Обработка и отправки исходящих документов, также как и прием и обработка входящих, проводится централизовано или секретарем и состоит из следующих этапов:
- · Составление чернового документа;
- · Подготовка проекта документов;
- · Его согласование (визирование);
- · Удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);
- · Отправка документа адресату;
- · Подшивка копии-отпуска в дело.
Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ. После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.
При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования».
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск — на стандартных листах бумаги.
Подготовительный и оформленный установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими для его составления, передается на подпись руководству.
После подписания двух экземпляров проставляется дата подписания, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату. К документу, рассылаемому более чем в четыре адресата, исполнитель готовит список на рассылку. На каждом документе проставляется только один адресат.
Первый экземпляр исходящего документа передается в экспедицию (в небольших организациях секретарю) для отправки.
Получив документ к отправке, проверяют его оформление: наличие заголовка, подписи, даты, правильности адресования, наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Если документ оформлен не правильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Документы, переданные для отправки, должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.
