Бухгалтерский учет товарных операций в ООО «Торговый дом»

Документирование товарных операций

Организации, занятые в торговле, традиционно относятся к числу хозяйствующих субъектов, имеющих большой объем документооборота. ООО «Торговый дом» ежедневно приходится совершать операции, связанные с приемкой и продажей товаров, которые, как известно, представляют собой основной вид активов указанной категории субъектов предпринимательской деятельности. Документооборот, как элемент учетной политики торговой организации, выступает не только основой для ведения бухгалтерского и налогового учета, но является и базой для принятия различного рода управленческих решений. Торговая деятельность имеет свои отраслевые особенности, которые сказываются, в том числе, и на порядке документального оформления операций, совершаемых с товаром.

По общему правилу, вытекающему из Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», торговые организации обязаны вести бухгалтерский учет, причем ответственным за его организацию является руководитель торговой организации. Именно руководитель торговой организации, отталкиваясь от объема учетной работы, принимает решение о том, каким образом торговая организация будет выполнять данное требование бухгалтерского законодательства.

Ответственным за организацию ведения бухгалтерского учета в ООО «Торговый дом» является его директор.

Правила своего документооборота в ООО «Торговый дом» определяет самостоятельно исходя из размеров своей организации, ее внутренней структуры, а также интенсивности хозяйственных операций, учитывая при этом нормы действующего бухгалтерского законодательства, а также Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов СССР 29 июля 1983 года № 105. Несмотря на то, что указанный документ был принят еще до реформирования российского бухгалтерского учета, нужно сказать, что основные его положения до сих пор остаются актуальными. Тем более что Министерство финансов Российской Федерации пока так и не утвердил никаких специальных рекомендаций по организации системы документооборота.

В общепринятом значении под документооборотом понимается движение первичных бухгалтерских документов от момента их создания до передачи в архив. Несмотря на то, что каждый первичный бухгалтерский документ имеет свой маршрут движения в организации, общими этапами документооборота для всех без исключения первичных документов являются:

создание (получение) первичного документа;

передача его в бухгалтерскую службу организации;

принятие его к учету, что в свою очередь предполагает его проверку, обработку и внесение данных в соответствующий бухгалтерский регистр;

передача документов в архив.

Этапы движения первичных документов такого рода действуют и в ООО «Торговый дом» .

Понятно, что обеспечить своевременное прохождение документами каждого этапа движения можно только посредством установления специального регламента, который обычно называют графиком документооборота. Разработка такого графика входит в обязанности главного бухгалтера торговой организации, а утверждение осуществляется руководителем. При разработке графика документооборота главный бухгалтер должен руководствоваться принципом рациональности, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, а также определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом следует учитывать, что график должен способствовать улучшению всей учетной работы в целом и усилению контрольных функций бухгалтерского учета. В силу того, что все исполнители графика документооборота обязаны его соблюдать, то, понятно, что они с ним должны быть ознакомлены. Для чего каждому исполнителю необходимо вручить выписку из графика, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, с указанием адресов и сроков представления документов.

В ООО «Торговый дом» используется упрощенный график документооборота (приложение 2), так как интенсивность хозяйственных операций не так велик.

Закон № 402-ФЗ обязывает организацию подтверждать все свои хозяйственные операции первичными учетными документами. И торговые организации не являются исключением. Причем, по общему правилу, для этих целей торговые организации должны применять унифицированные формы первичных документов, разработанные и утвержденные Госкомстатом РФ. И только в случае отсутствия типовых форм торговые организации вправе применять самостоятельно разработанные формы учетных документов, при условии того, что они содержат все обязательные реквизиты, прямо перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, а их применение должно быть закреплено в учетной политикой организации.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Унифицированные формы первичных учетных документов для торговых организаций, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 № 132, утверждены как общие формы по учету торговых операций, так и специальные, а именно:

по учету денежных расчетов с населением при осуществлении товарных операций с применением контрольно-кассовой техники;

по учету товарных операций при продаже товаров в кредит;

по учету товарных операций в комиссионной торговле.

Как известно, торговля представляет собой процесс, связанный с куплей-продажей товаров, в связи, с чем можно сделать вывод, что основными операциями, совершаемыми с товаром, являются его приемка и продажа.

В ООО «Торговый дом» товары для продажи поступают в основном, от оптовых организаций и производственных предприятий.

Поступление товаров от поставщиков в ООО «Торговый дом» производится на основании заключенных между торговой организацией и поставщиками договоров о поставки (приложение 8). В договорах о поставки должно указываться виды поставляемых товаров, условия поставки, количественные и стоимостные показатели товаров, сроки исполнения договоров, порядок расчетов (условия платежей), а также ответственность сторон за ненадлежащее исполнение договора.

Договор поставки торговая организация заключает с поставщиком товаров в условиях стабильных и долгосрочных хозяйственных связей.

В соответствии с положением статьи 506 ГК РФ по договору поставки поставщик — продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности не связанной с личным потреблением.

Договор купли-продажи заключается, если торговая организация приобретает товар у физического или юридического лица, хозяйственные отношения с которыми носят несистематический характер.

ООО «Торговый дом» может закупать товары и у физических лиц (граждан). В этом случае торговая организация заключает с физическим лицом договор купли-продажи. Отношения по такому договору регулируются общими положениями Гражданского кодекса Российской Федерации о купле-продаже (параграф 1 глава 30 ГК РФ).

Поскольку в данной сделке одной из сторон является юридическое лицо, договор заключаться в письменной форме (пункт 1 статья 161 ГК РФ). Необходимость заключения договора в письменной форме вызвана и тем обстоятельством, что Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом» заинтересована в документальном подтверждении расходов на приобретение товаров.

При приемке товара торговые организации руководствуются Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года № 1−794/32−5 (далее — Методические рекомендации).

Как следует из пункта 2.1.5 Методических рекомендаций порядок приемки товаров, а также ее документальное оформление зависит от места приемки товаров, ее характера (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам и так далее.

Товар поступает в торговую организацию по товаросопроводительным документам, предусмотренным условиями поставки товара, а также правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Если товар доставляется автомобильным транспортом, то используется товарно-транспортная накладная № 1-Т, унифицированная форма которой утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным» .

При доставке товара по железной дороге в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная, форма которой утверждена приказом Минтранса России от 3 октября 2011 года № 258, к которой могут прикладываться спецификации и упаковочные листы, о чем в самой накладной делается специальная отметка. Если товар поступает в железнодорожном контейнере, то используется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере» .

Товарно-транспортная накладная и железнодорожная накладная в ООО «Торговый дом» не используется, так как по условиям договора поставки товара с поставщиком оговорено, что товар в торговую организацию поступает за счет поставщика.

Обычно в торговых организациях товар принимается на учет на основании товарной накладной формы № ТОРГ-12. Объяснением тому являются указания по заполнению унифицированной формы № ТОРГ-12, где сказано, что она применяется торговыми организациями для оформления продажи (отпуска) товаров сторонним организациям. В торговле товарная накладная может выступать как расходным, так и приходным товарным документом.

Количество экземпляров, выписываемых накладных зависит от условий получения товара покупателем, места передачи товара. Накладные оформляются в четырех экземплярах: два остаются у грузоотправителя (один экземпляр — в бухгалтерии, второй — у материально-ответственного лица, которое осуществляет отпуск материала на складе), а два поступают вместе с товарами к покупателю (один в бухгалтерию, а второй — остается у товароведа, отвечающего за прием и хранение товара).

Счет-фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками. Счета-фактуры выписываются в двух экземплярах: первый экземпляр остается у покупателя, второй экземпляр (копия) передается продавцу (поставщику), без печати продавца счет-фактура считается недействительной.

Товары, поступающие в организацию розничной торговли в ООО «Торговый дом» имеют такие сопроводительные документы как, счета-фактуры (приложение 9), товарные накладные (приложение 10), предусмотренные условиями поставки товаров. Помимо перечисленных документов особое внимание должно быть уделено сертификатам качества товара, потому что речь идет о продуктах питания, и в случае нарушения качества товара возможно причинение вреда здоровью человека.

Если при приемке товаров организация выявляет расхождения по количеству или качеству товаров, то оформляются следующие документы:

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2);

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма № ТОРГ-3).

В ООО «Торговый дом» такие типы документов не используются, так как расхождения по количеству и качеству при приемке товаров не выявлялось.

Так как розничные торговые организации вправе учитывать товар не только по покупным, но и по продажным ценам, то организации, которые учитывают товар по продажным ценам, должны довести покупную цену товара до продажной цены путем торговой наценки.

Как и любая другая операция, наценка товара отражается в бухгалтерском учете на основании первичного документа, получившего название реестра розничных цен. Причем унифицированной формы такого документа нет, поэтому на основании статьи 9 Закона № 402-ФЗ розничная торговая организация должна разработать самостоятельную форму реестра и закрепить ее использование в учетной политике.

В ООО «Торговый дом» товар учитывают по продажным ценам и поэтому используют самостоятельно разработанную форму реестра розничных цен, которая закреплена в учетной политики организации (приложение 2).

Розничная торговля предполагает наличные расчеты между продавцом и покупателем, в этом случае продажа товара производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Такая обязанность у продавцов возникает в силу пункта 1 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Поэтому помимо общих унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом РФ, розничные организации применяют и унифицированные формы документов по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин.

Реализация товаров в ООО «Торговый дом» производится за наличный расчет с применением контрольно-кассовой машины. Контрольно-кассовая машина в ООО «Торговый дом» зарегистрирована в налоговом органе по месту учета организации в качестве налогоплательщика; исправна, опломбирована в установленном порядке и имеет фискальную память и эксплуатируется в фискальном режиме.

Фискальная память — это комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой машины, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов, осуществляемых с применением контрольно-кассовой машины, в целях правильного исчисления налогов.

Фискальный режим — это режим функционирования контрольно-кассовой машины, обеспечивающий регистрацию фискальных данных в фискальной памяти.

Фискальные данные — это фиксируемая на контрольной ленте и в фискальной памяти информация о наличных денежных расчетах.

Все расчеты с населением сопровождаются выдачей кассовых чеков. На кассовой машинке выбивают чек, а копия чека отпечатывается на ее контрольной ленте. Продавцы отпускают товар на сумму указанную в чеке. Кассовые чеки хранят в течение дня, а в конце дня подсчитывают и определяют сумму выручки за день. Эта сумму должна соответствовать данным показаний суммирующих денежных счетчиков кассового аппарата.

По требованию покупателя продавцом выписывается товарный чек. Товарный чек — официальный документ в форме чека, который выдает продавец товара покупателю, в нём указывается наименование и количество проданного товара, цена и уплаченная сумма.

Товарный чек служит оправдательным документом, использующимся совместно с кассовым чеком контрольно-кассовой машинки, в целях подтверждения обоснованности расходов и содержащий в общем случае сведения о продавце, наименование товара, дату продажи, артикул, сорт и цену товара, а также подпись лица, непосредственно осуществляющего продажу и печать торговой организации. Товарный чек без чека контрольно-кассовой машины недействителен.

Форма документа «товарный чек» не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и поэтому ООО «Торговый дом» самостоятельно разработал форму товарного чека (приложение 2).

Все операции по движению выручки в ООО «Торговый дом» записываются в журнал кассира — операциониста по форме № КМ-4 (приложение 11). В нем отражают показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, сумму выручки за день, сданную выручку наличными и оплаченные документы. Использованные кассовые чеки хранятся у товароведа не менее десяти дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета главным бухгалтером.

Журнал кассира — операциониста шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного бухгалтера организации, ставят печать. Далее журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором.

Унифицированная форма № КМ-4 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132.

Если в журнал кассира вносят исправления, то их необходимо заранее оговорить и далее заверить подписями кассира — операциониста, руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Ежедневно главному бухгалтеру предоставляется справка-отчёт кассира-операциониста по форме № КМ-6 (приложение 12) вместе с выручкой. Справка-отчет составляется в одном экземпляре и подписывается кассиром-операционистом, товароведом и директором ООО «Торговый дом». Унифицированная форма № КМ-6 утверждена Постановлением Госкомстата России.

На основе данных из справки-отчета составляют сводный отчет «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма № КМ-7).

Форма № КМ-7 применяется для составления сводного отчёта о показаниях счётчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день. Данная форма является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.

Унифицированная форма № КМ-7 утверждена постановлением Госкомстата России. Составляется в одном экземпляре кассиром — операционистом ежедневно и вместе со справкой-отчетом кассира — операциониста передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.

Наиболее распространенным видом отчетности в торговых организациях о наличии и движении товаров является товарный отчет (форма ТОРГ-29), который также используется в ООО «Торговый дом». В конце каждой недели товароведом составляется товарный отчет (приложение 13), где отражается поступление и реализация товаров. Товарный отчет составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета с прилагающими к нему документами передается главному бухгалтеру под расписку на втором экземпляре, который остается у товароведа. Товарный отчет необходим для правильного и своевременного списания реализованных или выбывших по каким-либо причинам товаров.

В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, фамилия и инициалы товароведа, номер отчета и период, за который составляется товарный отчет.

Нумеруются товарные отчеты последовательно с начала и до конца года с первого номера. В случаях, когда происходят ошибочные записи, то они зачеркиваются одной чертой, затем надписывается правильный текст или цифровые данные. Исправление ошибки в товарном отчете должно быть оговорено надписью «исправлено» и подтверждено подписью товароведа и бухгалтера с указанием даты исправления.

Товарные отчеты содержат сведения об остатках, приходе и расходе товаров не только в стоимостном, но и в количественном выражении. Кроме того, остатки, приход и расход указываются не только в целом, но и по каждому наименованию товаров.

В приходной части товарного отчета отражается остаток товаров на начало отчетного периода и поступление товаров по датам в хронологическом порядке. При этом указываются наименование поставщика, номер и дата сопроводительного документа, сумма поступившего товара по каждому поставщику. В расходной части товарного отчета отражается сумма выручки по кассе за каждый день отчетного периода в целом по организации в хронологическом порядке и суммируется расход (сумма выручки) по организации. Затем рассчитывается остаток товаров на дату составления товарного отчета.

ООО «Торговый дом» находится на уплате Единого налога на вмененный доход, в связи с чем, не является плательщиком НДС, поэтому не ведет книгу покупок и книгу продаж, не выписывает при продаже счета-фактуры и т. д.

Бухгалтерская документация в ООО «Торговый дом» текущего года хранится в бухгалтерии, а по его окончании передается в архив.

Требование о хранении первичных учетных документов, бухгалтерских регистров и бухгалтерской отчетности организации выдвигает статья 29 Закона № 402-ФЗ, аналогичное требование содержится и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 года № 34н.

Причем в соответствии с нормами бухгалтерского законодательства хранение бухгалтерской документации осуществляется в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ в общем случае обязывает налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов в течение четырехлетнего срока.

По истечении сроков хранения документов они подлежат уничтожению.

Нарушение требования законодательства Российской Федерации о сохранности документации может привести к очень серьезным последствиям, как для самой организации, так и для ее должностных лиц.