Документальное оформление поступления производственных запасов на примере ООО «Продсервис»

Исследуемое предприятие является обществом с ограниченной ответственностью и действует на основании Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью от 02.11.2000 г. и действующего гражданского законодательства РФ. Общество с ограниченной ответственностью является разновидностью объединения капиталов, не требующих личного участия своих членов в делах общества.

Первичные документы по движению материалов на данном предприятии должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений [2].

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств собственного производства.

Для выполнения производственной программы предприятия определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов предприятие заключает договора с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.

Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой — через банк), товарно-транспортные накладные (форма 1-t), счёт-фактуру (приложение 7) накладную, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск [6]. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов (форма М-1) (приложение 8) в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для получения и доставки материалов [21].

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность (форма М-2), в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.

Материально-ответственное лицо производит приёмку продукции и материалов путём взвешивания, подсчёта, промера и т. д. и сличает фактически принятое количество с данными, указанными в сопроводительных и платёжных документах.

Товарно-материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по массе, объёму, счёту и т. д.). в случаях, если продукция, материалы (например, листовое железо, нефтепродукты) поступают в одной единице измерения (по массе), а расходуются в другой (по счёту, объёму), то их оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения, если на то нет особых указаний.

При установлении несоответствия поступивших материалов их ассортименту, качеству и количеству, указанным в документах поставщика, составляется акт о приёмке материалов (форма № М-7) в порядке, установленном соответствующим законодательством. При наличии приёмного акта накладная не оформляется.

Для получения материалов со склада поставщика уполномоченному лицу выдаются наряд (или другой документ) и доверенность (форма № М-2а) на получение материалов. В ней должно быть указано, от кого и по каким документам счёту, наряду) следует получить ценности, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером сх предприятия. Экспедитор (или другое лицо) обязан не позднее следующего дня после получения ценностей представить в бухгалтерию сх предприятия товарно-транспортные накладные и другие сопроводительные документы о сдаче полученных товарно-материальных ценностей на склад. Неиспользованные доверенности возвращаются в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения их срока. В бухгалтерии ведётся строгий учёт выданных доверенностей. Они регистрируются в журнале учёта выданных доверенностей (форма № М-2б) и строго контролируется их использование.

При приёмке грузов экспедитор должен, проверить соответствие количества прибывших мест и знаков маркировки на них соответствующим данным, указанным в товарно-транспортной накладной, а также проверить, чтобы на таре и упаковке не было следов повреждений, боя и др.

Ежедневно экспедитор представляет отчёт о получении и доставке грузов (форма №МХ-21) к местам назначения с приложенными приходными и расходными оправдательными документами.

Материалы должны быть размещены по секциям, при этом в зернохранилищах секции должны быть отделены герметичной перегородкой, исключающей возможность смешивания продукции различных видов, сортов, репродукции и т. д.

Складские помещения должны быть оснащены весами нужных типов, мерной тарой и другими измерительными приборами и оборудованием, средствами погрузочно-разгрузочных работ, а также инструментами для вскрытия тары. Необходимо обеспечить периодическое переосвидетельствование и клеймение весоизмерительных приборов Нефтепродукты, включая отработанные, должны храниться на специально оборудованных нефтескладах. Для заправки топливом автомобилей, тракторов и других машин применяются топливо и маслораздаточные колонки и автозаправщики. Заведующий нефтескладом (заправщик) отпускает горючее и смазочные материалы или выдаёт талоны (в литрах) в подотчёт заправщикам, трактористам-машинистам и шоферам по лимитно-заборным картам, открываемым на каждого получателя в пределах установленных лимитов. Одновременно заведующий нефтескладом (заправщик) отмечает в путевых листах, учётных листах трактористов-машинистов, шоферов количество (в литрах) отпущенных нефтепродуктов. Разовый отпуск нефтепродуктов производится по накладным. На затраты производства фактический расход нефтепродуктов (в литрах) списывается на основании путевых листов, учётных листов, предварительно занесённых в накопительные ведомости учёта использования машинотракторного парка (форма № 37а) или в накопительные ведомости учёта работы грузового автотранспорта (форма № 38) [13].

Отпуск кормов зерновых, сена со складов для скармливания животным производится по ведомости расхода кормов (форма № 94). Ведомости на получения кормов непосредственно для кормления животных выписываются в бухгалтерии на основании расчета потребности кормов на предстоящий период и подписываются руководителем сх предприятия, гл. зоотехником и гл. бухгалтером. В них указывается, для какого вида и группы скота и птицы предназначается корм (на каждую группу составляется отдельный документ), установленный лимит ежедневного отпуска исходя из утверждённых норм кормления в пределах общего количества кормов, разращенных к расходованию (в пределах установленного лимита), и фактически отпущенные корма (скормленные) из расчёта на имевшееся поголовье.

Ведомости расхода кормов выдаются бригадирам на срок, на который составлены кормовые рационы, но не более чем на месяц, в 2х экземплярах, из них один передаётся лицу, отпускающему корма, а второй хранится у получателя [1]. Отпуск сена и другой продукции, используемой на корм, без взвешивания не производится.

Первый экземпляр указанных документов с распиской получателя кормов служит основанием для списания с подотчёта кладовщика или другого материально-ответственного лица отпущенных кормов. Второй с распиской кладовщика на отпуск кормов находится у заведующего фермой, бригадира.

Ведомости расхода кормов проверяются руководителем подразделения и представляются в бухгалтерию для отражения расхода кормов в журнале учёта кормов (форма № 35).

В лимитно-заборные карты на отпуск семян, удобрений выписываются в бухгалтерии в соответствии с планом высева семян и внесения удобрений. В лимитно-заборных картах или накладных указывается площадь посева (внесения удобрений) и норма высева семян (внесения удобрений) на единицу площади.

Семена, удобрения, доставленные шофёром на поле, передаются лицу, ответственному за посевные работы или внесение удобрений. Для списания семян на высев и внесение удобрений составляются соответственно акт расхода семян и посадочного материала (форма № 119) и акт об использовании минеральных, органических и бактериальных удобрений, химических препаратов и гербицидов (форма № 118). Акты составляются в двух экземплярах бригадиром или агрономом после окончания работы. К ним прикладываются документы, на основании которых производится списание семян или удобрений (лимитно-заборные карты, накладные). Акты утверждаются руководителем сх предприятия или уполномоченным на то лицом (гл. агрономом).

Отпуск запасных частей и ремонтных материалов оформляется лимитно-заборной картой на получение материальных ценностей (для запчастей) (форма № 117а) или ведомостью дефектов на ремонт машины (форма № 130). Указанные документы составляются в двух экземплярах для заведующего складом (кладовщика) и получателя. Отпуск производится только в пределах установленного лимита. На их основании ведутся записи в карточках складского учёта (форма № М-17), а в конце месяца заведующий складом составляет отчёт о движении материальных ценностей (форма № 121). Указанный отчёт может составляться только в суммовом выражении по группам и маркам машин (без перечисления наименований).

Оформление операций по движению инструментов и приспособлений первичными документами осуществляется в следующем порядке:

• 1) получение инструментов и приспособлений со склада — выпиской накладных или лимитно-заборных карт;
• 2) возврат инструментов и приспособлений на склад — составлением накладных или записями в лимитно-заботных картах;
• 3) сдача негодных, изношенных инструментов и приспособлений в виде лома, утиля — накладными.

Специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления выдаются работникам по нормам, утверждённым в установленном порядке. Выдача и возврат частично или полностью изношенных спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений должны отражаться в лицевых карточках по (форме№ МБ-7).

Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель предприятия или заместитель, или гл. бухгалтер. Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя предприятия [15].

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам (форма № 401). Складские операции в этот период не производятся; заведующий складом в данной описи даёт расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учёта материалов и сданы в бухгалтерию предприятия. Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, в которой предусмотрены специальные колонки для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей представляет собой процесс сверки данных бухгалтерского учёта с фактическим их наличием в местах хранения, производства. [18].

Вывод: На основании изложенной главы я сделала следующие выводы:

Учет материально-производственных запасов осуществляют как на балансовых так и забалансовых счетах;

Наряду с количественно-суммовым аналитическим учетом применяется также сальдовый метод учета материально-производственных запасов;

Для выполнения производственной программы предприятия ООО «Продсервис» определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их;

Поступающие в организацию материалы оформляют обязательными бухгалтерскими документами.