Анализ системы управления персоналом в ООО «Белорусь»

История создания и организационная структура предприятия

Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество имеет печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском и чувашском языках, указание на его местонахождение, а также штампы, бланки со своим наименованием, зарегистрированный в установленном порядке фирменный знак.

В вопросах определения формы управления, включая организационную структуру и штат работников, принятия хозяйственных решений, реализации услуг, установления цен и распределения прибыли Общество обладает полной хозяйственной самостоятельностью.

Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих акционеров. Государство и его органы не несут ответственности по обязательствам Общества, равно как и Общество не отвечает по обязательствам государства и его органов.

Целью учреждения Общества является содействие экономическому развитию Российской Федерации, Чувашской Республики, наиболее полное удовлетворение народного хозяйства и населения в товарах, продукции, услугах и работах, осуществлении международного экономического сотрудничества.

Основной целью общества является получение прибыли. Основными направлениями деятельности ООО «Белая Русь» являются:

• — предоставление гостиничных и бытовых услуг;
• — предоставление услуг общественного питания;
• — розничная торговля.
• — предоставление парикмахерских услуг;
• — общегражданское строительство;
• — выпуск и реализация товаров народного потребления.

Общество осуществляет любые виды хозяйственной деятельности, за исключением запрещенных законодательными актами Российской Федерации и Чувашской Республики, и соответствии с целью своей деятельности, с внесением в Устав дополнительных видов деятельности и их регистрацией в администрации города.

Основными функциями общего собрания являются:

• — принятие и изменение устава общества;
• — определение уставного капитала;
• — избрание аудитора общества, ревизионной комиссии;
• — назначение генерального директора общества;
• — утверждение годовых отчетов;
• — ликвация и реорганизация общества;
• — уменьшение уставного капитала;

Высшим органом управления Общества является Общее собрание акционеров.

Один раз в год Общество проводит годовое собрание акционеров, не позднее чем через 3 месяцев после окончания финансового года общества и не ранее чем через два месяца.

Решение иных вопросов, предусмотренных Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества и избирается сроком на 4 года.

Генеральный директор выполняет следующие функции:

• — обеспечивает выполнение решений Общего собрания акционеров и Совета директоров Общества;
• — распоряжается имуществом Общества в пределах, установленных действующим законодательством и Уставом предприятия;
• — определяет организационную структуру Общества, утверждает правила, процедуры и другие внутренние документы Общества;
• — утверждает штатное расписание Общества, филиалов и представительств;
• — без доверенности действует от имени Общества, представляет его интересы, совершает сделки от имени Общества, издает приказы, дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества;
• — утверждает договорные цены на продукцию и тарифы на услуги;
• — решает вопросы текущей деятельности Общества.

Гостиница располагает хорошо оборудованными, комфортабельными номерами первой и высшей категорией со всеми удобствами.

Каждый номер оснащен кухней с электроплитой, телевизором, холодильником.

Все номера подключены к системе телефонной спутниковой связи. Возможна организация шведского стола для проживающих.

Отель «Белая Русь» это первоклассный отель по оборудованию, комфорту и обслуживанию.

Вы можете воспользоваться услугами факса и Интернета.

Образцовый порядок, безукоризненная чистота, вежливое и тактичное обслуживание создают прекрасные условия для Вашего проживания и отдыха.

Во главе всей гостиницы стоит управляющий.

Он занимается координацией работы менеджеров различных подразделений.

Осуществляет контроль за работой всех подразделений питания.

Также он представляет гостиницу на различных конференциях и семинарах.

Рис. 2.1 — Схема организационной структуры управления гостиницей ООО «Белая Русь»:

Должностные инструкции сотрудников в ООО «Белая Русь».

Инженерно — эксплуатационная служба.

Сотрудники эксплуатационной службы обязаны: предупреждать дежурных администраторов о тех или иных профилактических работах, связанных с электричеством, сантехникой подачи горячей и холодной воды в корпуса. Организовать бесперебойную работ по уборке территории. Организовать ремонтные и хозяйственные работы согласно журналом заявок. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на службу функций несет начальник службы.

Служба бухгалтерии.

Бухгалтерия документально оформляет совершаемые хозяйственные операции на предприятии: снабжение, приобретение товаров, сырья, материалов, расчетные операции с поставщиками, транспортными организациями, бюджетом, составляет калькуляцию произведенной продукции, проводит инвентаризацию, начисляет заработную плату и налоги, ведет отчетность предприятия. Также перед бухгалтерией ставится задача по организации контроля за снабжением по объему и ассортименту в соответствии с заключенными договорами, соблюдение норматива и структуры товарных запасов, нахождение путей снижения товарных потерь при хранении, транспортировке и отпуске.

В обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей на предприятии организована материальная ответственность кладовщиков, кассиров, заведующих производством, продавцов. Ежедневно в бухгалтерию предоставляются отчеты по остаткам и движению товаров и денежных средств. Кассир сдает выручку с контрольно — кассовой лентой и кассовой книгой главному кассиру, по графику инкассации деньги передаются в банк. Годовая и квартальная бухгалтерская отчетность дает достаточно полную информацию для оценки эффективности работы предприятия. Типовые ее формы устанавливаются Министерством финансов и регламентируются Законом о бухгалтерском учете и отчетности и инструкцией о составе и порядке заполнения годового бухгалтерского отчета.

Ведет учет финансово — хозяйственной деятельности гостиницы. Осуществляет контроль за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, соблюдением строжайшего режима экономики и хозяйственного расчета. Главными задачами бухгалтерского учета является: формирование полной и достаточной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее использования поставщиками, покупателями, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными органами и лицами. Обеспечения контроля за наличием и движением имущества, использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами. Ведет учет и контроль поступления денежных средств за оказываемые услуги. Всю полноту ответственности за качество и своевременное выполнение Возложенных настоящим положением функций несет главный бухгалтер.

Отдел продаж и маркетинга.

Этот отдел является наиболее теневым подразделением гостиницы. Хотя для многих, знакомство с отелем начинается именно с него. Обязанности работников, занятых в этом отделе можно подразделить на 4 группы:

• 1. Основная цель отдела маркетинга заключается в продаже продукции и услуг отеля.
• 2. Продажа, услуги по организации конференций и бизнес семинаров.
• 3. Реклама.
• 4. Связь с общественностью.

В этой связи, маркетологи работают в тесном сотрудничестве с административной службой и конференц-менеджерами. На раннем этапе, маркетологи исследуют рынок и определяют тот его сегмент, на который они будут ориентироваться. Затем они изучают работу своих конкурентов, определяя их сильные и слабые стороны. Обо всех потребностях гостей административная служба помимо уведомления того подразделения, которое способно удовлетворить эту потребность ставит в известность и отдел маркетинга. Как часть маркетинговой политики является почтовая рассылка ранее остановившимся в отеле гостям поздравительных открыток с различными праздниками: Новым годом, 8 марта, Рождеством, Пасхой. Реклама, бюджет которой определяется владельцем комплекса, появляется в газетах и журналах. Связь с общественностью подразумевает процесс предоставления возможным гостям привлекательной информации о работе гостиницы. В обязанности этого отдела входит: разработка и принятие макетов проспектов и других рекламно-информационных изданий, представление отеля и его услуг будущим гостям, связь со средствами массовой информации, организация пресс-конференций. Таким образом, отдел маркетинга представляет собой некий аналитический центр, который аккумулирует различного рода информацию и на ее основе строит стратегию продаж.

Экономическая служба.

Выполняет работы по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для проведения текущих работ и предоставления различных услуг. Составляет расчеты для определения себестоимости койка — место, койка — дня. Составляют сметную калькуляцию и прейскурант цен на предоставляемые в гостинице услуги, регулирует действующие тарифы на услуги, периодически пересматривают и корректируют их в зависимости от спроса. Осуществляют экономический анализ хозяйственной деятельности гостиницы. Ответственность за качество и своевременное выполнение возложенных за настоящим положением функций несет ведущий экономист.

Коммерческий отдел.

Принимают меры по своевременному заключению договоров с поставщиками и потребителями, расширению прямых и длительных хозяйственных связей. Своевременно и бесперебойно обеспечивает все службы и торговые точки всеми необходимыми товарами и продуктами питания. Необходимо на складе продуктов и товаров согласно перечня, утвержденного директором для бесперебойной работы торговых точек и служб, а также основных видов продуктов питания, согласно сроков реализации и утвержденного перечня.

Скоропортящиеся продукты и продукты на обслуживание банкетов и торжественных вечеров привозятся на склад согласно заявке службы питания.

Служба безопасности.

Обеспечивает охрану общественного порядка и сохранность материальных ценностей на территории гостиницы, а также правоохранительными органами. Сохранность автотранспорта на автостоянке. Контроль ввоза и вывоза материальных ценностей, а также выход служебного транспорта.

Служба питания.

Роль этой службы вообще трудно переоценить. Ведь каждый человек испытывает потребность в еде. Причём, чем вкуснее и питательнее она приготовлена, те большее чувство удовлетворения испытывает отдыхающий. От квалификации поваров зависит очень много.

К этой службе относятся: рестораны, бары, кафе, обслуживание в номерах.

Обеспечивает качественное приготовление и высокую культуру обслуживания, соблюдение правил торговли, а также подлежащее санитарно — техническое состояние производственных и торгово — обслуживающих помещений. Заявку на питание предоставляют дежурные администраторы в службу питания за 3 дня до начало обслуживания. Разовое питание согласно сводке организовывается только при наличие у клиента контрольно — кассового чека об оплате. Отдыхающие ежедневно получают бланки меню и выбирают желаемые блюда за трое суток до обслуживанию по данному меню. Меню очень разнообразное. Заявка на проведение банкетов и торжественных вечеров принимается в отделе маркетинга, непосредственно начальникам службы питания. Заказчику предоставляется на выбор планы меню со стоимостью рассчитанной на 1 человека. Шеф повар составляет меню раскладку, в котором подсчитывает количество необходимых продуктов питания на обслуживание. Все расчеты по меню шеф — повар, которые должны быть готовы не позднее, чем через 24 часа с момента подачи заявки. Всю ответственность за качество и своевременность возложены на службу питания.

Служба заселения.

Осуществляет прием клиентов, их регистрацию, расчеты за предоставленные услуги до 00.30 часов. Принимает и передает необходимые сообщения клиентам лично по телефону. Обеспечивает исправность и сохранность инвентаря, оборудования и другого имущества. Осуществляет контроль за своевременным и качественным проведением работ по уборке помещений обслуживающим персоналом следит за соблюдением клиентами противопожарных и санитарных правил. Оформляет необходимую документацию при работе с клиентом. Дежурный администратор обязан зарегистрировать клиента при заезде в гостиницу в журнале регистрации и выдать ему «карту гостя». При размещении в номере дежурная горничная проверяют наличие у клиента чека об оплате услуг, обратного талона курсовки и талона на проживание, которые на период проживания хранятся у дежурных. Соблюдать порядок бронирования и оформления документации по загрузке номерного фонда.

Администратор.

Ядром административной службы является Front desk. Это первая служба, с которой сталкивается гость. Основными ее задачами являются: регистрация гостей и распределение номеров; ведение реестра состояния номеров; хранение ключей; оформление выездов; ведение счета гостя; координация работы горничных; предоставление гостям различной информации, в частности по работе гостиницы. Неотъемлемой частью административной службы является отдел резервирования номеров. Резервирование может быть осуществлено как по телефону, так и по факсу.

Администратор непосредственно подчиняется директору гостиницы. Администратор обязан:

Предоставлять номера и места прибывающим в гостиницу, проверять предъявляемые ими паспорта или другие документы.

Знать «Правила использования и внутреннего распорядка в гостиницах, прейскурант на номера, места и услуги, следить за своевременной оплатой, не допускать образование задолженности.

Сдавать в бухгалтерию по окончанию дежурства деньги, полученные от проживающих. Следить за своевременной и правильной пропиской и отметкой прибывающих граждан.

При выезде проживающих из гостиницы производить с ними окончательный расчет и проверять через обслуживающий персонал освобожденные номера или места.

Разрешать по просьбе проживающего посторонним лицам находиться в номере, поэтажном холле с 8 до 23 ч.

Разрешать в часы своего дежурства вопросы, связанные с эксплуатацией гостиницы, и принимать меры к ликвидации конфликтов возникающими между проживающими и персоналом гостиницы.

Не допускать простоя номеров и мест. При наличии свободных мест и номеров и отсутствии на них спроса сообщать об этом по телефону и другие гостиницы и на вокзалы.

Вести учет забытых в гостинице проживающими и посетителями вещей и при первой возможности возвращать их.

Хранить в соответствующем порядке документы, относящиеся к работе дежурного администратора.

За невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, администратор несет ответственность в административном порядке. Администратор несет материальную ответственность за полученные им материальные и денежные ценности и за недобор денежных сумм в установленном порядке.

Портье.

Портье непосредственно подчиняется дежурному администратору. Порть должен знать правила использования внутреннего распорядка в гостинице, правила приема иностранных туристов и обслуживание их в гостиницах, порядок прописки граждан, бронирование мест и расчетов за проживание и другие услуги; перечень всех услуг, предоставляемых гостиницей проживающим, и тарифы на все виды услуг.

Портье обязан: Хранить ключи от жилых номеров, выдавать их проживающим на основании документа, выданного дежурным администратором, принимать ключи на хранение при уходе или выезде проживающих из гостиницы. Сверять в течении смены у дежурного администратора по картам движения номерного фонда наличие свободных номер и мест, вести справочную картотеку на проживающих в гостинице.

Принимать от проживающих заказы на некоторые виды дополнительных услуг, предоставляемых в гостинице (на телефонные переговоры в кредит, срочную стирку белья, выдачу различного инвентаря напрокат).

Принимать корреспонденцию, поступающую на имя проживающих в гостинице (письма, телеграммы и т. п.).

Портье несет материальную ответственность за сохранность ключей от номеров и выдачу их только проживающим в соответствующем номере.

Дежурный по этажу.

Дежурный по этажу подчиняется непосредственно заведующему этажом, а при отсутствии его — дежурному администратору. Должен обеспечивать исполнение обязанностей обслуживающим персоналом на этаже.

— Размещать в номерах этажа граждан, направляемых дежурным администратором для поселения.

Вести учет занятости номеров и проживающих на этаже, в том числе: принимать от проживающих граждан разрешение на поселение, по окончанию дежурства сдавать в бухгалтерию или администрацию деньги и соответствующую документацию.

Наблюдать за сохранностью белья, ковровых изделий, оборудования и приборов, находящихся в комнатах, холлах, коридорах и служебных помещениях данного этажа, а в случае порчи имущества своевременно взыскивать плату за причиненный ущерб с лиц, допустивших порчу. Обеспечивать содержание этажа и оборудования в надлежащем состоянии.

Контролировать своевременный выезд граждан, проживающих на данном этаже. Производить выпуск пропусков на вынос вещей при освобождении номера.

Обеспечивать перестановку и замену мебели и оборудования в номерах, производимую по оказанию администрации.

Сообщать дежурному администратору об освобождении номеров и мест.

При обнаружении в номере или на этаже забытых вещей, документов, денег составить акт и сдать их в камеру хранения или дежурному администратору.

Дежурный по этажу несет материальную ответственность в установленном законом порядке.

Горничная гостиницы.

Горничная подчиняется старшей горничной, дежурной по этажу, заведующему этажом, а в их отсутствии — дежурному администратору.

Горничная обязана:

Убирать и постоянно содержать в чистоте жилые номера санузлы и помещения закрепленные за ней.

Менять постельное белье и полотенца после каждого выезда проживающего, а при продолжительном проживании менять белье в сроки, предусмотренные «Правилами пользования и внутреннего распорядка в гостиницах.

Убирать и проветривать номера в отсутствии проживающих. Уборка помещений может производиться в присутствии проживающего только с его разрешения. Убирать постель, вытряхивать простыни, одеяла, подушки, покрывать постель для дневного ее содержания. Обращать внимание на чистоту внутри шкафов, столов, тумбочек.

Содержать в чистоте пол, подоконники, оконные и дверные блоки и стекла, чистить мягкую мебель и ковры.

При порче проживающими мебели, белья, посуды, стен, пола, окон, дверей, стекол и т. д. сообщать об этом старшей горничной, дежурному по этажу до отъезда проживающего для взыскания в него стоимости испорченного предмета или стоимости восстановительного ремонта.

При уходе проживающих напомнить им о необходимости сдать ключ от номера. При отсутствии ключа не открывать номер случайным ключом.

Уметь пользоваться имеющимися на этаже пылесосами и полотерными машинами.

Горничная несет материальную ответственность в установленном порядке.

Кастелянша.

Кастелянша подчиняется непосредственно заведующей бельевой, а там где ее нет — директору или заместителю.

Кастелянша обязана:

Знать «Правила пользования и внутреннего распорядка в гостиницах».

Производить мелкий текущий ремонт, не допускать нахождение в эксплуатации белья без соответствующих меток.

Обеспечивать своевременную выдачу чистого и прием грязного белья. Вести строгий учет движения белья.

Сдавать грязное белье в стирку, принимать из стирки по счету, видам и качеству. Не допускать пересортицы.

Проверять и выбраковывать белье для списания. Кастелянша несет материальную ответственность за белье, находящееся в ее ведении как в период хранения в гостинице, так и во время транспортировки его в прачечную и обратно в гостиницу.

Слесарь — сантехник.

Слесарь — сантехник непосредственно подчиняется инженеру или технику гостиницы.

Слесарь — сантехник обязан: Следить за исправностью санитарно-технического оборудования. Следить за нормальным поступлением воды к приборам отопления, водоразборным и санитарно-техническим приборам. Исправлять повреждения трубопроводов, менять санитарно-технические приборы (ванны, унитазы, раковины и др.), прочищать канализацию в случае ее засорения.

Знать систему центрального отопления гостиницы, горячего и холодного водоснабжения, канализации и вентиляции, расположение ревизий канализационной системы и задвижек на вводах горячей и холодной воды в теплоцентралях котельной.

Следить за правильной эксплуатацией сантитарно-технических приборов, не допускать утечки воды.

Устранять обнаруженные дефекты и неполадки в санитарно-техническом оборудовании.

Производить профилактический ремонт санитарно-технических приборов.

Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка гостиницы.

Соблюдать культуру и этику общения с гостями и коллегами по работе.

Уметь четко планировать рабочее время.

Соблюдать санитарные требования и правила личной гигиены.

Кладовщик Камеры хранения.

Кладовщик камеры хранения непосредственно подчиняется дежурному администратору.

Кладовщик камеры хранения обязан:

Принимать во временное хранение от проживающих в гостинице ручной багаж (хранение больших вещей производиться с оплатой по тарифу) и выдавать владельцу квитанцию или жетон.

Выдавать вещи владельцу по предъявлении квитанции или жетона.

Распределять вещи по стеллажам и полкам в порядке, обеспечивающем их сохранность и быстрое нахождение при выдачи владельцу.

Хранить вещи, забытые проживающими. В случае не востребования забытых вещей в установленный срок докладывать об этом администрации гостиницы. Строго соблюдать противопожарные правила, не допускать курения в помещении и соблюдать особую осторожность с огнем.

При смене дежурства принимать и сдавать все вещи, находящиеся в камере хранения, и сверять при этом с имеющейся документацией. О приеме и сдаче дежурства, а также ценностей и квитанций производить запись в специальной книге.

Кладовщик камеры хранения несет полную материальную ответственность в установленном законом порядке.