Документальное оформление учета удержаний

Производимые работодателем удержания должны оформляться надлежащим образом. Они должны отражаться в издаваемых приказах (распоряжениях) работодателя, рассчитываться в строго установленной последовательности и учитываться в регистрах бухгалтерского и налогового учета. Для производства обязательных удержаний издания приказа не требуется, так как основанием для этого являются положения главы 23 НК РФ, а также соответствующие исполнительные документы, поступившие в организацию и обязательные для реализации.

Налог на доходы физических лиц и алименты — это наиболее распространенные удержания из заработной платы работников. Однако удержания могут быть произведены и в иных случаях — например, по решению суда. Могут удерживаться и подотчетные суммы или недостачи. Чтобы грамотно произвести удержания, бухгалтеру необходимо:

• — знать состав доходов работника, из которых следует производить удержания;
• — правильно определить базу для расчета алиментов;
• — соблюдать ограничения в размере удержаний из заработка работника;
• — придерживаться очередности удержаний, если работник имеет несколько исполнительных документов, и т. д.

Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документ — письменное подтверждение выполнения той или иной хозяйственной операции или права на ее совершение.

В соответствии с ч. 1 ст. 10 Закона № 402-ФЗ данные, которые содержатся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Формы указанных регистров утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

К первичным документам по учету удержаний из заработной платы работника относятся в первую очередь по обязательным удержаниям: Налоговый Кодекс, исполнительный лист, судебный приказ, судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях, постановления судебного пристава-исполнителя, акты других органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

По удержаниям по инициативе работодателя первичным документом является приказ руководителя и согласие работника на удержание.

При удержании по инициативе работника первичным документом является заявление работника.

В магазине «Imaginarium» ЗАО «Корадо» на практике, при организации бухгалтерского учета расчетов с персоналом, у бухгалтера, выполняющего расчеты по заработной плате, на каждого работника заведено личное дело сотрудника. В личном деле хранятся документы, подтверждающие правомерность производимых удержаний из заработной платы. Например, при удержании налога на доходы физических лиц бухгалтер не только обязан удержать НДФЛ, но и должен предоставить льготы работнику в соответствии с действующим законодательством. При предоставлении стандартных налоговых льгот работодатель в лице директора магазина уведомляет каждого работника о необходимости документального подтверждения причитающихся ему льгот. В каждом конкретном случае работник пишет заявление на имя директора с просьбой о предоставлении ему стандартных вычетов.

К заявлению прилагаются документы, подтверждающие правомерность его заявления. Такими документами являются копии свидетельства о рождении на детей, копии пенсионных справок и удостоверений, копии удостоверений об инвалидности, справка из ВУЗА на студента и ряд других документов Бухгалтер несет ответственность за сохранность этих документов.

По инициативе работодателя из заработной платы могут быть произведены следующие удержания, долг за работником, ранее выданный плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период, в погашение задолженности по подотчетным суммам. Для этих удержаний первичным документом является бухгалтерская справка, на основании которой в бухгалтерском учете делаются соответствующие записи. Ситуация, когда работник, причиняет вред имуществу работодателя, возникает не редко. Статья 232 Трудового кодекса РФ предусматривает, что стороны трудового договора обязаны возмещать причиненный друг другу ущерб. При этом Трудовой кодекс РФ придерживается принципа, что ответственность формально более «сильной» стороны — работодателя — не может быть ниже минимального предела, установленного законом. А ответственность «слабой» стороны — работника — выше такого предела.

Процесс возмещения ущерба должен быть подтвержден целым рядом соответствующих документов. В первую очередь это подтверждение самого факта причинения ущерба, создание приказом комиссии для определения размера причиненного ущерба, предложение работнику дать объяснения случившемуся (статья 247 ТК РФ), принятие решения по результатам работы комиссии, издание приказа о возмещении ущерба. Такой приказ должен быть издан не позднее одного месяца со дня установления работодателем размера причиненного ему ущерба (статья 248 ТК РФ). То есть после предоставления комиссией результатов расследования. Если вину работника и сумму ущерба определяет суд или административный орган, то отсчет месячного срока начинается с момента вступления в силу постановления о привлечении к административной ответственности или приговора суда. Необходимо отметить, что для работодателя устанавливается ряд ограничений. Прежде всего — в части возмещения размера ущерба. В соответствии со статьей 238 ТК РФ, работник обязан возместить работодателю причиненный ему только прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию не подлежат. Кроме того, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, за исключением особо оговоренных случаев (статья 241 ТК РФ). Все оговоренные случаи должны быть также оформлены внутренними документами, например когда между сторонами заключен специальный договор — договор о полной материальной ответственности.

По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей либо график платежей указывается в самом соглашении.

Бывают случаи, когда работодатель не предъявляет виновному лицу претензии по возмещению ущерба, в таком случае (в частности, издан приказ о прощении долга или сумма ущерба списана), у сотрудника возникнет доход, облагаемый НДФЛ (ст. ст. 210 и 211 НК РФ). Ведь подобная ситуация будет фактически являться дарением ценностей, поскольку работник освобождается от имущественной обязанности перед организацией (п. 1 ст. 572 ГК РФ).

Удержания по согласованию между работником и работодателем производится на основании заявления работника. Заявление работника в данном случае является основанием для вычета сумм из начисленной заработной платы.

Работник вправе распорядится своим заработком и например перечислить его на счет в банке, или на благотворительность.

В каждом конкретном случае операции связанные с удержанием из заработной платы в бухгалтерском учете отражаются на счетах бухгалтерского учета.