Доступ к архивным документам юридической клиники и их целевое использование

В современном архивном деле различают такие понятия, как «использование архивных документов» и «пользование архивными документами».

Так, согласно ГОСТ Р 7.0.8—2013 использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Пользование же архивными документами — это ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

Применительно к деятельности юридической клиники можно выделить следующие цели использования архивных документов клиники.

• 1. Мониторинг практики оказания юридической помощи. Доступ к документам может быть предоставлен студентам-практикантам (обучающимся), которые участвуют в составлении информационно-аналитических обзоров, а также аналитических отчетов по обобщению практики работы клиники с гражданами. Доступ к документам обязательно обеспечивают работникам образовательной организации, осуществляющим внутренний контроль качества оказания студентами бесплатной юридической помощи, а также работникам, формирующим регулярную отчетность и предоставляющим отчеты уполномоченному органу Министерства юстиции РФ.
• 2. Анализ и совершенствование образовательной деятельности юридической клиники как дисциплины и формы (места) прохождения студенческой практики. Для реализации этой цели организуется доступ работников образовательной организации и обучающихся аспирантов в период прохождения ими научно-педагогической практики к кадровым документам, информационным листам для контролирующих работников, журналам занятости консультантов, текущим документам информационного характера, отчетам студентов о прохождении практики.
• 3. Методическое обеспечение учебного процесса. Работникам юридической клиники, осуществляющим разработку учебных практических заданий и ролевых игр, относящихся к учебно-методическим материалам клинической подготовки студентов, при необходимости в этом случае может быть оформлен доступ к документам по делам клиентов.
• 4. Обеспечение научно-исследовательской деятельности. Работники образовательной организации и студенты, занимающиеся научно-исследовательской работой, получают доступ к архивным документам клиники в установленном порядке.

Вне зависимости от указанных выше целей можно выделить общие правила пользования архивными документами юридической клиники.

• 1. Выдача документов осуществляется только работником, ответственным за ведение архива.
• 2. Для работы с документами, оформленными в архивное дело, выдаче подлежит соответствующее дело в полном объеме. Категорически запрещается изъятие архивных документов из дел.
• 3. Выдача и возврат дела регистрируются лицом, ответственным за ведение архива, в журнале учета выдачи архивных дел, а пользователь расписывается в этом журнале сначала в получении, а затем — в возврате. Выданные архивные дела подлежат возврату в тот же день.
• 4. Работа с архивными делами осуществляется только в помещениях клиники. Во время работы пользователи обязаны соблюдать тишину и порядок в помещении. Лица, получившие архивные дела, отвечают за их сохранность.
• 5. В процессе работы с предоставленными архивными делами пользователи имеют право делать из них необходимые выписки. При работе с документами по делам клиентов, а также журналами регистрации заявок пользователи обязаны сохранять конфиденциальность. Информация, относящаяся к персональным данным физических лиц и содержащаяся в архивных документах клиники, при ее дальнейшей обработке должна быть в обязательном порядке обезличена.
• 6. При использовании информации, полученной из архивных документов по делам клиентов, для подготовки докладов, написания курсовых и дипломных и иных научно-исследовательских работ пользователи обязаны делать ссылку на источник ее получения, т. е. указывать архив конкретной образовательной организации и номер соответствующего архивного дела.

***.

• 1. Специальное делопроизводство юридической клиники представляет собой сложный многоступенчатый процесс, направленный на обеспечение эффективной деятельности юридической клиники как организации, с одной стороны, оказывающей социально-ориентированную бесплатную юридическую помощь гражданам, с другой — обеспечивающей практическую подготовку студентов юридического профиля.
• 2. Документальная основа юридической клиники представляет собой две взаимосвязанные группы внешних и внутренних документов. Среди внутренних документов отдельное место занимают документы по обращению гражданина, работа с которыми ведется в соответствии с требованиями конфиденциальности.
• 3. Следование правилам оформления и работы с документами юридической клиники является одной из основных обязанностей сотрудников образовательной организации, занятых в программе клинической подготовки, и студентов, обучающихся (проходящих практику) в юридической клинике. При этом такие правила различаются в зависимости от вида деятельности: прием заявок (обращений) граждан, непосредственная работа по делам граждан, пользование архивом юридической клиники и др.