Ко второй группе отнесем факторы, которые, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.
Рассмотрим эти факторы:
- 1) Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20−30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15−20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних — на 40%.
- 2) Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь» .
- 3) «Воры времени». «Воры времени» — это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»: [3]
a) Телефонные звонки.
b) Заглядывающие к нам люди.
c) Проблемы с компьютерным оборудованием.
d) Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.
e) Недостаток организационного планирования.
f) Неумение слушать других людей.
g) Неудовлетворительная организационная структура.
h) Исправление ошибок, которых можно было бы избежать.
i) Нерешительность в деловых вопросах.
j) Плохо организованные и скоординированные собрания.
k) Отвлекающие факторы на рабочем месте.
l) Чрезмерная офисная бюрократия.
m) Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.
