Нормативное правовое регулирование, отчетность страховых организаций

Общие требования к содержанию отчетности

Все страховые организации представляют свою отчетность в органы страхового надзора, органы статистики, налоговые органы, а также другим пользователям в соответствии с нормативными документами.

Отчетность представляет собой совокупность информации, характеризующей деятельность организации. Отчетность делится на бухгалтерскую и статистическую. Бухгалтерская отчетность отражает финансовое положение организации, статистическая — основные показатели деятельности.

Главной целью представления и составления отчетности является обеспечение информации о финансовом состоянии и его изменении, основных показателях и результатах деятельности для принятия экономических решений.

К основным задачам, которые должны быть решены при составлении отчетности, можно отнести следующие:

• — формирование достоверной и полной информации о финансовом состоянии и о деятельности организации с соблюдением всех требований законодательства;
• — формирование достаточной информации для принятия решений внешними и внутренними пользователями.

Также отчетность является основным источником информации состояния дел в организации. Она должна позволять принимать решения, которые, в свою очередь, предотвратят отрицательные результаты деятельности организации, стабилизировать ее финансовое состояние.

Отчетность должна базироваться на следующих принципах:

• — понятность;
• — уместность;
• — надежность;
• -сравнимость.

Все это позволит обеспечить полезность отчетных данных.

Понятность отчетных данных — это их доступность для понимания пользователями, обладающими достаточным уровнем знаний, что обеспечивается стандартизацией отчетности.

Уместность отчетных данных — это качество информации, позволяющее оценить прошлые, настоящие или будущие события для принятия экономических решений. Уместность отчетных данных определяется содержанием и существенностью информации. К существенной относится информация, не включение которой в отчетность приводит к неправильной оценке отчетных данных.

Надежность отчетных данных — это правдивость представления и нейтральность информации, отраженной в отчетности.

Правдивость представления означает справедливое отражение информации. Особое внимание следует уделить событиям, которые сложно измеримы. Результаты этих событий могут не отражаться в отчетности, потому что они неопределенны или при их включении в отчетность порядок измерения и существенность показателей для отчетных данных подлежат раскрытию в пояснительной записке. Также необходимо учитывать, что все хозяйственные операции отражаются в экономической сущности, а не юридической формы. Бывают ситуации, когда экономическому содержанию не соответствует юридическое оформление, в этом случае, в отчете пишутся данные в соответствие с экономическим содержанием.

Нейтральностью информации — это отсутствие одностороннего удовлетворения интересов одних групп пользователей перед другими. Если информация влияет на оценку и решение заинтересованных пользователей с целью достижения определенного результата, она не является нейтральной.

Под сравнимостью отчетных данных — надо понимать их сопоставимость во времени и с другими организациями. Это обеспечивается путем применения единых правил и допущений при составлении отчетности.

Если информация верна, это позволяет выявлять тенденции, адекватно оценивать изменения и составлять прогнозы, а также оценивать успешность организации по сравнению с другими.

Достоверность, полнота и своевременность формирования данных бухгалтерского учета и регистров бухгалтерского учета, обеспечивает справедливость представления отчетности.

Достоверность сведений означает их соответствие данным первичных документом.

Формы платежных документов согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» организации должны соответствовать типовым формам, которые предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В случае оформления хозяйственной операции документами, форма которых не соответствует унифицированной, правила их составления должны быть утверждены в учетной политике. При разработке форм таких документов следует принимать во внимание необходимость наличия в них обязательных реквизитов, к которым относятся следующие:

• — наименование документа;
• — код формы;
• — дата составления;
• — наименование организации, составившей документ;
• — содержание хозяйственной операции;
• — измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• — перечень должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• — личные подписи должностных лиц и их расшифровка.

Требования нормативных документов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологические обработки учетной информации, в зависимости от характера хозяйственной деятельности, могут быть также включены дополнительные реквизиты, они тоже должны быть отражены в учетной политике.

Первичные документы подписываются должностными лицами, перечень которых утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

К документам, содержащим информацию об операциях страхования, относятся следующие:

• — договор страхования;
• — страховой полис;
• — платежные документы;
• — страховой акт, распоряжение на выплату и т. п.

Форма документа определяется совокупностью показателей. Реквизиты документа и их количество зависят от содержания отражаемой хозяйственной операции.

Так договор страхования должен содержать следующие реквизиты:

• — страховую сумму;
• — положения о субъектах страхования (страхователь, страховщик);
• — срок страхования;
• — объект страхования (имущество, застрахованное лицо);
• — страховые случаи, страховые риски;
• — страховую премию (страховые взносы и т. п.).

Акт о страховом случае должен содержать следующие реквизиты:

• — номер, дату составления и утверждения;
• — дату наступления страхового случая и заявления о страховом случае;
• — перечень пострадавшего имущества или других объектов;
• — величину ущерба;
• — принятое решение по результатам рассмотрения обстоятельств страхового события;
• — причины и обстоятельства наступления страхового случая.

Руководитель страховой организации должен утвердить формы страхового акта и договора страхования. Правительством Российской Федерации утверждается форма договора обязательного страхования, владельцев транспортных средств.

Полнота сведений обеспечивается внесением всей необходимой информации для учета хозяйственных операций, в том числе заключенных договоров страхования, и наступивших убытков. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если отдельные реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивается. Особую роль при подтверждении полноты отражения учетных показателей играет инвентаризация имущества и финансовых обязательств.

Своевременность сведений означает отражение данных сразу после поступления или оформления соответствующих документов и совершения хозяйственных операций. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета. Своевременность отражения сведений зависит от организации документооборота, а именно от соблюдения графика передачи созданных и полученных документов для их принятия к учету.

График документооборота определяет движение первичных документов, то есть их создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработку, передачу в архив.

График документооборота может включать в себя следующие этапы:

• — создание и получение документа;
• — принятие к учету и обработка документа;
• — передачу документа в архив.

На каждом этапе определяется ответственное лицо, сроки исполнения и передачи документов ответственному лицу.

График документооборота необходим для оптимизации учета первичных документов и контроля их движения в организации.

Главный бухгалтер организует работу по составлению графика документооборота. Руководитель организации утверждает график документооборота.

Лица, создавшие и подписавшие документы, несут ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, отражение их в бухгалтерском учете в установленные сроки, достоверность данных, содержащихся в документах.

Только полноценные документы должны принимать специалисты учетной службы.

Документы подлежат обязательной проверке по следующим признакам:

• — по форме документа;
• — содержанию;
• — правильности арифметических подсчетов.

При проверке первичных документов следует обратить особое внимание на следующее:

• — первичные документы не должны содержать подчисток и помарок;
• — первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству, запрещается принимать к исполнению;
• — внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается;
• — ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и надписью над зачеркнутым исправленного текста или суммы. Исправленные ошибки должны быть оговорены надписью «Исправлено» и подтверждены подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.

Принимаемым к учету выплатным делам и договорам страхования следует уделить особое внимание. Например, форма договора страхования, его содержание, рассчитанная страховая премия должны соответствовать действующему страховому законодательству и Правилам страхования, утвержденным руководителем страховой организации и явившимся основанием для получения лицензии, договор страхования подписывается руководителем страховой организации или доверенным лицом.

Прошедшие обработку и принятые к учету документы, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования, например, штамп инспектора, ответственного за их обработку. Так страховой акт, по которому произведена выплата, подлежит гашению штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты.

Для подтверждения отчетных данных прошлых лет необходимо обеспечить надлежащее хранение первичных документов и учетных регистров.

Обязательной передачи в архив подлежат бухгалтерские отчеты, учетные регистры, первичные документы. До передачи документов в архив, они должны лежать в закрытых шкафах или специальных помещениях, которые обеспечат им сохранность.

Перед сдачей документов в архив они подшиваются в дело, оформленное в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных документов. Дела группируются по видам и хронологии. Следует обратить внимание на то, что отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Папки с документами сшиваются. На титульном листе указывается наименование организации, название и номер дела согласно номенклатуре дел, отчетный период, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения отдельных первичных документов определены перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения материалов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., с учетом изменений, внесенных Решением Госналогслужбы России и Росархива от 27 июня 1996 г. В соответствии с Перечнем квартальные балансы и отчеты организаций подлежат хранению в течение 3 лет, годовые балансы и отчеты подлежат хранению в течение десяти лет.

В соответствии с п. 13 Правил формирования страховых резервов по страхованию иному, чем страхование жизни, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 11 июня 2002 г. N 51н, документы, содержащие необходимые данные для формирования страховых резервов подлежат хранению не менее пяти лет с момента полного исполнения обязательств по договору.

Страховщик самостоятельно определяет порядок организации хранения документов. Документы могут быть помещены в собственное специально оборудованное помещение страховщика или в государственный архив. Для того, чтоб иметь частный архив в обязательном порядке нужно иметь лицензию. Также документы можно уничтожить только с согласия сотрудников архива. Подпись сотрудника архива должна быть в акте об уничтожении.

На руководителя может быть наложен административный штраф за нарушение порядка хранения.

Учетная политика играет определяющую роль в обеспечении полной и достоверной отчетности организации. Она должна полно и точно отражать специфику деятельности организации.

Учетная политика организации, утвержденная приказом или распоряжением руководителя, должна содержать в обязательном порядке следующие разделы:

• — рабочий план счетов бухгалтерского учета, включающий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета и формирования отчетности в соответствии с требованиями своевременности и полноты отражения хозяйственных операций;
• — формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней отчетности;
• — порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
• — методы оценки активов и обязательств;
• — правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• — порядок осуществления контроля за хозяйственными операциями;
• — другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета. Особого внимания и дополнительного контроля требуют страховые организации со сложной организационной структурой.

Организациями могут создаваться обособленные подразделения. Филиалы страховых организаций, которые наделены полномочиями по заключению договоров страхования, сбору премий и осуществлению выплат, должны обеспечить своевременное предоставление информации головной организации.

Филиалы, выделенные на отдельный баланс, имеющие собственный расчетный счет, как правило, самостоятельно ведут бухгалтерский учет, составляют отчетность. Указанная отчетность представляется в головную организацию. Порядок и сроки представления, формы отчетности утверждаются организацией и описываются в учетной политике. Отчетность должна быть построена таким образом, чтобы содержать все показатели, необходимые для формирования полной и достоверной отчетности организации. Данная отчетность может повторять формы отчетности, утвержденные нормативными документами, или представлять собой специально разработанные организацией формы. При определении порядка составления и представления форм отчетности следует установить лиц, уполномоченных на ее подписание. Таким образом, при разработке учетной политики организации следует отразить:

• — перечень подразделений, составляющих внутреннюю отчетность;
• — порядок составления и представления отчетности подразделениями (форма, способ, срок представления и т. п.).

При наличии у организации обособленных подразделений формируется сводная отчетность. Сводная отчетность обобщает показатели по всем обособленным подразделениям организации.

Уровень централизации и порядок составления отчетности представлены ниже.

Следует обратить внимание на то, что порядок ведения бухгалтерского учета, определенный в учетной политике, для всех обособленных подразделений должен быть единым. То есть утвержденная учетная политика не может быть изменена для одного из обособленных подразделений.

Наличие широкой агентской сети также требует особого контроля. Отношения с агентами по предоставлению информации должны строиться по принципу полноты и своевременности. Порядок представления отчетов страховщику о выданных, испорченных и утраченных бланках строгой отчетности, заключенных договорах страхования, порядок перечисления на счет или в кассу страховщика инкассированных взносов может быть определен в доверенности, выданной руководителем страховой организации, или в договоре на предоставление агентских услуг.

При этом следует обратить внимание на то, что полисы, вторые экземпляры квитанции по форме А7 передаются страховщику вместе с отчетом и актом приема, передачи бланков строгой отчетности.

Несвоевременная сдача бланков строгой отчетности и страховых премий может грозить взысканием процентов за просрочку. Если договором не определен срок сдачи бланков строгой отчетности и страховых премий, то в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации агент обязуется сдать их в разумно необходимый для этого срок. Срок разумности определяется судом. Все вопросы, связанные с деятельностью агента, действующего по поручению и получающего вознаграждение, регулируются гл. 49 ГК РФ.