Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве

• 1. Архив организации является основным каналом связи между госархивом и учреждением — источником комплектования госархива. Через ведомственный архив сотрудники госархива осуществляют контроль за организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь.
• 2. Заведующий архивом как член ЭК проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.
• 3. Заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и подведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.
• 4. Заведующий архивом или другие сотрудники участвуют в организации и проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.
• 5. Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела и проставляться на обложках сроки хранения.
• 6. Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь.

Проверки структурных подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год Алексеева Е. В. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2004. С. 79.