отделению связи или сберегательного банка работнику торгового объекта выдают квитанцию на прием выручки. Перевод выручки на счет торговой организации в банк отделения связи и сберегательного банка производят, как правило, за плату согласно договору. Отделения связи могут предъявлять счет на оказанные услуги, в котором указывают их стоимость по тарифам без налога на добавленную стоимость, ставки и суммы налога на добавленную стоимость. Услуги отделений связи по переводу выручки торговые организации оплачивают с расчетного счета платежным поручением. Учреждения сберегательного банка плату за услуги взимают, как правило, с суммы принятой выручки для перевода. На расчетный счет организации зачисляют сумму с данной выручки за минусом стоимости услуг по ее переводу.

При сдаче выручки в кассу торговой организации бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер (см. Приложение Ы), который регистрирует в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передает на подпись главному бухгалтеру или лицу, им уполномоченному, а затем кассиру для приема денег в кассу. Продавцу для отчета выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира. В денежных документах все реквизиты заполняют чернилами, разборчиво, аккуратно, без помарок и исправлений.

Использование торговой выручки на цели розничных торговых предприятий администрация согласует с обслуживающим отделением банка. В магазинах наличные деньги из выручки могут направляться на выплату заработной платы работникам торговли, на оплату покупателям принятой от них стеклянной посуды, на хозяйственные нужды, на закупку сельскохозяйственных продуктов и сырья.

Важным принципом бухгалтерского учета товаров и тары является своевременная отчетность материально ответственных лиц. Правила составления, обработки и утверждения товарно-денежных отчетов торговых организаций потребительской кооперации утверждены Постановлением Правления Белкоопсоюза № 31 от 21 июня 1994 г.

Сроки отчетности материально ответственных лиц в розничной торговле потребительской кооперации установлены по семидневкам: на 1,8,16 и 24 число каждого месяца. При проведении инвентаризации в отчетном периоде составляют два отчета: один — на дату инвентаризации, второй — с момента ее окончания и до отчетной даты. Лица, осуществляющие кольцевой завоз товаров со складов (от поставщиков), представляют отчет не позднее следующего дня по каждой партии развозимых товаров. При безмашинной бухгалтерской обработке документов применяют товарно-денежный отчет формы № 058 (059), а для автоматизированной обработки — формы № 060. При разграничении материальной ответственности работников торгового объекта за товары и денежные средства материально ответственные лица составляют два отчета: товарный (по форме товарно-денежного отчета) и кассовый.

Заведующий магазином (секцией, отделом) составляет товарно-денежный отчет в двух экземплярах на основании первичных документов на поступление, реализацию и прочее выбытие товаров и тары (Приложение Ю).

В заглавной части титульной стороны отчета заполняют общие реквизиты: наименование организации, торгового объекта; фамилию, имя и отчество материально ответственного лица; порядковый номер отчета; отчетный период; месячный план розничного товарооборота и фактический товарооборот с начала месяца и до конца отчетного периода. В содержательной части титульной стороны отчета отражают приход, расход и остатки товаров и тары на начало и конец отчетного периода, сведения о розничном товарообороте за семидневку. На оборотной стороне отчета заполняют ведомость движения тары и учитывают сдачу, приемку и обработку отчета (см. Приложение Ю).

Остатки товаров и тары на начало отчетного периода переносят из предыдущего отчета, а после инвентаризации — из инвентаризационной описи (Приложение Щ). Приход и расход товаров и тары материально ответственные лица записывают в хронологическом порядке по мере совершения операций. Для записи документа отводят одну строку. В приход товары включают по розничным ценам с налогом с продаж. Стеклянную посуду под товарами и порожнюю приходуют по залоговым ценам, как товары, так как она является первичной упаковкой товаров и реализуется покупателям вместе с ними. Отдельные хозяйственные операции отражают в отчете на основании сводных документов. Например, стоимость товаров, проданных покупателям в кредит, записывают одной строкой на основании описи поручений-обязательств (обязательств) и только в части суммы рассрочки платежа. Сумму выручки, израсходованную на закупку сельскохозяйственных продуктов и сырья, записывают на основании реестра приемных квитанций или ведомости на закупку сельскохозяйственных продуктов и сырья. Расход выручки в товарно-денежном отчете отражают только после сдачи сельскохозяйственных продуктов и сырья на заготовительный склад (пункт) по приемному акту или передачи их на реализацию по товарной накладной. Приход и расход тары показывают в стоимостном, а в ведомости движения тары — в натурально-стоимостном выражении по отпускным ценам поставщиков. В ведомость тару записывают после ее группировки по видам и учетным ценам.

После записи в отчете всех операций за отчетный период в нем подсчитывают итоги по приходу и расходу товаров и тары и выводят их остатки на конец отчетного периода. Приход, расход и остатки тары в ведомости движения тары сверяют с отчетом. В остатках товаров на конец отчетного периода также выделяют остатки закупленных и не сданных на заготовительный склад сельскохозяйственных продуктов и сырья.

Отчет подписывается материально ответственным лицом, а при бригадной материальной ответственности — бригадиром и одним из членов бригады. В отчете прописью указывают количество приходных и расходных документов.

Для контроля за движением закупленных у населения сельскохозяйственных продуктов и сырья с оплатой из выручки материально ответственные лица составляют отдельный товарно-денежный отчет. На основании приемных квитанций, ведомостей на закупку сельскохозяйственных продуктов и сырья у населения в отчете показывают их приход, а по товарным накладным и приемным актам — их расход по закупочным ценам.

Вместе с отчетом материально ответственное лицо предъявляет бухгалтеру для проверки книгу поступления товаров. Проверенные товарно-денежные отчеты утверждает руководитель организации. При обработке отчетов бухгалтер обеспечивает раздельную группировку операций по учету движения товаров и тары, выручки от реализации товаров, розничного товарооборота и прочих операций. Одновременно он ведет ведомость контроля внутреннего перемещения товаров и тары.