Выдача дел и ревизия документов архива

Срок хранения документов, но личному составу в организациях составляет 75 лет. Ранее уволенные и работающие сотрудники организации часто обращаются в кадровую службу с различными запросами, связанными с начислениями заработной платы, за справками, подтверждающими трудовой стаж, полученную квалификацию, прохождение аттестации и т. д. Кроме личных запросов за документами в архив могут обратиться и организации (например, подразделения ПФР, организации, в которой в настоящее время работает бывший сотрудник, военкоматы, социальные службы и т. д.). В этом случае персоналу кадровой службы приходится запрашивать соответствующие дела из архива.

Процедура и сроки выдачи документов прописаны в Правилах Росархива. Дела выдаются из архива организации на один месяц для использования работниками организации и на три месяца во временное пользование для других организаций. Кроме того, дела могут быть выданы для проведения архивных работ, для страхового копирования и (или) специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов. Органам суда и прокуратуры документы выдаются во временное пользование до прекращения дела или вынесения судебного решения. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование допускается в особых случаях и только с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности документов.

Для получения дела сотрудники организации должны оформлять заказы (требования); выдача дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, оформляется актами о выдаче. Выдача дел из архива регистрируется в книгах выдачи документов.

Акт о выдаче составляется в двух экземплярах: один для архива передающей организации, другой — для организации-получателя. Акты подписываются руководителями передающей и получающей организаций и скрепляются гербовыми печатями. После возвращения дел в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка.

Выдаваемые из хранилища дела проверяются на соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи. Кроме того, перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела в присутствии лица, возвращающего документы. На каждое выдаваемое из хранилища дело оформляется лист использования (см. образец ниже).

Наименование организации.

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд №_Опись №_Дело №.

Заголовок дела_.

Формат А4 (210×297 мм) На период выдачи документов из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель (см. образец ниже), в которой указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

Наименование организации КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

• (№ и название)
• (№ и название)

Дело _ Опись Фонд.

(Mi? и название) Выдано во временное пользование (читальный зал):

Формат А4 (210×297 мм).