Договорная документация. 
Документирование управленческой деятельности

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров может составляться протокол разногласий.

Соглашение — правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определяется сторонами. В договоре, например, закрепляются обязанности работодателя по поводу обеспечения необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблюдения трудового законодательства, защиты конфиденциальной информации и т. п. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу (трудовую функцию, работу, но определенной должности, специальности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено в самом договоре. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, то трудовой договор аннулируется путем издания соответствующего приказа.

Распорядительная документация

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с организацией.

Издание приказов (распоряжений) по личному составу обязательно при назначении работников на должность, освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплате единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении не очередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, ученые и другие документы.

Приказы составляются кадровой службой совместно с заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа как правило согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Приказ подписывается обычно руководителем организации или в соответствии с распределением полномочий между заместителями — его заместителем по персоналу.

До настоящего времени встречаются простые и сложные приказы по личному составу. Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т. д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц называется сводным. Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую в прошлом практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, затрудняют использование компьютерных систем обработки кадровой информации, но и являются неустановленными, не вошли ни в одну систему кадровой документации. В настоящее время нормативно предусмотрены только простые распорядительные документы по личному составу.

В приказах (распоряжениях) обязательно указываются сведения о документе, послужившем основанием для издания, например: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника и др.

В приказе требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку " с окладом согласно действующему штатному расписанию" или " разряду… ЕТС" .

Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого кадрового приказа (распоряжения): распорядительное действие, фамилия, имя, отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного приказа, обязательные условия. В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: «С приказом ознакомлен…» , далее подпись сотрудника и дата.

Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует факт, т. е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид документа, может быть отнесен одновременно не только к УСОРД, но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Госкомстат РФ утвердил (постановление от 05.01.2004 № 1) унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров:

• — приказ (распоряжение) о приеме работника (ов) на работу (форма № Т-1, индивидуальная), (форма № Т-la, сводная);
• — личная карточка работника (форма № Т-2);
• — личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);
• — учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);
• — приказ (распоряжение) о переводе работника (ов) на другую работу (форма № Т-5), (форма № Т-5а, сводная);
• — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6), (форма № Т-ба, сводная);
• — приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) (форма № Т-8), (форма № Т-8а, сводная);
• — приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку (форма № Т-9), (форма № Т-9а, сводная);
• — командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
• — приказ (распоряжение) о поощрении работника (ов) (форма № Т-11), (форма Лг" Т-11а, сводная).

Указанные формы приказов (распоряжений) имеют электронную форму и могут заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и подписи руководителя.

Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая конфиденциальный характер приказов по личному составу, более целесообразно все указанные выше технологические процедуры осуществлять в кадровой службе.

Приказы обязательно регистрируются в традиционной или электронной (в зависимости от сроков их последующего хранения) форме. Указываются дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий), примечания (при необходимости — кем подписан). Может также указываться рассылка приказа и сведения о включении копии приказа и всех приложений в личное дело. В регистрационный индекс приказа к порядковому номеру может добавляться буква, например: «К» — прием, увольнение и т. п., «КМ» — о командировках, «КО» — отпуска, «КП» — о поощрениях и т. д.

Приказы доводятся до сведения сотрудников с подписью об ознакомлении в экземпляре приказа, находящемся в отделе кадров. Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело, или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.