Совершенствование расчётов с подотчётными лицами и с персоналом по прочим операциям

Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний среди расчетов с дебиторами и кредиторами вызывают расчеты с подотчетными лицами. В большинстве случаев авансовые отчеты подписываются только бухгалтером, без утверждения их руководителем предприятия. Повсеместны случаи, когда к авансовым отчетам прилагаются недействительные документы в виде товарных чеков без отметок или штампов, фискальные чеки, неустановленного образца, или чеки, не имеющие отношения к операции, отражаемой в авансовом отчете и т. п. В других случаях к авансовым отчетам не прилагаются квитанции приходных кассовых ордеров или чеки при оплате стоимости товарно-материальных ценностей подотчетным лицом.

Особое внимание следует обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, ремонтных материалов, осуществление ремонта. Как правило, эти суммы безо всяких оправдательных документов списываются на расходы предприятия или расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышающим потребность в производстве ремонтов или приобретении запасных частей. Иногда к авансовым отчетам прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти не соответствующие по своему назначению и характеру произведенных работ.

Часто работникам предприятия выдаются денежные средства под отчет на приобретение проездных билетов, т. е. возмещается стоимость проезда на общественном транспорте. Предприятие вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого дохода с учетом требований налогового законодательства.

Необходимо еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя предприятия контроль необходим в целях сохранности активов предприятия и обеспечение расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем.

Рассмотрим, на первый взгляд, незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов. Упоминалось, что не редки случаи, когда авансовые отчеты подписывались только главным бухгалтером или лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются авансовые отчеты, ходя и утвержденные руководителем, но без указания утвержденной суммы или утвержденная сумма обозначена в числовом выражении. Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью. Случается, что это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами. Указанное обстоятельство создает условия для злоупотребления со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.

В качестве рекомендаций ОАО «Дружба» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи под отчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц, проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов.

Хорошо было бы конкретизировать приказ «О выдаче денежных средств под отчет» на каждого работника, чтобы на одного его приходился один вид расхода, а не возлагалась вся ответственность за понесенные расходы.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных лиц, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Так как в ОАО «Дружба» нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае подотчетные лица должны отчитываться не позднее чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе налоговой проверки предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.

К примеру, при оформлении журнала регистрации командировочных удостоверений можно было бы добавить графу «Цель командировки», что в дальнейшем можно было бы легко определить характер поездки для отражения произведенных расходов в бухгалтерской учете организации.

Также можно было бы создать группу лиц, получающих денежные средства подотчет. Данное нововведение поможет сконцентрировать движение подотчетных сумм в определенных руках, что упростит контроль над ними.

Так как на предприятии на каждого работника заведена пластиковая карточка, то выдачу подотчетным лицам денежных средств можно осуществлять путем перевода на пластиковую карточку, что сократит потери времени на оформление и заполнение чековых книжек и прочих документов. В связи с этим списание неиспользованных сумм можно осуществлять непосредственно с карточки — это позволит в кратчайшие сроки погасить задолженность либо работника перед организацией либо наоборот. После чего составляется авансовый отчет, к нему прикладываются карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм. Авансовый отчет представляется в бухгалтерию в сроки, определяемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в месяц.

В том случае если сумма, снятая с карточки оказалась выше израсходованной, то разницу между ними можно вычесть из заработной платы работника, что позволит сократить документооборот, связанный с возвратом оставшихся неиспользованных подотчетных сумм.

Отличительными чертами операций по учету расчетов с персоналом является то, что общая доля расчетов с персоналом по прочим операциям достаточно низка по отношению ко всем оборотам предприятия, а также их исключительная трудоемкость (т.е. расчеты должны производится по каждому работнику), стандартность выполняемых операций (например, из заработной платы каждого работника необходимо удержать суммы материального ущерба, причиненного по его вине) и абсолютная безошибочность вычислительных операций.

Таким образом, по возмещению материального ущерба можно предложить создать фонд на пополнение собственных средств, но в том случае, если виновным лицом является работник предприятия — это позволит работнику равномерно возмещать причитающиеся к выплате суммы.

В настоящее время существует довольно большое количество универсальных комплексов ведения бухгалтерского учета, которые предназначены не только для автоматизации учета расчетов с персоналом, но и для ведения всего бухгалтерского учета, как на малых, так и на крупных предприятиях. В это же время во многих организациях происходит быстрое оснащение компьютерным оборудованием, так как оно позволяет накапливать данные как непосредственно в учетных регистрах (карточках, сводных листах и др.), так и на машинных носителях (на жестком диске, дискетах).

Относительная простота освоения и эксплуатации позволяют использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими бухгалтеров и на их основе создать автоматизированные рабочие места бухгалтеров.

В ОАО «Дружба»" все учетно-вычислительные бухгалтерские работы ведутся с помощью программы «1С: Бухгалтерия 7.7», которая позволяет осуществлять сбор исходных данных, минуя стадию выписки бумажного первичного документа.

Программа «1С: Бухгалтерия 8» является универсальной бухгалтерской программой, которая предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Она значительно облегчает и ускоряет работу бухгалтера по учету расчетов с персоналом.

В этом случае, для учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям «1С: Бухгалтерия 8» позволяет:

Сформировать и напечатать карточку по счетам 71 и 73;

Провести анализ счетов 71 и 73 по датам и субконто;

Сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 71 и 73;

Сформировать журналы-ордера по счетам 71 и 73;

Сформировать главную книгу по счетам 71 и 73;

Сформировать отчет по каждому работнику.

Таким образом, данная программа способствует упорядочению первичной документации, широкому внедрению типовых унифицированных форм, повышению уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

Следовательно, в данной организации желательно перейти на более новую версию «1С:Предприятие 8» Так как это поможет увеличению производительности труда и будет отнимать минимум затрат.

Таблица 9. Расчет затрат на установку программы «1С: Предприятие. 8».

Стоимость установки программы:

2100*4=8400 рублей.

Обучение персонала:

1500*4=6000 рублей.

Общая сумма расходов:

8400+6000=14 400 рублей.

Низкая стоимость услуги объясняется тем, что компания 1С предоставляет скидку на установку программы своим постоянным партнерам, в число которых входит ОАО «Дружба».

Предприятие может позволить себе установку данной программы за счет выручки, ожидаемой от продажи продукции произведенной новой линией установленной на предприятии в марте 2013 года.