Анализ управления персоналом, мотивация, договорно-правовое регулирование деятельности

Для решения кадровых вопросов в организации создается структурное подразделение — кадровая служба. Она называется по-разному: управление кадров, департамент, отдел кадров, кадровый центр, и т. д. В компании она называется — служба персонала. Независимо от названия это самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся, в силу важности решаемых этой службой задач, непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей (например, заместителю директора по кадрам).

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

• — отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
• — нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
• — неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
• — неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
• — организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Служба персонала на предприятии имеет линейно-функциональную структуру, подчиняется руководителю данной службы, который в свою очередь подчиняется исполнительному директору.

Основные цели, которые стоят перед службой персонала:

• — эффективная организационно-функциональная структура;
• — кадровая политика;
• — обеспечение социальных гарантий;
• — закрепление кадров;
• — разработка системы обучения, подготовки и переподготовки;
• — разработка эффективных систем повышения квалификации сотрудников.

Все функции, записанные в положении о службе персонала, включены в должностные инструкции сотрудников службы. При этом ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает. Согласно «Положению об отделе службы персонала» структуру и штат отдела утверждает генеральный директор организации в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей оказания услуг. В состав отдела входят сотрудники, которые занимаются приемом, увольнением, учетом, работой с сотрудниками и руководящими работниками. В отдельную группу кадровой работы выделяются сотрудники организации, допущенные к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

К обязательным документам по кадровой службе необходимо отнести:

• 1) локальные нормативные акты — документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями;
• 2) документация по личному составу — документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом.

Локальные нормативные акты, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех сотрудников. Документация по личному составу отражает специфику должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до «встречи» с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой «встрече» путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с сотрудником. О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в Трудовом Кодексе Украины:

• — определяя потребность в кадрах, организуя поиск будущих сотрудников, специалисты службы персонала должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации;
• — заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка;
• — работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
• — при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности;
• — очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков;

ТК Украины предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

• — об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат;
• — об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок;
• — о введении, замене и пересмотре в организации норм труда.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

• — локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников;
• — штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
• — другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства.

К документам по личному составу относятся:

• — заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
• — приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• — трудовые книжки;
• — личные дела;
• — личные карточки формы;

лицевые счета по заработной плате и др.

В компании установлен единый порядок оформления приема, увольнения, обучения и перевода сотрудников. Все это перемещение оформляются приказами по личному составу. Постановлением Госкомстата Украины утверждены унифицированные формы приказов о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора.

При приеме на работу сотрудников учитываются следующие факторы: образование, стаж работы, внешние качества, личные качества.

Согласно должностным инструкциям кандидат, претендующий на определенную должность должен отвечать следующим характеристикам.

Заместитель директора:

• — высшее образование;
• — опыт успешной работы на руководящих должностях в организациях от 5 — 10 лет;
• — высокая способность к обучению;
• — хорошее знание иностранного языка;
• — личностные характеристики: доброжелательность, умение расположить к себе, ответственность, лидерство;
• — ответственность, лидерство.

Менеджер отдела:

• — высшее образование;
• — опыт работы от двух и более лет в аналогичной организации;
• — высокая способность к обучению;
• — личностные характеристики: доброжелательность, умение расположить к себе, ответственность.

Менеджер по работе с клиентами:

• — студент последнего курса заочного отделения Вуза;
• — желателен опыт работы с клиентами и квалифицированные знания работы с компьютерной техникой;
• — высокая способность к обучению;
• — личностные характеристики: доброжелательность, умение расположить к себе, ответственность.

При приеме на работу заполняется анкета определенного образца. После заполнения анкеты и прохождения собеседования сотрудник проходит специальное обучение в течение 2- 4 недель, после сдачи экзаменов с новым сотрудником заключается трудовой договор (Приложение Ж, на примере менеджера по работе с клиентами).

В компании при приеме и перемещении сотрудников, как правило, используется матричный метод — сравнение фактических качеств работников с набором качеств, требуемых занимаемой должностью, при необходимости, после прохождения этапа собеседования — комбинированные тестирования.

Процедуры приема нового сотрудника:

• — подбор сотрудника;
• — финальное собеседование;
• — передача документов для оформления;
• — ознакомление с должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка;
• — подписание трудового договора;
• — оформление, выдача сотруднику банковской зарплатной карты.

Форма трудового договора и должностные обязанности менеджера по работе с клиентами представлены в приложении Ж, И.

Увольнением работников также занимается служба персонала. Увольнение может быть как по инициативе сотрудника, так и по инициативе руководства организации. Увольнение по желанию сотрудника предполагает увольнение с отработкой в течение двух недель, либо без отработки по соглашению сторон. Увольнение по желанию руководства, как правило, не предполагает отработку в течение двух недель.

Для увольнения необходимо заявление сотрудника на увольнение, либо приказ руководства об увольнении сотрудника. Бухгалтерия составляет заключение об отсутствие долгов перед организацией и делает окончательный расчет уже с бывшим сотрудником.

Необходимо отметить, что управленческие решения, касающиеся управления персоналом предлагаются исполнительным директором и принимаются единолично генеральным директором. Следовательно, к.

решениям по управлению персоналом относятся изданные приказы о приеме на работу сотрудников, об их перемещении и увольнении.

На предприятии обеспечение кадрами достаточное, все сотрудники долгое время работают на своих рабочих местах, увольнения крайне редки. Обычно производят набор в новые службы, либо в старые в случае продвижения по служебной лестнице кого-то из сотрудников. Также численность персонала увеличивается в результате роста организации и увеличения клиентов. Помимо комплектации менеджеров по работе с клиентами возникает необходимость и в расширении административного состава.

Для эффективного труда в организации создан благоприятный психологический климат, дружественные отношения внутри коллектива. Есть возможность планирования карьеры для сотрудников, имеющих такое желание. Также в качестве стимулирования эффективного труда руководство использует денежное вознаграждение. Устраивает профессиональные соревнования на звание лучшего сотрудника и т. д. Планирование карьеры, справедливое вознаграждение, благоприятный психологический климат, подготовка и повышение квалификации — мотивация работников, методы стимулирования их эффективного труда.

Компания работает с различными клиентами и заключает договоры, типовая форма и основное содержание которых исходит от организации с учётом пожеланий клиентов. Такие договоры являются двусторонними, с их помощью регулируются отношения между организациями и между организацией и потребителем. В качестве сторон заключаемых договоров выступают юридические и физические лица без образования юридического лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью.

Ключевые условия договоров определяются по усмотрению сторон, согласно положениям, предусмотренным Гражданским Кодексом Украины.

Заключение

и оформление договоров в организации преследует следующие цели:

• — юридически закрепить отношения между партнерами;
• — определить порядок выполнения обязательств;
• — предусмотреть последствия невыполнения своих обязательств.

В исследуемой организации порядок заключения договоров может быть представлен следующим образом:

• 1) первым текст типового договора просматривает менеджер по работе с клиентами, т.к. он непосредственно работает с клиентом и вместе с ним решает в какой информационной услуге нуждается клиент, вносит уточнения в типовую форму договора;
• 2) если менеджер решает, что сотрудничество с той или иной организацией или клиентом целесообразно, то текст договора передаёт в отдел поддержки клиентов;
• 3) в случае удовлетворения всеми пунктами, сотрудник заполняет бланк договора, предварительно оговаривая условия скидок в зависимости от информационной услуги, условий обслуживания, оплаты, либо предоплаты;
• 4) затем сотрудник делает заказ-заявку в произвольной письменной форме.

С этого момента договор вступает в силу и каждая сторона должна выполнять свои обязательства согласно условиям заключенного договора. Заключив договор, стороны берут на себя обязательства, вытекающие из него. Эти обязательства должны выполняться надлежащим образом. Такие условия устанавливаются в соответствии со статьями Гражданского Кодекса Украины.

Юридическая служба организации, которую возглавляет руководитель, обобщает и анализирует договорную практику. Это необходимо для выявления недостатков в организации договорной кампании и разработки мероприятий по их устранению и недопущению. Выводы, сделанные в результате обобщения, используются при заключении новых договоров.

Важно подчеркнуть, что участие юриста в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными актами. Юристы организуют и активно участвуют как в подготовке локальных нормативных актов, так и всей договорной документации. Юрисконсульт обязан просмотреть и завизировать все правовые акты организации, высказать по ним свои замечания и предложения с тем, чтобы в этих актах было выражено наиболее оптимальное решение, основанное на знании конкретной хозяйственной ситуации и действующего законодательства. Только после проверки проекты указанных документов могут быть завизированы юридической службой. В случаях, когда у подразделений организации, получившего проект договора, или у клиентов имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий. Рассматривая замечания клиента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений организации.

Решения, принятые руководством компании о сотрудничестве с новыми клиентами можно отнести к решениям, касающиеся процесса производства услуг.

При принятии управленческих решений в основном применяется метод аналогии, то есть использование аналогичных ситуаций или прошлого опыта.

По результатам проведенного анализа на предприятии можно сделать следующие выводы:

• — хорошо организована работа по изучению и прогнозированию покупательского спроса;
• — при определении потребности в услугах на предстоящий период и продвижение своего товара организация основывается на учете объемов информации и объемов продаж на начало и конец периода;
• — в качестве основных клиентов выступают местные организации, расположенные в Украине (70,3%), что существенно сокращает транспортную составляющую в цене услуг;
• — отношения с клиентами подкреплены договорными связями, что обеспечивает организации стабильное и долговременное сотрудничество;
• — компьютеризированный учёт по всем направлениям позволяет обеспечить грамотную и своевременную работу всех структур.