Организация управления бюджетами

В бюджетировании каждая служба, каждый уровень управления, каждое структурное подразделение должны знать так называемый «свой маневр», свои функции и обязанности, сферу полномочий и ответственности. Грамотное распределение функций в бюджетировании — одно из непременных условий эффективного бюджетного контроллинга и оптимизации финансовых показателей.

Как любая человеческая деятельность в целом и управленческая технология в частности, бюджетирование нуждается в определенном аппарате управления. Для небольшой фирмы этот аппарат можно свести к одному должностному лицу, которое все свое рабочее время или часть его будет посвящать разработке, согласованию, утверждению и контролю за исполнением бюджетов этой фирмы. В крупной компании, особенно если в ее финансовой структуре появляются ЦФО, управление процессом бюджетирования требует не только создания специализированных подразделений и служб, но и разработки механизмов координации их деятельности.

Поэтому для управления бюджетами необходимо:

• • определить субъекты бюджетного процесса набор бизнес-единиц (ЦФО, ЦФУ и МВЗ), структурных подразделений и служб, должностных лиц (руководителей и специалистов) различного уровня управления, ответственных за выполнение всех операций (составление, согласование и утверждение, оценка исполнения и контроль) за всеми видами бюджетов в компании на различных стадиях бюджетного цикла;
• • распределить между ними функции и должностные обязанности, сферы компетенции и ответственности;
• • определить «арбитра», т. е. должностное лицо в компании (из числа руководителей высшего звена), на которое будет возложена ответственность за окончательное решение по всем вопросам, относящимся к подготовке окончательных вариантов решений по бюджетам и разрешению возникающих здесь конфликтов интересов; .
• • установить порядок взаимодействия между различными службами одного уровня управления и между службами различных уровней управления, что является необходимым условием для последующей организации бюджетного документооборота;
• • закрепить в системе внутренних нормативных документов компании (положениях, приказах и должностных инструкциях) распределение функций, обязанностей и полномочий.

В соответствии с принципом общего менеджмента полномочия с высшего уровня управления можно делегировать на более низкий, но нельзя переносить ответственность. Она всегда остается за первым руководителем структурного подразделения или компании. Следовательно, кто бы ни разрабатывал, визировал, согласовывал, «проталкивал» бюджеты, осуществлял другие функции и манипуляции вокруг бюджетного процесса, включая роль «арбитра» в конфликте интересов, утверждение бюджетов компании всегда прерогатива высшего должностного лица компании (для сводных бюджетов и бюджетов более низких уровней управления), а утверждение бюджетов ЦФО, ЦФУ или МВЗ — прерогатива руководителей соответствующих структурных подразделений. Они же несут ответственность за исполнение бюджетов: первый — перед собственниками компании, вторые — перед ее главным должностным лицом.