Аудит и анализ дебиторской задолженности

Аудит дебиторской задолженности АО «Восточно-Казахстанская Региональная Энергетическая Компания» и выявленные недостатки

Для того, чтобы наметить направления проверки, области углубленного контроля, аудитору необходимо получить предварительное представление о состоянии расчетов по данному хозяйствующему субъекту. Поэтому он должен установить:

• 1) наличие необходимой нормативной базы;
• 2) перечень применяемых первичных документов, порядок их заполнения
• 3) состояние аналитического учета и технологии обработки первичных документов по учету расчетных операций;
• 4) организацию внутреннего контроля расчетных операций.

Ответы на эти и другие вопросы могут быть получены путем тестирования данного участка системы контроля.

Проверку состояния расчетов рекомендуется начинать с выяснения соответствия данных регистров по учету расчетов счетам Главной книги. Затем осуществляется инвентаризация расчетов или анализ материалов инвентаризации, если они имеются к моменту проверки. Изучение материалов инвентаризации расчетов позволяет аудитору сосредоточить внимание на тщательной проверке тех расчетных операций, где выявлены отсутствие внутреннего контроля, расхождения, ошибки, сомнения в законности или реальности операции. При аудите расчетов применяются приемы фактического и документального контроля, аналитические процедуры, логический анализ, а также устные опросы должностных лиц по отдельным вопросам данного раздела аудиторской программы [11, с.22].

Аудит расчетных операций можно проводить как бы в двух направлениях:

• 1) аудит дебиторской задолженности;
• 2) аудит обязательств (кредиторской задолженности).

Задачи аудита дебиторской задолженности:

• 1) необходимо установить причины образования дебиторской задолженности;
• 2) выяснить, насколько правильно отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности.

Приступая к аудиту дебиторской задолженности, аудитор предварительно должен разработать программу аудиторской проверки (таблица 6 — «Программа проведения аудита дебиторской задолженности хозяйствующего субъекта»).

Таблица 6 — «Программа проведения аудита дебиторской задолженности хозяйствующего субъекта».

При аудите дебиторской задолженности чаще всего в хозяйственной деятельности субъекта встречаются расчеты с покупателями и заказчиками за товары, работы и услуги. Эта статья занимает поэтому наибольший удельный вес в общей сумме дебиторской задолженности, показанной в балансе субъекта. дебиторская задолженность оборачиваемость При проверке ее необходимо обратить внимание на следующее:

• 1) имеются ли договоры на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления;
• 2) правильно ли получены суммы за отгруженные товарно-материальные запасы;
• 3) правильно ли списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

До начала анализа расчетов с покупателями и заказчиками следует убедиться в юридической обоснованности данных учета и отчетности [12, с.186]. С этой целью проводится экспертиза хозяйственных договоров. Экспертиза включает в себя следующие действия:

• 1) Определяется круг договоров (используемые клиентом в его деятельности) из общей совокупности видов договоров, предусмотренных Гражданским кодексом РК: купля-продажа, аренда, перевозка, комиссия, поручение, подряд, выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, возмездного оказания услуг, транспортная экспедиция и т. д.
• 2) Изучение порядка заключения договоров: собирается ли до подписания договора досье на нового клиента и каким образом. Для этого следует ознакомиться с учредительными документами организации (уставом, учредительным договором) и свидетельством о ее регистрации. Рекомендуется обратить внимание на то, кто является ее учредителем, каков размер ее уставного фонда и сформирован ли он, где располагается офис (а не просто так называемый юридический адрес), в каком банке организация обслуживается, каково ее финансовое положение и коммерческая репутация. Через партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее руководителях как можно больше информации.
• 3) Следует обратить внимание на то, кем подписан договор, — соответствует ли подпись лица расшифровке фамилии, а должность лица, подписавшего договор, важности этого документа.

Отсутствие соответствующих полномочий у подписавшего договор представителя может повлечь впоследствии невозможность получить плату за поставленные товары или добиться возврата выплаченных сумм за товары либо товары будут поставлены не в полном объеме или с существенными недостатками.

• 4) Изучая предмет договора, необходимо обратить внимание, нет ли в нем двусмысленности, нечеткости фраз. В договоре имеет значение каждое слово. Если не понятно, что означает тот или иной термин, какой смысл несет то или иное словосочетание, фраза и т. д., надо выяснить это с привлечением специалистов.
• 5) Изучая порядок расчетов по договорам, необходимо учитывать, что обязательным условием договоров, предусматривающих поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг), является определение срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы, оказанные услуги). Предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы, оказанные услуги) равен трем месяцам с момента фактического получения товаров (выполнения работ и услуг).
• 6) При формулировании условий об обстоятельствах, освобождающих от ответственности («форс-мажорных оговорках»), необходимо учитывать последствия той или иной формулировки, что может привести к снижению или повышению имущественной ответственности стороны договора.
• 7) Следует установить, визируются ли договоры экономического субъекта юристами.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по решению руководителя хозяйствующего субъекта и относится соответственно на счет средств резерва по сомнительным долгам. Аудитор должен проверить обоснованность создания резервов по сомнительным долгам, правильность их использования и списания с баланса дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности. Обоснованность создания резерва сомнительных долгов должна подтверждаться договором купли-продажи, поставки продукции, накладными на отгрузку продукции, актами сдачи-приемки выполненных работ; актами инвентаризации дебиторской задолженности и др.

В целом же при аудите расчетов с покупателями и заказчиками необходимо установить:

• 1) заключены ли договоры поставок продукции;
• 2) реальность задолженности покупателей, что должно быть подтверждено актами инвентаризации (сверки) расчетов;
• 3) правильность ведения аналитического учета по счетам «краткосрочная и долгосрочная задолженность покупателей и заказчиков»;
• 4) правильность составления бухгалтерских проводок по счетам «краткосрочная и долгосрочная задолженность покупателей и заказчиков»;
• 5) соответствие записей аналитического учета по счетам «краткосрочная и долгосрочная задолженность покупателей и заказчиков» в журнале-ордере № 11, Главной книге и балансе;
• 6) уплачен ли НДС с суммы авансовых платежей, поступивших в счет предстоящих поставок товаров или выполнения работ (услуг) на расчетный счет или полученных в порядке частичной оплаты по расчетным документам за реализованные товары (работы, услуги).

Далее, аудитор должен проверить правильность отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с дебиторской задолженностью дочерних (зависимых), ассоциированных и совместных организаций, филиалов и структурных подразделений.

Расчеты с подотчетными лицами проверяются для установления правильности и обоснованности выдачи денег должностным работникам подотчет и расходования ими денежных средств на хозяйственные нужды и командировочные расходы. Аудитор проверяет имеется ли приказ руководителя хозяйствующего субъекта, которым определен круг лиц, имеющих право получения под отчет денежных средств на операционные и административно-хозяйственные расходы, а также наличие приказа в каждом конкретном случае на выдачу авансов на командировочные расходы.

Основными источниками информации аудита операций с подотчетными лицами являются заявления на получение аванса, расходные кассовые ордера, отчеты кассира, авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами, журналы-ордера № 1 и № 7.

Проверяя правильность заполнения заявления аудитор выясняет имеет ли заявитель право на получение аванса, то есть является работником хозяйствующего субъекта, по заявлению проверяется правильности разрешенного аванса и обоснованность целей. Сумма аванса на служебные командировки проверяется по специальному расчету, составленному подотчетным лицом. При этом обращается внимание на следующие обстоятельства, влияющие на сумму аванса:

• 1) срок командировки;
• 2) место расположения объекта, на который работник отправляется;
• 3) имеется ли на заявление отметка бухгалтерии и достоверна ли она;
• 4) о состоянии задолженности данных лиц по ранее выданные подотчетным суммам.

Не отчитавшимся в израсходовании полученных под отчет сумм новый аванс не должен выдаваться. О наличии задолженности на первое число каждого месяца за подотчетными лицами по ранее выданным авансам аудитор может; убедиться по журналу-ордеру № 7, в котором, кроме суммы, указывается также время ее возникновения.

Авансовые отчеты на операционные и административно-хозяйственные расходы должны быть предоставлены в бухгалтерию в 3-х дневный срок со дня получения денег и в 15-ый при производстве расходов вне места нахождения хозяйствующего субъекта, а по расходам на командировки не позднее трех дней по возвращению.

Авансовые отчеты проверяются с точки зрения:

• 1) правильности оформления;
• 2) арифметических подсчетов;
• 3) законности и целесообразности расходования каждой суммы;
• 4) проверяется, нет ли искажения полученного подотчет размера аванса.

Если подотчетное лицо рассчитывалось за выполненные работы и услуги с частным лицом, то аудитор обращает внимание на качество оформленных документов, основным из которых является акт на выполненные работы. В таких случаях аудитор должен выяснить по плановым документам, сметно-финансовым расчетам, дефектным ведомостям, предусматривалось ли выполнение работ и в каком объеме, по каким расценкам они оплачены, не могли ли эти работы быть ранее выполнены хозяйственным или подрядным способом и оплачены. Одновременно проверяется реальность указанных в платежных ведомостях или расписках на получение денег адресов и номеров паспортов лиц, получивших деньги.

Важным участком является проверка командировочных расходов. Необходимо обратить внимание на правильность оформления командировок. Приказ (распоряжение) руководителя хозяйствующего субъекта с указанием пункта назначения, срока и цели командировки. сопоставляются с фактическими показателями: имеются ли отметки о прибытии и убытии того хозяйствующего субъекта, которое указано в приказе, соблюден ли срок командировки и своевременно ли составлен доклад (отчет) о командировке [13, с.102]. Обращается внимание на срок командировки, выезд в командировку в органы государственного и хозрасчетного управления (независимо от их местонахождения) не считая времени в пути, не должен превышать 5 дней. При наличии командировок в вышестоящие организации проверяется наличие письменного вызова за подписью руководителей этой организации. Если в приказе несколько пунктов назначения, то командировка считается действительной и правильно оформленной при наличии на ней отметок о прибытии и выбытии в каждом пункте. Информацию для анализа количества и периодичности выездов в командировку отдельных работников дает специальный журнал регистрации выбытия и возвращения из командировок. Значительную информацию о реальности, достоверности и целевой эффективности дает проверка наличия и качества докладов (отчетов) o результатах командировки, которые должны быть представлены вместе с авансовым отчетом в течение 3-х дней по возвращению из командировки.

Важным вопросом аудита командировочных расходов является проверка правильности составления авансового отчета и достоверности приложенных документов, подтверждающих каждый вид расходов.

Такими документами являются:

• 1) командировочные удостоверения;
• 2) счета гостиниц;
• 3) товарные чеки на купленные ценности;
• 4) счета за оказанные транспортные услуги;
• 5) квитанции;
• 6) расписки;
• 7) билеты на проезд в соответствующих видах транспорта и другие.

В командировочном удостоверении проверяется наличие и достоверность отметок о прибытии и убытии с соответствующими печатями самого хозяйствующего субъекта, в которое был работник командирован. Правильность записей в журнале-ордере проверяется по данным авансовых отчетов и кассовых документов.

При аудите расчетных операций по авансам выданным, аудитор должен установить реальность числящейся задолженности по этому счету. При этом, объектом здесь служат не только бухгалтерские записи, но и заключенные договоры с поставщиками и подрядчиками. Аудитор путем изучения первичных документов и учетных регистров выясняет обоснованность выдачи авансов, правильность ведения аналитического учета по счетам: «Долгосрочные и краткосрочные авансы выданные». Для этого привлекаются журнал-ордер № 8 по авансам выданным и ведомость к журналу-ордеру № 8, по аналитическому учету, по синтетическому учету в разрезе поставщиков или подрядчиков по наименованиям товарно-материальных запасов, выполненных работ или оказанных услуг.

Установив достоверность дебиторской задолженности, отраженной в балансе хозяйствующего субъекта, аудитор должен изучить изменение ее структуры, дать оценку с точки зрения ее реальной стоимости, распределить дебиторскую задолженность по срокам образования, определить качество и ликвидность этой задолженности. Завершением аудита дебиторской задолженности следует считать обобщение результатов по ее структуре, составу определению ликвидности, вероятности получения сумм задолженности в полном размере.

При аудите дебиторской задолженности АО «ВК РЭК» были выявлены следующие недостатки:

• 1) не своевременно предоставляются в бухгалтерию авансовые отчеты подотчетными лицами;
• 2) к авансовому отчету не прилагаются оправдательные документы;
• 3) в договорах на поставку товаров отсутствуют положения разъясняющие намерения сторон;
• 4) выдача денег должностным работникам в подотчет не обоснована.