Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Уничтожение или передача в архивы Некоторые документы, лицевые счета работников, договоры, соглашения и др., могут иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должны передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов, и не являющиеся.
К являющимся источниками комплектования архивов относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры.
К не являющимся — организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы.
Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).
При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т. п.
Результаты работы комиссии должны быть оформлены актом, который подлежит утверждению руководителем организации.
При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.
