Учет численности работников и отработанного времени

Весь персонал организаций в зависимости от участия в хозяйственной деятельности принято делить на две основные группы:

промышленно-производственный персонал (работники основных, вспомогательных и подсобных производств, транспортных цехов, ведомственной охраны, административно-управленческий персонал и др.);

персонал, занятый в непромышленных структурах (работники медицинских, педагогических учреждений, жилищно-коммунального хозяйства, культурно-бытового обслуживания, торговли, учебных заведений, учреждений дошкольного воспитания и др.).

В зависимости от выполняемых функций промышленно-производственный персонал делится на рабочих и служащих.

К группе рабочие относятся лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, ремонтом, перевозкой грузов и пассажиров, оказанием прочих услуг материального характера. По участию в процессе производства в составе данной группы выделяют две категории.

• 1) основные производственные рабочие (заняты непосредственным изготовлением продукции, работ, услуг основного вида деятельности предприятия);
• 2) вспомогательные рабочие (заняты обслуживанием производственных процессов, выполнением подсобных работ в основных цехах и во вспомогательном производстве).

Группа служащие включает три категории персонала: руководители, специалисты и другие работники, относящиеся к служащим.

К категории руководители относятся работники, возглавляющие объединения, промышленные предприятия и их структурные подразделения (директор, председатель, начальник, а также главные специалисты: главный инженер, главный бухгалтер и т. д.).

К категории специалисты относятся работники, осуществляющие, по указаниям руководителей, непосредственную организацию и выполнение отдельных функций управления технико-технологическими, социальными, экономическими и экологическими процессами на отдельных участках деятельности организации (экономисты, бухгалтеры, инженеры, юристы, технологи и т. д.).

К другим работникам, относящимся к служащим причисляют лиц, осуществляющих подготовку и оформление документации, хозяйственное обслуживание предприятия и его структурных подразделений, выполнение прочих вспомогательных административных функций (кассиров, контролеров, секретарей).

Сотрудники организации по характеру работы подразделяются на основных сотрудников и сотрудников, являющихся внешними совместителями (привлекаются на работу на неполный рабочий день, т.к. у них уже есть основное место работы).

Среди основных сотрудников выделяется категория внутренних совместителей — это работники, оформленные в одной организации сразу на нескольких должностях на условиях совмещения (бухгалтер-кассир).

В каждой организации ведется учет личного состава, т. е. учитываются данные о численности работников, составе персонала по профессиям, специальностям, полу, возрасту, собираются сведения о стаже работы, о наличии у работников несовершеннолетних детей, иждивенцев и т. п.

Учет личного состава (поступление на работу, перемещение и выбытие) ведется кадровой службой организации, а на малых предприятиях — лицом, на которое руководителем возложены такие обязанности.

Согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь прием на работу оформляется приказом, с работником заключается трудовой договор, работником сдается трудовая книжка, которая находится в отделе кадров работодателя весь период деятельности работника на данном предприятии (в случае, если это первое место работы работника, на него заводится трудовая книжка).

На каждого принятого работника в организации заводится личная карточка (форма №Т-2) и присваивается табельный номер, использующийся в качестве кода работника при обработке документов на вычислительной технике.

При учете численности работников различают списочный и явочный состав.

В списочный состав (списочную численность) работников организации, согласно Инструкции по заполнению государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь № 80 от 17 сентября 2001 г. по согласованию с Министерством труда и социальной защиты и Министерством экономики Республики Беларусь, включают всех работников, принятых на постоянную, сезонную, а также на временную работу на срок один день и более со дня зачисления на работу. При этом учитывают как фактически работающих, так и временно не работающих (находящихся в трудовых, дополнительных, социальных отпусках).

В явочный состав включаются те работники, которые вышли на работу.

Для контроля трудовой дисциплины и учета фактически отработанного времени в организациях ведут табельный учет. Он заключается в ежедневной регистрации явки на работу, ухода с нее, случаев опоздания и неявок, а также часов простоя и сверхурочной работы. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня.

Контроль за своевременной явкой и уходом с работы (учет фактически отработанного времени) организуется с помощью различных систем: пропускной, жетонной, личных магнитных карточек.

Пропускная система используется на средних и мелких предприятиях и основана на регистрации или сдаче пропусков на проходной.

Жетонная система позволяет получить информацию о неявившихся работниках на основе подсчета незаполненных жетонами ячеек.

Система личных магнитных карточек предполагает наличие на проходной турникетов и соответствующих регистрирующих устройств, а также магнитных карточек у каждого работника. Чаще всего эта система используется на крупных предприятиях.

Недостаток всех перечисленных выше систем состоит в том, что они не обеспечивают контроль за выполнением функциональных обязанностей работника на рабочем месте, за своевременностью начала и завершения предусмотренных распорядком перерывов. Поэтому система табельного учета дополняется оперативным наблюдением соблюдения трудовой дисциплины руководителями бригад и отделов, фиксирующими все факты нарушения в докладных записках (рапортах), что в конечном итоге влияет на размер премии, доплат и прочих выплат работнику.

Непосредственно в подразделениях табельный учет ведут начальники отделов, табельщики, бригадиры. Руководство организацией табельного учета всего предприятия возложено на бухгалтерию, открывающую табель учета рабочего времени на каждый отдел, бригаду или другое структурное подразделение в начале месяца. Для работников с повременной оплатой труда используется табель учета рабочего времени (форма №Т-12), позволяющий произвести расчет заработной платы. Для работников со сдельной оплатой труда используются табель учета рабочего времени (форма №Т-13).

Информацию об объеме выпущенной продукции получают на основании рапортов и ведомостей о выработке продукции (маршрутные листы, акты приемки выполненных работ, путевые листы, разовые и накопительные наряды на выполненную работу и др.).