Учёт движения сырья и товаров в кладовой

Учёт поступления товаров На предприятиях для обеспечения нормальной работы необходимо постоянно иметь запасы и покупные товары, которые хранятся в специально предусмотренном для этой цели помещении — кладовой.

Учёт сырья и товаров в ценах приобретения с добавлением единой наценки целесообразно вести в кладовых предприятий, относящихся к одному виду и классу.

Учёт сырья и товаров в ценах приобретения без добавления единой наценки следует вести в кладовых предприятий, имеющих в подчинении различные типы подразделений (ресторан, кафе, бар, столовая, буфет, закусочная, магазин) и классы (люкс, высший, первый). Учёт вино — водочных изделий и покупных товаров в кладовой предприятия ведётся в ценах приобретения с добавлением торговой наценки.

При покупке продуктов и товаров на производство (кухню), в буфеты и т. д., в которых они должны учитываться с применением единой наценки, продукты и товары в накладных оцениваются в двух ценах: по учётным ценам кладовой для списания с подотчёта и по ценам, по которым учитываются и приходуются на производстве, в буфете.

Уровень наценок определяется и утверждается самостоятельно руководителем (собственником) предприятия, если не регулируется местными органами. Помимо этого, собственник предприятия может самостоятельно утверждать цены, по которым реализуются изделия. В связи с этим сумма наценки представляет собой разницу между ценой реализации и ценой приобретения, а в учётной политике необходимо предусматривать эту особенность определения наценки.

Стоимость поступивших от поставщиков продуктов определяется на основании документов в следующих учётных ценах:

свободных отпускных ценах, используемых для расчётов с поставщиками и оприходования продуктов без добавления единой наценки при учёте по этим ценам и с добавлением наценки;

регулируемых розничных ценах, используемых для расчётов с поставщиками и оприходования продуктов без добавления единой наценки и с добавлением наценки;

свободных закупочных ценах, используемых для расчётов с поставщиками и оприходования продуктов без добавления наценки и с добавлением наценки.

Предприятия общественного питания получают товары от поставщиков (промышленных и сельскохозяйственных предприятий, оптовых торгующих организаций), а также могут закупать товары в магазинах.

В большинстве случаев сырье и товары сначала поступают в кладовую, после чего их отпускают в производство, в буфеты. Иногда сырьё поступает на производство, минуя кладовую.

Товар от поставщиков поступает на производство на основе договоров поставки, которые являются правовым документом, определяющим права и обязанности поставщиков и покупателей.

Поставщик, отгружая товары, выписывает сопроводительные документы, предусмотренные условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов: накладную, счёт-фактуру, товарно-транспортную накладную. Накладная выписывается материально ответственным лицом при отпуске товара покупателю.

Получение товаров на предприятиях общественного питания осуществляется разными способами: на складе поставщика, на железнодорожной станции, автотранспортом, на складе покупателя.

Получение товаров на складе поставщика Приём товаров на складе поставщика, осуществляется материально ответственным лицом по доверенности с предъявлением паспорта.

Доверенность оформляется по типовой форме. Учёт доверенностей ведётся по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о её получении и использовании, а также в книге доверенностей либо в журнале регистрации доверенностей.

Подпись получателя доверенности должна быть удостоверена руководителем получающего предприятия и главным бухгалтером, а также заверена круглой печатью. После получения товара в бухгалтерию предприятия предоставляют документы, подтверждающие совершение торговой операции. В книге учёта доверенностей проставляются номер и дата сопроводительных документов.

Получение товара оформляют в зависимости от месторасположения склада поставщика:

если склад фирмы поставщика расположен в одном помещении с местом оформления документов на отпуск товара, то оформление документов и выдача товара происходит фактически одновременно, документом на отпуск является накладная;

если склад фирмы поставщика расположен на определённом расстоянии от офиса (конторы), то материально-ответственному лицу в представительстве фирмы выдается документ на получение товара, по которому на складе выдают данные ценности. В случае отсутствия затребованного товара на складе в необходимом количестве выписывается новый документ — расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товаров.

Накладная выписывается в четырёх экземплярах, первый и второй из которых остаются у предприятия — поставщика (в бухгалтерии и на складе), а третий и четвёртый передаются вместе с товаром покупателю (в бухгалтерию предприятия — покупателя и лицу, отвечающему за хранение товара). Данный документ подписывается материально-ответственными лицами, один из которых отпустил товар, а другой принял, заверяется печатями поставщика и покупателя.

Представитель предприятияпокупателя проверяет товар, наличие полной документации к нему, сертификатов качества, комплектацию в соответствии с данными сопроводительных документов и расписывается в получении ценностей на накладной. Если товар принимается в закрытой таре, то необходимо сделать запись «товар принят по массе нетто (количеству мест) без фактической проверки». После этого материально ответственное лицо доставляет товар на территорию склада своей организации и передает её кладовщику.

Приём товаров на железнодорожной станции Товар, получаемый от организаций железной дорогой, водного и воздушного транспорта, передаётся специально подготовленному материально ответственному лицу. Предъявив доверенность и паспорт, этот работник получает товаро-сопроводительные документы, к которым относятся железнодорожная накладная, счёт-фактура.

Железнодорожная накладная должна содержать:

полное наименование, адрес, банковские реквизиты поставщика, плательщика;

наименование и адрес грузоотправителя;

основание отпуска товара (номер, дату договора, наряда, заказа).

Товарный раздел накладной заполняется грузоотправителем. В нём указываются данные: наименование товара, артикул, количество, цена, сумма, наценка, общая сумма к оплате. Транспортный раздел данного документа заполняется при перевозке и осуществлении погрузочно-разгрузочных работ.

К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чём делается обязательно соответствующая отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то может быть оформлена накладная на перевозку груза в универсальном контейнере.

Поставщик может оформить сопровождение товара счётом-фактурой, а не накладной. Счёт-фактура выписывается в двух экземплярах. Первый передаётся покупателю, второй остаётся у продавца.

После получения сопроводительных документов материально ответственное лицо должно проверить исправность вагона, контейнера или упаковки, в которой был доставлен товар. В присутствии представителей станции материально-ответственное лицо должно принять товар по количеству мест, а в необходимых случаях по массе. Станция назначения делает отметку об исправности вагона (контейнера, упаковочной тары) в накладной.

В случае обнаружения неисправности вагона или повреждения упаковочной тары, отсутствия или повреждения пломбы, неясности оттиска печати на ней, а также во всех случаях повреждения, недостачи груза по количеству или массе материально ответственное лицо должно потребовать от станции назначения составление коммерческого акта и получить его копию. При отказе станции назначения составить коммерческий акт, покупатель должен принять груз с участием представителя отдела торговли местной исполнительной власти или железнодорожной милиции и составить акт о результатах приемки. Отказ сотрудников станции назначения составить акт следует обжаловать в установленном порядке. Коммерческий акт при этом является юридическим основанием для предъявления претензий к транспортным компаниям или поставщику.

Получение товаров автотранспортом При поставке товара автотранспортом сопроводительным документом является товарно-транспортная накладная, которая составляется поставщиком и является первичным приходным документом при поступлении товаров и состоит из двух разделов — товарного и транспортного.

Товарный раздел накладной заполняется поставщиком товара и содержит сведения о поставщике и плательщике (наименование организаций, адреса, и банковские реквизиты); сведения о товаре и таре (артикул, наименование, краткое описание товара, количество мест, масса брутто). Здесь же указываются суммы налога на добавленную стоимость (18 или 10% от суммы поставки) и ставятся подписи лиц, разрешивших отпуск товара, подписи лиц, отпустивших и принявших товар.

Транспортный раздел данного документа заполняется в ходе доставки товара и содержит следующие данные:

номер автомобиля и путевого листа;

наименование и адрес заказчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополучателя;

пункт погрузки и разгрузки (при необходимости);

сведения о грузе (артикул, наименование и краткое описание товара, единицы измерения, количество единиц, цена за единицу, сумма, на которую поставляется товар с учётом налога на добавленную стоимость).

Один экземпляр этих документов материально ответственное лицо со стороны поставщика должно передать кладовщику, который является материально ответственным лицом покупателя. Кладовщик принявший товар, передаёт в бухгалтерию копию приходной накладной и сопроводительные документы, выданные ему представителем поставщика. В случае несоответствия сумм между представленными документами и фактически принятым количеством товара на склад должен быть составлен соответствующий акт с подписями обеих сторон.

Приём товаров на складе покупателя, контроль качества и количества товара Приём товаров на складе покупателя осуществляется материально ответственным лицом на основании сопроводительных документов.

Если товар доставлен поставщиком в таре на склад покупателя, кроме проверки веса брутто и количества мест, возможны вскрытие тары и проверка массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте производителя на складе конечного покупателя.

Приёмка товара по качеству и количеству осуществляется согласно транспортным и сопроводительным документам поставщика (техническому паспорту, сертификату, счёту-фактуре, спецификациям, описям, упаковочным ярлыкам). При отсутствии данных документов или некоторых из них составляется акт о фактическом количестве и качестве продукции с указанием недостающих документов.

Также возможна выборочная проверка качества товара с распространением её результатов на всю партию, если это предусмотрено стандартами, техническими условиями или договором.

На предприятиях общественного питания проверке качества товаров уделяется особое внимание, так как от этого во многом зависит успех работы предприятия.

При приёмке продовольственных товаров их качество подтверждается сертификатом качества, выданным компетентной государственной организацией, ветеринарным сертификатом, а также санитарным сертификатом, выдаваемым на каждую партию товара.

Реализация продуктов питания и продовольственного сырья без наличия указанных документов, подтверждающих их качество и безопасность, запрещается.

Количество принимаемых скоропортящихся и особо скоропортящихся продуктов должно определяться объёмом работающего холодильного оборудования, имеющегося на предприятии. Тара и упаковка пищевых продуктов должна быть прочной, чистой, сухой, без постороннего запаха и нарушения целостности.

Если количество и качество товара соответствует указанным в товаросопроводительных документах, то на документы (накладная, товарно-транспортная накладная), ставится прямоугольный штамп предприятия, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах.

Если в процессе приемки будут обнаружены недостача товара, несоответствие качества поступивших товаров, тары или упаковки требованиям стандартов, техническим условиям, данным договора или данным, указанным в сопроводительных документах, то дальнейшая приемка товара приостанавливается.

О выявленной недостаче и нарушении качества продукции составляется акт, являющийся юридическим документом для предъявления претензий поставщику. При этом в сопроводительных документах производится запись о составлении акта. Акт составляется в пяти экземплярах на товары, по которым обнаружены расхождения. По ценностям, поступившим в полном соответствии с сопроводительными документами поставщика по количеству и качеству, комплектности, делается отметка в конце акта: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет» .

В акте отражается состав комиссии с обязательным указанием должности, фамилии и инициалов её членов.

Акт приёмки продукции утверждает руководитель предприятии — получателя. Если по результатам приёмки выявлены факты злоупотреблений или хищений продукции, то руководитель предприятия — получателя обязан сообщить об этом органам МВД, прокуратуры и направить соответствующие документы.

Документирование операций по отпуску из кладовой сырья Продукты из кладовых предприятий общественного питания могут быть отпущены в мелкорозничную сеть, в буфеты, в производство. В производство продукты отпускаются ежедневно в пределах потребности для изготовления намеченных к выпуску кулинарных изделий и блюд с учётом имеющихся в наличии остатков продуктов.

Отпуск продуктов в производство осуществляется на основании требований и оформляется накладными, которые подписываются заведующим производством и утверждаются руководителем предприятия.

В накладной указываются данные:

полное наименование продуктов;

сорт продуктов и товаров;

масса или количество;

учётные цены кладовой и цена реализации с добавлением единой наценки;

отметка о номере сертификата соответствия.

Накладные составляются в двух экземплярах: один вместе с продуктами передаётся заведующему производством, второй экземпляр кладовщик вместе с товарным отчётом сдает в бухгалтерию.

Учёт продуктов в кладовой Учёт товара в кладовой предприятия общественного питания ведёт материально ответственное лицо. Складской учёт ведётся в натуральных показателях по номенклатурным номерам товара, тары. Порядок учёта может быть различен в зависимости от способа хранения товара, частоты поступления продуктов в кладовую, натуральных характеристик, объёма, ассортимента, совместимости товаров по условиям хранения.

На предприятиях общественного питания в основном используют сортовой способ хранения, при котором поступившие товары присоединяются к имеющимся в кладовой товарам таких же наименований и сортов.

Сортовой способ учёта в кладовой применяется в том случае, если хранение товаров организовано по наименованию и сортам без учёта времени поступления и цены их приобретения. При этом материально ответственное лицо на каждую номенклатуру товара заводит новую карточку складского учёта или отводит несколько страниц в книге кладовщика. Номенклатуры различают по типу товара, сорту, единицам измерения.

При сортовом способе хранения экономично используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками товара. Однако, трудно выделить товары одного сорта, поступившие по разным ценам.

Так как при сортовом способе учёта отдельный аналитический учёт по ценам и партиям не ведётся, то выбор товара для реализации осуществляется произвольно.

Записи в карточку, книгу делаются на основании первичного документа или накопительных ведомостей. Карточки и страницы в товарной книге нумеруются в бухгалтерии и выдаются материально-ответственным лицам под расписку в специальном журнале.

Все приходно-расходные документы материально-ответственные лица ежедневно сдают в бухгалтерию предприятия или собственнику вместе с отчётом. По решению руководителя могут быть определены другие сроки сдачи, но не реже одного раза в три дня.

Отчётность материально-ответственных лиц Учёт хранения товаров осуществляется материально-ответственным лицом, с которым заключается договор о материальной ответственности.

Ограниченная материальная ответственность возникает в результате нанесения ущерба имуществу организации работником, не являющимся материально-ответственным лицом.

Полная материальная ответственность за ценности возникает по договору о материальной ответственности, а также по разовой доверенности за ценности, полученные работником в подотчёт.

Материально-ответственные лица обязаны обеспечить сохранность ценностей, правильно осуществлять их прием, хранение, продажу и отпуск товаров, участвовать в инвентаризации.

Материальная ответственность наступает с момента оприходования поступившего товара в кладовую на основании приходных товаросопроводительных документов и длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам.

Материально-ответственные лица на основании приходных и расходных документов составляют товарные отчёты или сопроводительные реестры сдачи документов. Форма отчётности зависит от специализации предприятия, ассортимента товаров, объема документооборота, организации аналитического учёта товаров в бухгалтерии.

В адресной части товарного отчёта указываются данные: наименование организации, торговой единицы, ФИО материально-ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчёта и период, за который составляется товарный отчёт.

В приходной части товарного отчёта отражаются остаток и поступление продуктов, товаров, тары в стоимостном выражении, а также рассчитывается общая сумма оприходованных продуктов и товаров за отчётный период. В расходной части товарного отчёта подсчитывается общая сумма расхода товаров за отчётный период. Каждому приходному и расходному документу отводится отдельная строка.

Приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчёты, следует располагать в хронологическом порядке. Товарные отчёты с начала и до конца года последовательно нумеруются, начиная с первого номера.

В тексте и цифровых данных товарных отчётов неоговоренные исправления не допускаются. Ошибочные записи зачёркиваются одной чертой, затем подписывается правильный текст или цифровые данные. Исправление ошибок в товарном отчёте должно быть оговорено подписью «исправлено» и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления.

По продовольственным товарам отчёты составляются по ассортименту, наименованиям, единицам измерения, ценам, количеству товаров и тары.

Сроки представления отчётности в бухгалтерию устанавливаются руководителем предприятия в зависимости от размера предприятия и других условий. Увеличение срока предоставления отчётности ослабляет контроль движения товарных запасов, приводит к неравномерной загрузке аппарата бухгалтерии.

Товарные отчёты и сопроводительные реестры составляются в двух экземплярах. Первый вместе с первичными документами передаётся в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, который остаётся у материально ответственного лица.

Поступившие в бухгалтерию товарные отчёты и первичные документы должны быть в тот же день проверены по форме, существу и арифметическим данным. При этом бухгалтер должен обращать внимание на реальность начальных остатков, аккуратность и правильность составления документов и самого отчёта, наличие всех приложенных документов, своевременность и полноту оприходования товаров.