Формы регистрации документов

Ввод документа в информационно-поисковую систему производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Журнальная форма (рис. 11.1) исторически наиболее ранняя, но имеет один существенный недостаток — невозможность систематизации записей. Выход из положения приверженцы журналов регистрации находят в заведении самостоятельных, с собственным графлением журналов для регистрации:

• — входящей корреспонденции;
• — исходящей корреспонденции;
• — входящих распорядительных документов от руководства;
• — входящих телеграмм;
• — исходящей переписки с руководством и т. д.

Чрезмерное дробление системы регистрации ведет к дополнительной путанице, поэтому ведение регистрационных журналов безусловно целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и г. д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал возможно составлять и из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

Рис. 11.1. Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

Картотеки. С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т. д. через прозрачный трафарет. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды — маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Некоторые ведомства в рамках своих полномочий рекомендуют типовые формы карточек подведомственным организациям, например, Минобразования РФ рекомендовало для применения в вузах единый образец учетно-контрольной карточки.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы по предложениям, заявлениям и жалобам, по ведомственным нормативам: приказам, решениям, поручениям, по кадровым распорядительным документам.

Чтобы не потерять порядок номеров при ведении карточной системы регистрации в службах ДОУ иногда применяют дополнительные рабочие таблицы — «шахматки» для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части такой таблицы проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов.