Учетный цикл, т. е. последовательность действий бухгалтера по регистрации хозяйственных операций, обработке информации с целью подготовки финансовых отчетов, включает следующие этапы:
- а) анализ хозяйственной операции на основе первичных документов;
- б) регистрация хозяйственной операции в журнале в хронологическом порядке
- в) перенос записи из журнала на счета в главную книгу
- г) составление пробного баланса с целью проверки сбалансированности дебетовых и кредитовых остатков;
- д) корректирующие проводки;
- е) составление скорректированного пробного баланса;
- ж) подготовка финансовой отчетности
- з) закрытие счетов, составление заключительного пробного баланса и подготовка к следующему отчетному периоду.
Согласно правилу соответствия доходы должны быть зарегистрированы только в те периоды, когда они заработаны, а расходы должны регистрироваться только в те периоды, когда они имели место для получения этих доходов. Правило соответствия реализуется на практике с помощью учета по методу начислений. Для воплощения метода начислений к операциям, которые охватывают более чем один учетный период, применяются корректирующие проводки (записи). Они необходимы, когда имеют место отсрочки/предоплаты и начисления. Метод отсрочки используется, когда полученные доходы и уже оплаченные расходы относятся более чем к одному отчетному периоду. При проведении корректирующих записей доходы и расходы, имевшие место в настоящий период времени, должны быть отнесены к этому периоду, а остаток отсрочивается на будущий период. Например, часть страховки, оплаченной авансом, должна быть отнесена на расходы текущего периода.
Для составления финансовой отчетности бухгалтер должен отобрать данные, относящиеся к текущему отчетному периоду. Это потребует проведения расчетов, анализа, подготовки проектов документов. Все они называются рабочими документами.
Если в Главном журнале или Главной книге обнаружена ошибка, она должна быть исправлена.
Исправление ошибок производится с помощью исправительных проводок. Корректирующие проводки — это журнальные проводки, которые производятся для того, чтобы скорректировать часть или всю сделанную ранее частично или полностью некорректную журнальную проводку. Обычно для исправления ошибки зачеркивают ошибочную запись и вносят правильную (метод сторно или красного сторно). Каждая корректирующая проводка должна сопровождаться полным объяснением.
Трансформационные (корректирующие) проводки — это средство ведения учета по методу начисления и, таким образом, они позволяют финансовой отчетности за разные периоды быть сопоставимой и уместной для потребностей пользователей. Несмотря на то, что трансформационные проводки часто требуют оценок, эти оценки должны основываться на информации, которую можно проверить.
