Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационнораспорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т. д.).
Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ.
Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях.
В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.
Регистрация документов должна быть только однократной.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени.
Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- — автор (корреспондент);
- — название документа;
- — дата документа;
- — индекс документа;
- — дата поступления документа (для входящих документов);
- — индекс поступления документа (для входящих документов;
- — заголовок документа или его краткое содержание;
- — резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- — срок исполнения;
- — отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа — ответа);
- — номер дела.
Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием.
