Организация работы пресс-службы некоммерческих объединений со средствами массовой информации

Цель первой главы состоит в том, чтобы определить сущность взаимодействия пресс-службы некоммерческих организаций и СМИ.

Деятельность пресс-секретаря

Успех организации нередко зависит от того, как часто и какого рода информация о ее деятельности появляется в прессе. Поэтому некоммерческой организации, как, впрочем, и любой другой, необходимо иметь в штате ответственного по связям с общественностью, или пресс-секретаря. Такой специалист нужен для налаживания отношений со СМИ, формирования общественного мнения. Конечно, не каждая некоммерческая организация может себе позволить иметь пиар-отдел или пресс-службу, но необходим хотя бы один человек, который регулярно общается с журналистами.

Пресс-секретарь должен знать все о своей организации, владеть информацией, связанной со сферой ее деятельности, уметь грамотно составлять информационные материалы, выступать перед публикой, а также обращаться с техникой — работать на компьютере, рассылать факсимильные сообщения, электронные письма и т. д. Пресс-секретарь отвечает за организацию кампаний по связям с общественностью, за проведение отдельных акций, пресс-конференций, брифингов, круглых столов, дискуссий, конкурсов, за написание информационных материалов, за ведение базы данных, за мониторинг и анализ СМИ.

С чего же начинает работать пресс-секретарь? Сначала необходимо собрать информацию и составить рекламные листки или буклеты о деятельности вашей организации. Такая информация пригодится для раздачи журналистам на проводимых вами мероприятиях, а также при персональных встречах. В рекламном листке попытайтесь кратко описать, чем занимается ваша организация, какие проблемы и каким образом она решает, обязательно укажите контактную информацию.

При подготовке информационных материалов или сюжетов журналисты зачастую нуждаются в дополнительных сведениях. Постарайтесь стать для журналиста информационным центром по направлению деятельности вашей организации. А для этого необходимо регулярно собирать различные сведения. А для этого необходимо регулярно собирать различные сведения, например статистические данные, тексты законов и постановлений, примеры успешной деятельности организации и др.

При знакомстве с журналистом передайте ему рекламную информацию о вашей организации. Расскажите, какого рода информацию вы можете ему предоставлять, может ли он обращаться к вам за комментариями по интересующей его теме. Узнайте, каким способом и в какое время журналисту удобно получать вашу информацию. Обменяйтесь визитными карточками. Будет хорошо, если знакомство произойдет в офисе организации. Если оно состоялось вне офиса, пригласите журналиста в гости.

Установив первичный контакт с журналистом, постарайтесь сделать так, чтобы он не забыл о вашем знакомстве. Для этого необходимо регулярно направлять в редакцию информационные сообщения. Если ваш материал был опубликован, поблагодарите журналиста, а заодно предложите новые материалы или тему для статьи.

Никогда не отказывайте ему в предоставлении информации, даже если у вас ее нет. Попросите его перезвонить и постарайтесь подобрать интересующие его данные. Если вы не можете этого сделать сами, направьте его туда, где такая информация есть.

Общаясь с прессой, помните, что все сказанное вами, даже невзначай брошенная фраза, может быть использовано при подготовке материала. Поэтому тщательно обдумывайте слова, адресованные СМИ. От лица организации может выступать не только пресс-секретарь, но и руководитель организации или руководители проектов. Желательно, чтобы пресс-секретарь знал о всех выступлениях для СМИ. Сотрудники организации в свою очередь должны быть в курсе, что ответить журналисту, если он позвонит в ваше отсутствие.

Экономьте время журналиста! Прежде чем звонить, продумайте содержание беседы, заранее подготовьте информацию, которой вы хотите поделиться. Будьте готовы к тому, что у журналиста может не найтись времени для разговора с вами. В этом случае можно передать ему информацию по факсу или переслать по электронной почте.

Важная часть работы пресс-секретаря — составление и ведение базы данных СМИ. Владение такой информацией поможет при приглашении журналистов на мероприятия, а также при рассылке информационных материалов. В базе данных, по возможности, должна содержаться следующая информация: название СМИ, почтовый и фактический адрес, справочный телефон, факс, адрес электронной почты, сайта, ФИО главного редактора, ФИО контактного лица и его координаты, краткие сведения о СМИ (тираж, периодичность, охват, аудитория, направление и т. д.).

Для начала попробуйте найти журналистов, которые пишут на темы, связанные с деятельностью вашей организации. В печатных СМИ это, как правило, журналисты социальных отделов. На радио и телевидении могут быть специальные передачи по социальным вопросам. В редакциях есть специальные корреспонденты и обозреватели, занимающиеся определенной тематикой, — например, экологическими вопросами, проблемами защиты прав человека, образования.

Найти таких журналистов можно, позвонив в справочную службу, на сайтах СМИ в Интернете, при просмотре прессы в библиотеке, в справочниках. Следует отметить, что радиожурналисты и журналисты печатных СМИ более охотно, нежели тележурналисты, посещают круглые столы, дискуссии и пресс-конференции, проводимые некоммерческими организациями. Тележурналистам, как правило, нужна «картинка», важные персоны, интересный сюжет.

Установить контакты с журналистами можно также на мероприятиях для СМИ, проводимых как вашей НКО, так и другими организациями. Помните, что приглашать журналиста надо заблаговременно. Подготовьте и отправьте по факсу или электронной почте именное приглашение. Не забудьте перезвонить и убедиться, что журналист его получил. На мероприятии обязательно встречайте журналиста сами. Таким образом, вы продемонстрируете уважение к нему и еще раз напомните о себе. Следите, чтобы журналист получил всю необходимую информацию и остался доволен. Поинтересуйтесь, понравилось ли ему мероприятие, достаточно ли предоставленной информации. Будьте, открыты и дружелюбны.

После мероприятия необходимо заняться мониторингом. Собрав сообщения на интересующую вас тему, можно представить, какого рода информацию почерпнул журналист на мероприятии. Найти публикации вы сможете в библиотеках и в Интернете. Такие материалы желательно хранить в специальной папке или базе данных.

При работе с прессой важно помнить, что любая информация устаревает, журналисты могут переходить из одного издания в другое или писать сразу для нескольких, передачи могут закрываться или появляться новые. Поэтому недостаточно просто занести информацию о контактах в базу данных, нужно постоянно обновлять ее.