Разработка структуры базы данных

Сначала следует распределить все имеющиеся данные по двум таблицам таким образом, чтобы в каждой таблице содержались только сведения о заданных сущностях.

К сведениям о студентах относятся из перечисленных в табл.1 данных: номер зачетки, ФИО, дата рождения, пол, курс и дата приказа. Учитывая, что каждый студент имеет свой номер зачетки, не должно быть дублирующих записей, назначаем ключ в таблице Студенты: номер зачетки.

Для описания каждого факта оплаты следует записывать дату оплаты, сумму оплаты. Для связи с таблицей СТУДЕНТЫ необходимо добавить в таблицу ОПЛАТА поле Студент. Для назначения ключа в таблице ОПЛАТА учитываем требование задания: «один и тот же студент в течение одного дня может оплатить только один раз». Исходя из этого, ключ будет состоять из двух полей: студент и дата оплаты.

Типы данных назначаем, исходя из данных табл.1 и с учетом возможного дальнейшего наращивания данных. Имена полей назначаем с учетом «правил назначения имен полей в MS Access».

Номер зачетки задан и состоит из четырех знаков. Тип данного поля назначим текстовым длиной 4 байта. Для поля ФИО назначаем текстовое поле длиной 25 символов. Хотя максимальная длина имеющихся данных в этом поле составляет 12 символов (с учетом пробелов и кавычек), даем длину с запасом на перспективу.

Курс и Пол — текстовые поля. Для поля Курс сделана подстановка.

Для полей Дата оплаты и Дата рождения назначаем тип дата/время.

Поле Сумма — денежный тип.

Результаты разработки структуры таблиц приведены в табл.1.2 и табл.1.3.

Таблица 1.2 Структура таблицы СТУДЕНТЫ.

Таблица 1.3 Структура таблицы ОПЛАТА.

В режиме конструктора таблиц в MS Access создаем сначала таблицу СТУДЕНТЫ и заполняем ее данными из табл.1. При этом о каждом студенте вводим только одну запись. На рис. 1 показана таблица в режиме конструктора, а на рис. 2 — в режиме таблицы.

Рис. 1 Таблица СТУДЕНТЫ в режиме конструктора

Рис. 2 Таблица СТУДЕНТЫ в режиме таблицы

Далее в режиме конструктора создаем таблицу ОПЛАТА. При этом для более удобного заполнения поля Студент настраиваем подстановку данных в это поле из таблицы Студенты. На рис. 3 приведено окно выбора данных для подстановки.

Рис. 3 Настройка подстановки кода получателя в таблице ОПЛАТА

Нужно обратить внимание, что в качестве источника данных указана таблица СТУДЕНТЫ, первым выбрано подставляемое поле (Номер зачетки), кроме него указаны справочные поля ФИО, Дата рождения, Курс и Дата приказа.

Для полей Дата рождения и Дата приказа в свойствах поля выбираем в качестве формата поля краткий формат даты. Для поля Сумма оплаты указываем число десятичных знаков 0 (чтобы суммы были без копеек). Указываем ключ (Номер зачетки и Дата оплаты) и сохраняем таблицу, после чего заполняем ее данными из табл.1.

На рис. 4 показана таблица в режиме конструктора, а на рис. 5 — в режиме таблицы.

Рис. 4 Таблица ОПЛАТА в режиме конструктора

Рис. 5 Таблица ОПЛАТА в режиме таблицы

Схема данных приведена на рис. 6.

Рис. 6 Схема данных базы данных «Оплата обучения»

На схеме видно, что в обеих таблицах указаны ключи в соответствии с разработанной структурой и таблицы связаны между собой по полям Номер зачетки и Студент. Связь была создана автоматически при настройке подстановки. Если бы таблицы не были связаны, эту связь следовало бы настроить вручную, перетащив поле Номер зачетки из окна одной таблицы на поле Студент второй таблицы.